[Chefia.1] Avaliar Frequências

Quem faz? Chefia

Sugere-se que a chefia realize a verificação nas folhas dos servidores de seu setor no início de cada mês.

1 - Prazos para Ajuste da Frequência no Sistema de Ponto

O sistema de ponto permite ajustes nas folhas de frequência conforme os prazos estabelecidos na Instrução Normativa nº 8/2022 – RET/IFSP:

• Servidor(a): pode realizar ajustes até o 5º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
  Exemplo: para a frequência de maio/2025, o prazo vai até 07/07/2025.

• Chefia imediata: pode realizar ajustes até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.

• Setor de Gestão de Pessoas: até o 1º dia antes do terceiro mês subsequente ao mês de referência.

Não será possível homologar a folha se:
- Existir solicitações que não foram avaliadas pela chefia 
- Houver registros manuais que não foram confirmados pela chefia.

Os servidores em PGD estão dispensados de registrar manualmente sua frequência. No entanto, o sistema de ponto continua considerando esses servidores e, sempre que possível, realiza o lançamento automático com base nos registros do PGD. Diante disso, reforçamos que os servidores devem conferir suas folhas de frequência, e que a chefia imediata é responsável pela devida homologação. Isso se faz necessário porque podem ocorrer falhas pontuais na integração entre o módulo do PGD e o sistema de ponto, sobretudo em momentos de ajustes ou transições.


Por essa razão, todos os servidores, inclusive os que se encontram em PGD, recebem notificações mensais para verificar seus registros. Essa conferência pelos servidores é indispensável, em complemento à homologação realizada pela chefia imediata, para que eventuais divergências sejam identificadas e corrigidas dentro do prazo. Após o fechamento do período, o sistema bloqueia qualquer possibilidade de ajuste.

2 - Dados da Folha de Frequência

A tela de frequências exibe os dados relacionados à folha no mês de referência. Veja na tabela abaixo a explicação de cada campo:

Campo	Descrição
Mês/Ano	Indica o mês e o ano da folha que está sendo analisada.
Homologada pela Chefia	Informa se a folha foi homologada pela chefia. Caso não tenha sido, o campo exibirá "Não".
Carga Horária Planejada	Apresenta o total de horas de trabalho planejadas para o mês de referência.
Carga Horária Realizada	Mostra o total de horas efetivamente registradas pelo servidor durante o mês.
Débito	Indica o total de horas de débito acumuladas pelo servidor no mês, ou seja, a diferença entre a carga horária planejada e a realizada.
Débito Pendente	Informa se existem débitos ainda não compensados/abonados. Caso esteja como "0h00m", significa que o servidor não possui débitos pendentes para o mês.
Crédito	Exibe o total de horas extras registradas pelo servidor no mês.
Crédito Disponível	Indica o total de créditos disponíveis para o servidor, considerando períodos anteriores.
Banco de Horas	Apresenta o saldo atual do banco de horas do servidor.
Adicional Noturno	Informa o total de horas de adicional noturno realizadas no mês.
Faltas	Exibe o número total de faltas registradas no mês, independentemente de terem sido compensadas ou abonadas.
Faltas sem Abono	Mostra o total de faltas que não foram abonadas (não considera compensações).
Dias disponíveis para exames de Câncer	Informa a quantidade de ausências ainda disponíveis no ano para a realização de exames preventivos de câncer, conforme previsto no Decreto nº 12.246/2024.
Botões Disponíveis	Inclui os botões "Mês Anterior" e "Mês Seguinte" para navegar entre os meses, "Reprocessar folha" e "Logs" para exibir o histórico de alterações ou registros.

Em conformidade com o Decreto nº 12.246/2024, servidores ocupantes de cargo público de provimento efetivo, bem como contratados temporariamente nos termos da Lei nº 8.745/93, passaram a ter direito a até três ausências por ano para a realização de exames preventivos de câncer, sem necessidade de compensação da jornada.

A opção "Reprocessar folha" é utilizada para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet. Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

Em "Logs" é possível visualizar o histórico detalhado de registros e ações realizadas pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. Nesta tela, é possível acompanhar informações como inclusão de frequências, registros de afastamentos, solicitações de compensação de horário e outras alterações efetuadas.

3 - Filtrar Frequência

Para acessar e avaliar as folhas de frequência no sistema SUAP, siga os passos abaixo:

1. Acesse o SUAP com sua conta institucional (IFSP).
2. No menu lateral, selecione: Gestão de Pessoas > Administração de Pessoal > Frequência > Chefia > Avaliar Frequências.
   
   
   
3. Na tela de filtros exibida (conforme imagem), selecione:
   
      - O mês e o ano desejados.
      - Se necessário, ajuste o campo “Setor”, caso você seja chefia hierarquicamente superior de mais de uma unidade.
      - Os campos Homologada e Pendências permitem filtrar as folhas conforme o status de homologação e existência de pendências, com as opções: Sim ou Não.
   
   
4. Após configurar os filtros, clique no botão Filtrar.
   

   
   

   

   A opção "Todos gerenciados por mim" retorna todas as folhas onde sou chefia ou substituto no período selecionado.

   
   
5. Os resultados aparecerão abaixo. Para visualizar e avaliar uma frequência, clique no ícone de lupa ao lado do registro desejado.

4 - Validar ou Rejeitar Frequência Manual

4.1 - Validar Frequência

Para servidores(as) que efetuarem o registro manual da frequência, será preciso validar essa frequência utilizando o botão "Validar frequência". Para isso, é necessário localizar o dia correspondente que requer validação.

Após a validação, a frequência do(a) servidor(a) apresentará o registro da carga horária validada.

O ícone indica que você é a autoridade responsável pela avaliação da frequência.

Na existência de débito registrado, mesmo sem solicitação prévia por parte do(a) servidor(a), o sistema disponibilizará o botão "Registrar abono", permitindo o registro de justificativa acompanhada, se necessário, de documentação comprobatória. 

Após o envio do abono, o botão "Reverter Abono" será habilitado, possibilitando o cancelamento do registro efetuado.

4.2 - Ajustar de Frequência

Caso haja divergência no horário registrado, a chefia poderá realizar o ajuste diretamente e, obrigatoriamente, deverá inserir uma justificativa para a alteração.

Essa justificativa ficará registrada no sistema e poderá ser consultada posteriormente por meio do botão "Visualizar Frequência", na coluna "Motivo alteração".

A chefia deve verificar todas as frequências antes de homologar a folha, pois a ausência de registros não é automaticamente identificada pelo sistema. Em caso de inércia da chefia, o sistema manterá os registros informados pelo servidor.

4.3 - Rejeitar Frequência

O sistema permite que a chefia imediata rejeite registros manuais de frequência, assegurando maior controle sobre a regularidade das marcações.

• A chefia deve justificar a rejeição.
• A frequência rejeitada gera débito com base na carga horária planejada.
• Se não corrigido, o extrator  considerará o débito, que será posteriormente integrado ao sistema do governo.
• O motivo da rejeição ficará visível na tela de frequência, ao acessar o respectivo dia.

Em caso de rejeição da frequência, uma notificação será encaminhada por e-mail ao(à) servidor(a) e também ficará disponível no ícone de notificações (“sininho”) do SUAP, informando sobre a rejeição.

5 - Homologar Folha

Antes de homologar a frequência, a chefia deve verificar, dia a dia, se há pendências a serem resolvidas, como:

• Solicitações de compensação pendentes de avaliação;

• Solicitações de abono aguardando deferimento;

• Dias sem registro de frequência.

Após a conferência e validação de todos os registros da folha de frequência, será possível concluir o processo clicando no botão "Homologar Folha", finalizando assim a  o período

Encontrou algum problema? Se encontrou algum problema no fluxo de execução do sistema ou alguma informação equivocada neste manual, por favor, entre em contato através de suporte@ifsp.edu.br para reportar a situação.

A solicitação de qualquer melhoria no sistema depende da abertura de um chamado, por parte da própria DGP (ccp@ifsp.edu.br), junto à equipe de TI.

Elaborado por Karhyne Sousa Padilha de Assis (CDSA/DTI). Revisado por Antônio Junior de Mattos (CDSA/DTI).