[Chefia.6] Validar frequência (Registro manual)

Quem faz? Chefia ou seu substituto.

A chefia deve verificar todas as frequências antes de homologar a folha, pois a ausência de registros não é automaticamente identificada pelo sistema. Em caso de inércia da chefia, o sistema manterá os registros informados pelo servidor.

Em cada folha de frequência consta a identificação da chefia responsável pela avaliação. É importante atentar-se a essa informação, especialmente em casos de mudança de setor e, consequentemente, de chefia. O ícone  indica que você é a autoridade responsável pela avaliação da frequência.

1 - Prazos para Ajuste da Frequência no Sistema de Ponto

O sistema de ponto permite ajustes nas folhas de frequência conforme os prazos estabelecidos na Instrução Normativa nº 8/2022 – RET/IFSP:

• Servidor(a): pode realizar ajustes até o 5º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
  Exemplo: para a frequência de outubro/2025, o prazo vai de 1 de Outubro de 2025 a 5 de Dezembro de 2025.

• Chefia imediata ou substituto: pode realizar ajustes até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência, ou seja, vai de 1 de Outubro de 2025 a 12 de Dezembro de 2025

• Setor de Gestão de Pessoas: até o 1º dia antes do terceiro mês subsequente ao mês de referência.

A homologação da folha não será possível se houver pendências. Tanto a chefia quanto o servidor devem acompanhar diariamente a frequência, pois a ausências de registros não são identificadas automaticamente. Entre as pendências possíveis estão:  
- Frequências manuais do servidor que precisam ser validadas;  
- Compensações de faltas ou débitos a serem autorizadas ou negadas;  
- Abonos que ainda necessitam de avaliação.

Os servidores em PGD estão dispensados de registrar manualmente sua frequência. No entanto, o sistema de ponto continua considerando esses servidores e, sempre que possível, realiza o lançamento automático com base nos registros do PGD. Diante disso, reforçamos que os servidores devem conferir suas folhas de frequência, e que a chefia imediata é responsável pela devida homologação. Isso se faz necessário porque podem ocorrer falhas pontuais na integração entre o módulo do PGD e o sistema de ponto, sobretudo em momentos de ajustes ou transições.


Por essa razão, todos os servidores, inclusive os que se encontram em PGD, recebem notificações mensais para verificar seus registros. Essa conferência pelos servidores é indispensável, em complemento à homologação realizada pela chefia imediata, para que eventuais divergências sejam identificadas e corrigidas dentro do prazo. Após o fechamento do período, o sistema bloqueia qualquer possibilidade de ajuste.

2 - Dados da Folha de Frequência

A tela de frequências exibe os dados relacionados à folha no mês de referência. Veja na tabela abaixo a explicação de cada campo:

Campo	Descrição
Mês/Ano	Indica o mês e o ano da folha que está sendo analisada.
Homologada pela Chefia	Informa se a folha foi homologada pela chefia. Caso não tenha sido, o campo exibirá "Não".
Carga Horária Planejada	Apresenta o total de horas de trabalho planejadas para o mês de referência.
Carga Horária Realizada	Mostra o total de horas efetivamente registradas pelo servidor durante o mês.
Débito	Indica o total de horas de débito acumuladas pelo servidor no mês, ou seja, a diferença entre a carga horária planejada e a realizada.
Débito Pendente	Informa se existem débitos ainda não compensados/abonados. Caso esteja como "0h00m", significa que o servidor não possui débitos pendentes para o mês.
Crédito	Exibe o total de horas extras registradas pelo servidor no mês.
Crédito Disponível	Indica o total de créditos disponíveis para o servidor, considerando períodos anteriores.
Banco de Horas	Apresenta o saldo atual do banco de horas do servidor.
Adicional Noturno	Informa o total de horas de adicional noturno realizadas no mês.
Faltas	Exibe o número total de faltas registradas no mês, independentemente de terem sido compensadas ou abonadas.
Faltas sem Abono	Mostra o total de faltas que não foram abonadas (não considera compensações).
Dias disponíveis para exames de Câncer	Informa a quantidade de ausências ainda disponíveis no ano para a realização de exames preventivos de câncer, conforme previsto no Decreto nº 12.246/2024.
Botões Disponíveis	Inclui os botões "Mês Anterior" e "Mês Seguinte" para navegar entre os meses, "Reprocessar folha" e "Logs" para exibir o histórico de alterações ou registros.

Em conformidade com o Decreto nº 12.246/2024, servidores ocupantes de cargo público de provimento efetivo, bem como contratados temporariamente nos termos da Lei nº 8.745/93, passaram a ter direito a até três ausências por ano para a realização de exames preventivos de câncer, sem necessidade de compensação da jornada.

A opção "Reprocessar folha" é utilizada para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet. Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

Em "Logs" é possível visualizar o histórico detalhado de registros e ações realizadas pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. Nesta tela, é possível acompanhar informações como inclusão de frequências, registros de afastamentos, solicitações de compensação de horário e outras alterações efetuadas.

3 - Filtrar Frequências no SUAP

Para acessar e avaliar as folhas de frequência no sistema SUAP, siga os passos abaixo:

A opção "Todos gerenciados por mim" retorna todas as folhas onde sou chefia ou substituto no período selecionado.

Os resultados aparecerão abaixo. Para visualizar e avaliar uma frequência, clique no ícone de lupa ao lado do registro desejado.

4 - Validar ou Rejeitar Frequência Manual

4.1 - Notificação de Registro de Frequência

Quando o(a) servidor(a) registra uma frequência manual, a chefia imediata é automaticamente notificada, tanto por e-mail quanto por alerta no sistema (ícone de notificação). Essas notificações informam que houve o envio de um registro manual, pendente de avaliação.

4.2 - Validar Registro de Frequência

O ícone  indica que você é a autoridade responsável pela avaliação da frequência.

Para validar um registro manual da frequência, localize o dia correspondente que requer validação e clique no botão "Validar Frequência". Certifique-se de que todas as informações estejam corretas antes de confirmar a ação.

Frequência validada com sucesso!

Após a validação, a frequência do(a) servidor(a) apresentará o registro da carga horária validada.

Para servidores(as) que realizarem o registro manual da frequência, a chefia deverá validar a frequência utilizando o botão "Validar frequência". Já o botão "Visualizar frequência" permite visualizar os registros e as justificativas informadas pelo(a) servidor(a).

4.3 - Alterar Registro de Frequência

Em caso de divergência no horário registrado, a chefia poderá realizar o ajuste diretamente no sistema. É obrigatório inserir uma justificativa clara e fundamentada para a alteração realizada.

• Correção de informações: Edite o campo "Horário" para corrigir as informações registradas pelo(a) servidor(a), caso necessário.
• Motivo da alteração: Utilize o campo "Motivo alteração" para registrar o motivo da alteração realizada. Importante: ao ajustar o horário, é obrigatório fornecer uma justificativa.  

Essa justificativa ficará registrada no sistema e poderá ser consultada posteriormente por meio do botão "Visualizar Frequência", na coluna "Motivo alteração".

4.4 - Rejeitar Registro de Frequência

O sistema permite que a chefia imediata rejeite registros manuais de frequência, assegurando maior controle sobre a regularidade das marcações.

• A chefia deve justificar a rejeição.
• A frequência rejeitada gera débito com base na carga horária planejada.
• Se não corrigido, o extrator  considerará o débito, que será posteriormente integrado ao sistema do governo.
• O motivo da rejeição ficará visível na tela de frequência, ao acessar o respectivo dia.

O motivo da rejeição da frequência fica registrado no sistema. Ao clicar no botão “Visualizar Frequência”, é possível consultar a justificativa da rejeição informada pela chefia.

Em caso de rejeição da frequência, uma notificação será encaminhada por e-mail ao(à) servidor(a) e também ficará disponível no ícone de notificações (“sininho”) do SUAP, informando sobre a rejeição.

4.5 - Falta registrada automaticamente pelo sistema

Caso o(a) servidor(a) não tenha informado a frequência, o sistema registrará automaticamente uma falta injustificada no primeiro dia útil do mês subsequente para todos os dias sem marcação em expediente previsto.

Recomenda-se à chefia que, ao identificar essa situação, oriente o(a) servidor(a) a regularizar a informação o quanto antes, a fim de evitar perda de prazos.

Em casos de ausência, o servidor pode clicar no botão "Registrar falta" ou aguardar, pois, no primeiro dia útil do mês subsequente, o sistema lançará as faltas automaticamente para os dias em que não houver registros em expediente definido.

5 - Próximos Passos

Após a validação, alteração ou rejeição do registro manual de frequência, a chefia deve realizar as devidas verificações na folha do(a) servidor(a), com atenção especial à existência de pendências relacionadas a:

• Solicitação de compensação de débito

• Pedido de abono

• Registro ou uso de banco de horas

Para orientação completa sobre cada uma dessas etapas, consulte os manuais específicos disponíveis nas seguintes seções: Autorizar Banco de Horas, Autorizar/Negar compensação, Conceder ou Negar Abono.

Após os ajustes realizados pelo servidor e pela chefia, e não havendo registros ausentes ou ações pendentes de validação, a folha de frequência poderá ser homologada pela chefia. Para isso, clique no botão Homologar Folha -> Homologar.

Encontrou algum problema? Se encontrou algum problema no fluxo de execução do sistema ou alguma informação equivocada neste manual, por favor, entre em contato através de suporte@ifsp.edu.br para reportar a situação.

A solicitação de qualquer melhoria no sistema depende da abertura de um chamado, por parte da própria DGP (ccp@ifsp.edu.br), junto à equipe de TI.

Elaborado por Karhyne Sousa Padilha de Assis (CDSA/DTI). Revisado por Antônio Junior de Mattos (CDSA/DTI).