Encerramento do contrato

Encerramento do contrato
O que é
Encerramento é a conclusão formal do contrato — quando o objeto foi integralmente entregue, os pagamentos realizados e as obrigações cumpridas por ambas as partes. É o ponto final do ciclo de vida da contratação.
Quando o contrato se encerra
Situação
Tipo de encerramento
Vigência expirou e não será prorrogada
Natural
Objeto entregue integralmente (compra)
Por conclusão
Rescisão por interesse público
Unilateral (Administração)
Rescisão por descumprimento do fornecedor
Unilateral (após processo sancionatório)
Rescisão consensual
Bilateral (acordo entre as partes)
Rescisão judicial
Determinada por decisão judicial
Providências do encerramento
Para serviços continuados
#
Ação
Responsável
Prazo
1
Notificar fornecedor sobre o fim da vigência
Fiscal / COC-PRA
90 dias antes
2
Última medição e pagamento
Fiscal técnico
Último mês
3
Recebimento de todos os entregáveis finais
Fiscal técnico
Até o fim da vigência
4
Transferência de conhecimento (se aplicável)
Fornecedor → IFSP
Período de transição
5
Devolução de acessos, credenciais, equipamentos
Fornecedor
Data do encerramento
6
Termo de encerramento
Fiscal + COC-PRA
Até 30 dias após o fim
7
Liberação de garantia contratual (se houver)
COC-PRA
Após termo de encerramento
Para compras (entrega única)
#
Ação
Responsável
1
Termo de recebimento provisório
Fiscal (no ato da entrega)
2
Verificação de conformidade
Fiscal (prazo de 15–30 dias)
3
Termo de recebimento definitivo
Fiscal (após verificação)
4
Pagamento final
Financeiro
5
Encerramento do processo
CPCA-PRA
Transferência de conhecimento
Para serviços de TIC (especialmente suporte, desenvolvimento, operação), o encerramento deve incluir:
Item
Exemplo
Documentação técnica
Manuais, diagramas, senhas, configurações
Base de conhecimento
Chamados, soluções aplicadas, procedimentos
Dados
Backup completo, exportação de dados em formato aberto
Acessos
Revogação de credenciais do fornecedor, transferência de administração
Transição
Período de overlap com novo fornecedor (se houver)
Isso deve estar previsto no TR (Modelo de Execução ou cláusula de encerramento).
Garantia contratual
Se o contrato previu garantia (caução, seguro, fiança):
Só liberar após o recebimento definitivo e a quitação de todas as obrigações
Se houver pendências (multas, glosas não pagas), descontar da garantia antes de liberar
Prazo para liberação: geralmente 30 dias após o encerramento formal
Cuidados no encerramento
Risco
Prevenção
Perda de dados / acessos
Exigir entrega de backups e documentação antes do último dia
Descontinuidade do serviço
Iniciar nova contratação com antecedência (6+ meses para serviços críticos)
Pendências financeiras
Concluir todos os pagamentos antes de encerrar formalmente
Fornecedor "desaparece"
Garantir transferência de conhecimento no penúltimo mês
Base legal
Lei 14.133/2021, art. 137–139 — extinção do contrato
Lei 14.133/2021, art. 140 — recebimento do objeto
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Conclusão formal do contrato após cumprimento de todas as obrigações
Quem conduz
Fiscal + COC-PRA
Quando planejar
90+ dias antes do fim da vigência
Documentos
Termo de encerramento / Termo de recebimento definitivo
Ponto crítico
Transferência de conhecimento e dados
Garantia
Só libera após encerramento formal e quitação