[Servidor.2] Registrar Frequência Manualmente

Quem faz? Servidor

Quando utilizar? Esta opção somente deverá ser utilizada quando houver divergência entre os registros biométricos realizados e os esperados, conforme o cadastro da folha de horário. Exemplo: O servidor(a) deveria ter realizado quatro registros no dia (entrada, início e fim de intervalo, saída), mas, por algum motivo, fez menos ou mais registros.

Caso o(a) servidor(a) registre corretamente todos os horários esperados, o sistema atribuirá a frequência automaticamente no dia seguinte.

Funcionamento do Sistema de Frequência: Consideração de Segundos

O sistema de frequência contabiliza internamente os segundos nos cálculos de tempo, embora exiba apenas horas e minutos. Isso pode ocasionar pequenas diferenças na folha de frequência exibida ou até mesmo o registro de débitos.  

Exemplo:  
Um(a) servidor(a) registra entrada no terminal de ponto às 13:30 e saída às 19:30. Espera-se que constem 6 horas trabalhadas na folha de frequência, mas, ao consultar a folha, o servidor identifica um débito de 1 minuto.  
No entanto, digamos que analisando o tempo exato considerando os segundo, observamos que o servidor(a) teve:

- Entrada registrada: 13:30:59  
- Saída registrada: 19:30:00  

Como o sistema calcula o tempo exato considerando os segundos, o total resulta em 5 horas, 59 minutos e 1 segundo. Entretanto, na folha de frequência, esse valor é arredondado para 5 horas e 59 minutos, o que gera um débito de 1 minuto devido ao arredondamento.

1 - Prazos para Ajuste da Frequência no Sistema de Ponto

O sistema de ponto permite ajustes nas folhas de frequência de acordo com os seguintes prazos:

• Servidor(a): pode realizar ajustes até o 5º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
  Exemplo: para a frequência de maio/2025, o prazo vai até 07/07/2025.

• Chefia imediata: pode realizar ajustes até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.

• Setor de Gestão de Pessoas: até o 1º dia antes do terceiro mês subsequente ao mês de referência.

2 - Dados da Folha de Frequência

A tela de frequências exibe os dados relacionados à folha no mês de referência. Veja na tabela abaixo a explicação de cada campo:

Campo	Descrição
Mês/Ano	Indica o mês e o ano da folha que está sendo analisada.
Homologada pela Chefia	Informa se a folha foi homologada pela chefia. Caso não tenha sido, o campo exibirá "Não".
Carga Horária Planejada	Apresenta o total de horas de trabalho planejadas para o mês de referência.
Carga Horária Realizada	Mostra o total de horas efetivamente registradas pelo servidor durante o mês.
Débito	Indica o total de horas de débito acumuladas pelo servidor no mês, ou seja, a diferença entre a carga horária planejada e a realizada.
Débito Pendente	Informa se existem débitos ainda não compensados/abonados. Caso esteja como "0h00m", significa que o servidor não possui débitos pendentes para o mês.
Crédito	Exibe o total de horas extras registradas pelo servidor no mês.
Crédito Disponível	Indica o total de créditos disponíveis para o servidor, considerando períodos anteriores.
Banco de Horas	Apresenta o saldo atual do banco de horas do servidor.
Adicional Noturno	Informa o total de horas de adicional noturno realizadas no mês.
Faltas	Exibe o número total de faltas registradas no mês, independentemente de terem sido compensadas ou abonadas.
Faltas sem Abono	Mostra o total de faltas que não foram abonadas (não considera compensações).
Dias disponíveis para exames de Câncer	Informa a quantidade de ausências ainda disponíveis no ano para a realização de exames preventivos de câncer, conforme previsto no Decreto nº 12.246/2024.
Botões Disponíveis	Inclui os botões "Mês Anterior" e "Mês Seguinte" para navegar entre os meses, "Reprocessar folha" e "Logs" para exibir o histórico de alterações ou registros.

Em conformidade com o Decreto nº 12.246/2024, servidores ocupantes de cargo público de provimento efetivo, bem como contratados temporariamente nos termos da Lei nº 8.745/93, passaram a ter direito a até três ausências por ano para a realização de exames preventivos de câncer, sem necessidade de compensação da jornada.

A opção "Reprocessar folha" é utilizada para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet. Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

Em "Logs" é possível visualizar o histórico detalhado de registros e ações realizadas pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. Nesta tela, é possível acompanhar informações como inclusão de frequências, registros de afastamentos, solicitações de compensação de horário e outras alterações efetuadas.

3 - Acessando o sistema

1. Acesse o SUAP com sua conta IFSP.
2. Navegue até: Gestão de Pessoas > Administração de Pessoal > Frequência > Servidores > Registrar Frequências
3. Escolha o mês de referência.
4. Selecione o dia que deseja ajustar.
5. Clique em Registrar Frequência.

4 - Realizando o Registro Manual

Servidores técnico-administrativos, se necessário, poderão informar a entrada e saída dispensando o intervalo entre as jornadas, desde que na data a carga horária realizada seja inferior a 08 horas. Exemplo: um servidor com previsão de 8 horas de trabalho, que tenha cumprido 5 horas, este poderá informar apenas a entrada e saída.

Para jornada diária a partir de 8h é necessário 4 registros (entrada, início do intervalo, volta do intervalo e saída) conforme § 5º, Art. 2º da IN.º 8/2022 - RET/IFSP. 

Ao clicar no botão "Registrar frequência", será exibida a tela de lançamento manual para preenchimento dos horários do dia selecionado. As possíveis situações para o lançamento manual são:

Registros biométricos incompletos: Quando o número de marcações biométricas do dia for menor ou maior que o previsto  (4 marcações diárias), associar os horários já registrados às suas respectivas marcações: Entrada, Início de Intervalo, Fim de Intervalo e Saída. 

Para dias em que já houver marcações biométricas de entrada e saída, o sistema não permitirá ajustes manuais nesses registros, exibindo a seguinte mensagem: "Não é possível informar o horário manualmente pois há registros biométricos suficientes.".

1. Ausência total de registro biométrico: Se não houver nenhuma marcação biométrica registrada no dia, informar manualmente todos os horários de ponto (Entrada, Intervalos e Saída) correspondentes ao esperado conforme folha de horário.
2. Justificativa obrigatória: Em ambos os casos acima, é obrigatório apresentar uma justificativa para o registro manual da frequência, como esquecimento de registrar o ponto, participação em atividade externa ou falha no terminal de ponto.

Após informar todos os horários e a justificativa, clicar no botão “Registrar” para salvar o lançamento manual da frequência.

Frequência adicionada com sucesso!

As frequências com horário(s) informado(s) manualmente serão submetidas à validação da chefia responsável.

Após o registro da frequência e a validação pela chefia imediata, o sistema disponibilizará as informações consolidadas referentes à carga horária realizada, incluindo eventuais saldos ou débitos, conforme exemplo abaixo:

Em caso de débitos, os botões Solicitar Abono e Solicitar Compensação serão habilitados. Já na ocorrência de saldo, o botão Solicitar Banco ficará disponível para uso.

O sistema permite o registro manual de frequência em dias sem previsão de carga horária, como, por exemplo, aos sábados. Essa ação deve estar previamente acordada com a chefia imediata, que será responsável por analisar e validar os lançamentos efetuados.

5 - Remover e Visualizar Frequência

Esses botões estão disponíveis na tela de gestão de frequência para auxiliar na correção e conferência dos registros.

Utilizar o botão "Remover frequência" para os casos em que seja necessário refazer os lançamentos e o botão "Visualizar frequência" para verificar as informações lançadas no dia.

• Remover Frequência
  Utilize esta opção quando for necessário excluir um registro de frequência já lançado, possibilitando o novo preenchimento.

• Visualizar Frequência
  Permite consultar todas as marcações realizadas em um determinado dia, facilitando a verificação de entradas, saídas e eventuais inconsistências.

6 - Informar falta

O sistema permite o registro manual de faltas. Para isso, é necessário confirmar a data da ausência e marcar a caixa de confirmação, reconhecendo que a operação é irreversível. Após o registro da falta, os botões Solicitar Compensação e Solicitar Abono ficarão habilitados para permitir o tratamento da falta.

7 - Orientações para Desconto de Intervalo para Almoço em Registros de Jornada de 8 Horas Ininterruptas

Para garantir que o cálculo da carga horária dos servidores esteja em conformidade com a legislação vigente, o sistema adota as seguintes regras para contabilização das horas de trabalho, conforme o OFÍCIO Nº 53/2023 - DGP-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP:

1. Registros com Carga Horária Inferior a 8 Horas: Quando o servidor registrar apenas duas marcações (entrada e saída) com uma carga horária total inferior a 8 horas, o sistema considera automaticamente esse registro como entrada e saída, sem contabilizar intervalo para refeição. Nesse caso, o intervalo de refeição não é obrigatório, sendo contabilizado apenas o período efetivo entre a entrada e a saída como tempo trabalhado. 
   
   
   

   
   
   

2. Registros com Carga Horária Igual ou Superior a 8 Horas: Quando o servidor registrar duas ou três marcações com uma carga horária total igual ou superior a 8 horas, no caso de frequência biométrica, o sistema calculará a carga horária considerando o intervalo entre o primeiro e o último registro de ponto, subtraindo 3 horas para o intervalo de refeição.
   No caso de registro manual, o sistema exigirá que o horário de almoço seja informado para realizar o cálculo da carga horária corretamente.
   
   

8 - Observações Importantes

7.1 - Mensagem de erro

Em caso de erro, leia a mensagem apresentada pelo sistema e corrija o apontamento.

Exemplo: 

Neste caso da mensagem apresentada, a folha de horário prevê um registro em pares, permitindo o registro de apenas uma entrada e uma saída. Assim, não será possível registrar manualmente novos períodos adicionais (como uma segunda entrada e saída) para essa data. O sistema aceitará somente as marcações realizadas por meio do ponto biométrico.

 ATENÇÃO! Esta regra  de marcações a mais  se aplica apenas para docentes.

7.2 - Registro de frequência para participantes em PGD

Os servidores participantes do Programa de Gestão por Desempenho (PGD) não poderão realizar registro manual de frequência e nem informar falta, uma vez que está previsto o lançamento de frequência excepcional no primeiro dia útil do mês subsequente à folha atual, conforme as diretrizes do programa.

Essa orientação está em conformidade com o Art. 25 da Portaria Normativa nº 82/2023 – RET/IFSP, de 14 de fevereiro de 2023, que altera o Art. 17 da Portaria Normativa nº 46/2022 – RET/IFSP, de 25 de abril de 2022, passando a vigorar com a seguinte redação:

Art. 17 – “Todos os participantes do teletrabalho, independentemente do regime de execução, estão dispensados do registro de frequência.”

Para que qualquer regra operacional do sistema seja alterada, é necessário que a própria DGP abra um chamado junto à equipe de TI solicitando a mudança.