[Chefia.6] Validar frequência (Registro manual)

Quem faz? Chefia

A chefia imediata do servidor terá até o décimo dia útil do 2º mês subsequente ao prazo estabelecido para a compensação de débitos, conforme o Art. 4º da Instrução Normativa n.º 8/2022 - RET/IFSP. Exemplo: A folha de novembro/2024 poderá ser avaliada e homologada entre 1º de novembro de 2024 e 14 de janeiro de 2025 (disposto no § 3º, Art. 4º da Instrução Normativa n.º 8/2022 - RET/IFSP).

A homologação da folha não será possível se houver pendências. Tanto a chefia quanto o servidor devem acompanhar diariamente a frequência, pois a ausências de registros não são identificadas automaticamente. Entre as pendências possíveis estão:  
- Frequências manuais do servidor que precisam ser validadas;  
- Compensações de faltas ou débitos a serem autorizadas ou negadas;  
- Abonos que ainda necessitam de avaliação.

Passo a Passo para Avaliar Frequências no SUAP

         3. Na tela "Avaliar Frequência", utilize os seguintes filtros para realizar a busca desejada:  

         a) Mês: Selecione o mês correspondente à frequência que deseja avaliar.  
         b) Ano: Escolha o ano referente à frequência.  
         c) Homologada: Selecione se deseja visualizar folhas homologadas ou não homologadas.  
         d) Pendências: Filtre folhas com ou sem pendências.  
         e) Setor:  

• • • Escolha "Todos gerenciados por mim" para visualizar todos os setores sob sua hierarquia;  
    • Ou, ao expandir a opção, selecione um setor específico sob sua coordenação para visualizar a folha de um servidor em particular.

A opção "Todos gerenciados por mim" exibe todas as folhas em que sou chefia ou substituto no período selecionado.

Por fim, clique no ícone da lupa para abrir a tela de frequências do servidor em especifico.

Passo a Passo para Validar Frequência Manual

Em cada frequência há indicação da chefia responsável pela avaliação, observar esta informação principalmente em caso de mudança de setor e consequentemente de chefia, vide imagem abaixo:

Para servidores(as) que realizarem o registro manual da frequência, a chefia deverá validar a frequência utilizando o botão "Validar frequência". Já o botão "Visualizar frequência" permite visualizar os registros e as justificativas informadas pelo(a) servidor(a).

A chefia deve verificar todas as frequências antes de homologar a folha, pois a ausência de registros não é automaticamente identificada pelo sistema.

Ao clicar no botão "Validar frequência", a seguinte tela será exibida:

• Correção de informações: Edite o campo "Horário" para corrigir as informações registradas pelo(a) servidor(a), caso necessário.
• Motivo da alteração: Utilize o campo "Motivo alteração" para registrar o motivo da alteração realizada. Importante: ao ajustar o horário, é obrigatório fornecer uma justificativa.  

Frequência validada com sucesso!

Caso a chefia não realize a validação dentro do prazo, o sistema manterá os registros informados pelo(a) servidor(a) como válidos.

Após a validação, a frequência do(a) servidor(a) será atualizada com a carga horária validada pela chefia. Para conceder ou negar abono, consulte o manual correspondente.

Falta registrada automaticamente pelo sistema: Caso o(a) servidor(a) não tenha informado a frequência, solicite que ele(a) realize a ação com urgência para evitar a perda de prazos. Em casos de ausência, o servidor pode clicar no botão "Registrar falta" ou aguardar, pois, no primeiro dia útil do mês subsequente, o sistema lançará as faltas automaticamente para os dias em que não houver registros em expediente definido.

Informações da Folha de Frequência

A tela de frequências exibe os dados relacionados à folha do servidor no mês de referência, incluindo informações previstas sobre cargas horárias, faltas, débitos e créditos. Veja a explicação de cada campo:

Campo	Descrição
Mês/Ano	Indica o mês e o ano da folha que está sendo analisada.
Homologada pela Chefia	Informa se a folha foi homologada pela chefia. Caso não tenha sido, o campo exibirá "Não".
Carga Horária Planejada	Apresenta o total de horas de trabalho planejadas para o mês de referência.
Carga Horária Realizada	Mostra o total de horas efetivamente registradas pelo servidor durante o mês.
Débito	Indica o total de horas de débito acumuladas pelo servidor no mês, ou seja, a diferença entre a carga horária planejada e a realizada.
Débito Pendente	Informa se existem débitos ainda não compensados/abonados. Caso esteja como "0h00m", significa que o servidor não possui débitos pendentes para o mês.
Crédito	Exibe o total de horas extras registradas pelo servidor no mês.
Crédito Disponível	Indica o total de créditos disponíveis para o servidor, considerando períodos anteriores.
Banco de Horas	Apresenta o saldo atual do banco de horas do servidor.
Adicional Noturno	Informa o total de horas de adicional noturno realizadas no mês.
Faltas	Exibe o número total de faltas registradas no mês, independentemente de terem sido compensadas ou abonadas.
Faltas sem Abono	Mostra o total de faltas que não foram justificadas ou abonadas.
Botões Disponíveis	Inclui os botões "Voltar", que retorna à tela de filtro de frequência; "Reprocessar Folha", para reprocessar a folha de frequência; "Homologar Folha", que permite homologar a folha; "Cancelar Homologação", habilitado somente após a homologação, para reverter a ação; e "Logs", que exibe o histórico de alterações ou registros realizados na folha.

A opção "Reprocessar folha" serve para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet. Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

Após os ajustes realizados pelo servidor e pela chefia, e não havendo ausência de registros ou ações pendentes de validação, a folha de frequência poderá ser homologada pela chefia, clique no botão "homologar folha :: Homologar. 

Após os ajustes realizados pelo servidor e pela chefia, e não havendo registros ausentes ou ações pendentes de validação, a folha de frequência poderá ser homologada pela chefia. Para isso, clique no botão Homologar Folha -> Homologar.

Folha homologada com sucesso!

Esta ação não poderá ser cancelada após o prazo de ajustes, que, conforme mencionado anteriormente, é até o décimo dia útil do 2º mês subsequente para chefia. Para o servidor, o prazo para realizar ajustes é até o quinto dia útil do 2º mês subsequente.

Acesso aos Logs

Clique no botão "Logs" para visualizar o histórico detalhado de registros e ações realizadas pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. Nesta tela, é possível acompanhar informações como inclusão de frequências, registros de afastamentos, solicitações de compensação de horário e outras alterações efetuadas.

Elaborado por Karhyne Sousa Padilha de Assis - CDSA-DTI Revisado por Antônio Junior de Mattos - CDSA-DTI