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Encerramento do contrato

Encerramento do contrato

O que é

Encerramento é a conclusão formal do contrato — quando o objeto foi integralmente entregue, os pagamentos realizados e as obrigações cumpridas por ambas as partes. É o ponto final do ciclo de vida da contratação.

Quando o contrato se encerra

Situação Tipo de encerramento
Vigência expirou e não será prorrogada Natural
Objeto entregue integralmente (compra) Por conclusão
Rescisão por interesse público Unilateral (Administração)
Rescisão por descumprimento do fornecedor Unilateral (após processo sancionatório)
Rescisão consensual Bilateral (acordo entre as partes)
Rescisão judicial Determinada por decisão judicial

Providências do encerramento

Para serviços continuados

# Ação Responsável Prazo
1 Notificar fornecedor sobre o fim da vigência Fiscal / COC-PRA 90 dias antes
2 Última medição e pagamento Fiscal técnico Último mês
3 Recebimento de todos os entregáveis finais Fiscal técnico Até o fim da vigência
4 Transferência de conhecimento (se aplicável) Fornecedor → IFSP Período de transição
5 Devolução de acessos, credenciais, equipamentos Fornecedor Data do encerramento
6 Termo de encerramento Fiscal + COC-PRA Até 30 dias após o fim
7 Liberação de garantia contratual (se houver) COC-PRA Após termo de encerramento

Para compras (entrega única)

# Ação Responsável
1 Termo de recebimento provisório Fiscal (no ato da entrega)
2 Verificação de conformidade Fiscal (prazo de 15–30 dias)
3 Termo de recebimento definitivo Fiscal (após verificação)
4 Pagamento final Financeiro
5 Encerramento do processo CPCA-PRA

Transferência de conhecimento

Para serviços de TIC (especialmente suporte, desenvolvimento, operação), o encerramento deve incluir:

Item Exemplo
Documentação técnica Manuais, diagramas, senhas, configurações
Base de conhecimento Chamados, soluções aplicadas, procedimentos
Dados Backup completo, exportação de dados em formato aberto
Acessos Revogação de credenciais do fornecedor, transferência de administração
Transição Período de overlap com novo fornecedor (se houver)

Isso deve estar previsto no TR (Modelo de Execução ou cláusula de encerramento).

Garantia contratual

Se o contrato previu garantia (caução, seguro, fiança):

  • Só liberar após o recebimento definitivo e a quitação de todas as obrigações
  • Se houver pendências (multas, glosas não pagas), descontar da garantia antes de liberar
  • Prazo para liberação: geralmente 30 dias após o encerramento formal

Cuidados no encerramento

Risco Prevenção
Perda de dados / acessos Exigir entrega de backups e documentação antes do último dia
Descontinuidade do serviço Iniciar nova contratação com antecedência (6+ meses para serviços críticos)
Pendências financeiras Concluir todos os pagamentos antes de encerrar formalmente
Fornecedor "desaparece" Garantir transferência de conhecimento no penúltimo mês
  • Lei 14.133/2021, art. 137–139 — extinção do contrato
  • Lei 14.133/2021, art. 140 — recebimento do objeto

Resumo

Item Detalhe
O que é Conclusão formal do contrato após cumprimento de todas as obrigações
Quem conduz Fiscal + COC-PRA
Quando planejar 90+ dias antes do fim da vigência
Documentos Termo de encerramento / Termo de recebimento definitivo
Ponto crítico Transferência de conhecimento e dados
Garantia Só libera após encerramento formal e quitação

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