[Chefia.1] Avaliar Frequências

Quem faz? Chefia

Sugere-se que a chefia realize a verificação nas folhas dos servidores de seu setor no início de cada mês.

1 - Prazos para Ajuste da Frequência no Sistema de Ponto

O sistema de ponto permite ajustes nas folhas de frequência conforme os prazos estabelecidos na Instrução Normativa nº 8/2022 – RET/IFSP:

• Servidor(a): pode realizar ajustes até o 5º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
  Exemplo: para a frequência de maio/2025, o prazo vai até 07/07/2025.

• Chefia imediata: pode realizar ajustes até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.

• Setor de Gestão de Pessoas: até o 1º dia antes do terceiro mês subsequente ao mês de referência.

Não será possível homologar a folha se:
- Existir solicitações que não foram avaliadas pela chefia 
- Houver registros manuais que não foram confirmados pela chefia.

2 - Dados da Folha de Frequência

A tela de frequências exibe os dados relacionados à folha no mês de referência. Veja na tabela abaixo a explicação de cada campo:

Campo	Descrição
Mês/Ano	Indica o mês e o ano da folha que está sendo analisada.
Homologada pela Chefia	Informa se a folha foi homologada pela chefia. Caso não tenha sido, o campo exibirá "Não".
Carga Horária Planejada	Apresenta o total de horas de trabalho planejadas para o mês de referência.
Carga Horária Realizada	Mostra o total de horas efetivamente registradas pelo servidor durante o mês.
Débito	Indica o total de horas de débito acumuladas pelo servidor no mês, ou seja, a diferença entre a carga horária planejada e a realizada.
Débito Pendente	Informa se existem débitos ainda não compensados/abonados. Caso esteja como "0h00m", significa que o servidor não possui débitos pendentes para o mês.
Crédito	Exibe o total de horas extras registradas pelo servidor no mês.
Crédito Disponível	Indica o total de créditos disponíveis para o servidor, considerando períodos anteriores.
Banco de Horas	Apresenta o saldo atual do banco de horas do servidor.
Adicional Noturno	Informa o total de horas de adicional noturno realizadas no mês.
Faltas	Exibe o número total de faltas registradas no mês, independentemente de terem sido compensadas ou abonadas.
Faltas sem Abono	Mostra o total de faltas que não foram abonadas (não considera compensações).
Dias disponíveis para exames de Câncer	Informa a quantidade de ausências ainda disponíveis no ano para a realização de exames preventivos de câncer, conforme previsto no Decreto nº 12.246/2024.
Botões Disponíveis	Inclui os botões "Mês Anterior" e "Mês Seguinte" para navegar entre os meses, "Reprocessar folha" e "Logs" para exibir o histórico de alterações ou registros.

Em conformidade com o Decreto nº 12.246/2024, servidores ocupantes de cargo público de provimento efetivo, bem como contratados temporariamente nos termos da Lei nº 8.745/93, passaram a ter direito a até três ausências por ano para a realização de exames preventivos de câncer, sem necessidade de compensação da jornada.

A opção "Reprocessar folha" é utilizada para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet. Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

Em "Logs" é possível visualizar o histórico detalhado de registros e ações realizadas pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. Nesta tela, é possível acompanhar informações como inclusão de frequências, registros de afastamentos, solicitações de compensação de horário e outras alterações efetuadas.

3 - Filtrar Frequência

Para acessar e avaliar as folhas de frequência no sistema SUAP, siga os passos abaixo:

1. Acesse o SUAP com sua conta institucional (IFSP).
2. No menu lateral, selecione: Gestão de Pessoas > Administração de Pessoal > Frequência > Chefia > Avaliar Frequências.
   
   
   
3. Na tela de filtros exibida (conforme imagem), selecione:
   
      - O mês e o ano desejados.
      - Se necessário, ajuste o campo “Setor”, caso você seja chefia hierarquicamente superior de mais de uma unidade.
      - Os campos Homologada e Pendências permitem filtrar as folhas conforme o status de homologação e existência de pendências, com as opções: Sim ou Não.
   
   
4. Após configurar os filtros, clique no botão Filtrar.
   

   
   

   

   A opção "Todos gerenciados por mim" retorna todas as folhas onde sou chefia ou substituto no período selecionado.

   
   
5. Os resultados aparecerão abaixo. Para visualizar e avaliar uma frequência, clique no ícone de lupa ao lado do registro desejado.

4 - Validar ou Rejeitar Frequência Manual

4.1 - Validar Frequência

Para servidores(as) que efetuarem o registro manual da frequência, será preciso validar essa frequência utilizando o botão "Validar frequência". Para isso, é necessário localizar o dia correspondente que requer validação.

Após a validação, a frequência do(a) servidor(a) apresentará o registro da carga horária validada.

O ícone indica que você é a autoridade responsável pela avaliação da frequência.

Na existência de débito registrado, mesmo sem solicitação prévia por parte do(a) servidor(a), o sistema disponibilizará o botão "Registrar abono", permitindo o registro de justificativa acompanhada, se necessário, de documentação comprobatória. 

Após o envio do abono, o botão "Reverter Abono" será habilitado, possibilitando o cancelamento do registro efetuado.

4.2 - Ajustar de Frequência

Caso haja divergência no horário registrado, a chefia poderá realizar o ajuste diretamente e, obrigatoriamente, deverá inserir uma justificativa para a alteração.

Essa justificativa ficará registrada no sistema e poderá ser consultada posteriormente por meio do botão "Visualizar Frequência", na coluna "Motivo alteração".

A chefia deve verificar todas as frequências antes de homologar a folha, pois a ausência de registros não é automaticamente identificada pelo sistema.

Em caso de inércia da chefia, o sistema manterá os registros informados pelo servidor.

4.3 - Rejeitar Frequência

O sistema permite que a chefia imediata rejeite registros manuais de frequência, assegurando maior controle sobre a regularidade das marcações.

• A chefia deve justificar a rejeição.
• A frequência rejeitada gera débito com base na carga horária planejada.
• Se não corrigido, o extrator  considerará o débito, que será posteriormente integrado ao sistema do governo.
• O motivo da rejeição ficará visível na tela de frequência, ao acessar o respectivo dia.

Em caso de rejeição da frequência, uma notificação será encaminhada por e-mail ao(à) servidor(a) e também ficará disponível no ícone de notificações (“sininho”) do SUAP, informando sobre a rejeição.

5 - Homologar Folha

Antes de homologar a frequência, a chefia deve verificar, dia a dia, se há pendências a serem resolvidas, como:

• Solicitações de compensação pendentes de avaliação;

• Solicitações de abono aguardando deferimento;

• Dias sem registro de frequência.

Após a conferência e validação de todos os registros da folha de frequência, será possível concluir o processo clicando no botão "Homologar Folha", finalizando assim a  o período

A solicitação de qualquer melhoria no sistema depende da abertura de um chamado, por parte da própria DGP (ccp@ifsp.edu.br), junto à equipe de TI.

Elaborado por Karhyne Sousa Padilha de Assis - CDSA-DTI Revisado por Antônio Junior de Mattos - CDSA-DTI