5. Como Verificar se a Pasta Documental do(a) Estudante está completa para emissão do Diploma

Pré-requisitos: 

Entrar em Produção, no SUAP, a versão do XSD 1.04.1 do Diploma Digital. 

A partir de 29/08/2022, a documentação do(a) estudante, para fins de emissão do diploma, passará a ser registrada na "Pasta Documental" do(a) estudante, no SUAP. Logo, não será mais necessário carregar os documentos no processo eletrônico de solicitação de emissão e registro do diploma. 

A pasta Documental do(a) Estudante deverá conter os seguintes documentos:

I -Termo de solicitação de Expedição de Diploma(Termo de Responsabilidade do campus);
II - CNH/RG ou RNE com número de CPF;
III - Histórico Escolar e Certificado de Conclusão do Ensino Médio (para os cursos de
graduação);

IV - Termo de Responsabilidade para Expedição e Registro de Diploma (emitido pela CRDI-PRE);

V - Certidão de Nascimento, ou Casamento (Quando houver);
VI - Histórico Escolar e Diploma de Graduação (para os cursos stricto sensu);
VII - Requerimento do Diploma do(a) estudante, para os cursos de pós-graduação
stricto sensu.

Para inserir ou verificar se os documentos já constam na pasta documental do(a) estudante, faça o seguinte: 

No SUAP, acesse o menu: Ensino>> Alunos e professores>> alunos. 

Digite o nome completo do(a) estudante ou seu prontuário, no campo "Texto", e depois clique em "Filtrar". 

Após localizar o(a) estudante, clique no botão da "Lupa":

Clique na aba "Pasta documental". No SUAP, será exibido os documentos mínimos para emissão do diploma digital dos cursos de graduação, que são os mesmos itens de I a IV elencados logo acima. 

Dessa forma, forma clique em "Adicionar Documento": 

Primeiro, vamos inserir o "Documento de identidade" do aluno. Insira a seguinte descrição "Documento de Identificação com Foto (RG/RNE/CNH)"; selecione o tipo do documento como "Documento de Identidade do aluno"; marque a caixa de seleção para "Documento Comprobatório para Diploma Digital"; e finalmente, faça upload do arquivo pdf do documento; então clique em "Salvar". 

A pasta documental aceita apenas arquivos no formato pdf.

caso algum documento, que foi carregado pela matrícula, via gov.br, e não for no formato pdf, deverá ser realizado o upload documento novamente no formato pdf.

Todos os documentos carregados na matrícula, via gov.br, não podem ser excluídos, na pasta documental do aluno. 

O Documento de identificação com foto deverá conter o número do CPF ou inserir o documento CPF junto no mesmo arquivo pdf.

O documento será carregado na pasta documental:

Agora, vamos realizar o upload do documento "Termo de solicitação de Expedição de Diploma". Para criar este documento siga este tutorial: Termo de solicitação de Expedição de Diploma

Após a criação do documento, clique em "Adicionar Documento", na Pasta Documental do aluno. 

Insira a descrição como "Termo de solicitação de Expedição de Diploma"; selecione o tipo de documento como "Termo de solicitação de Expedição de Diploma"; marque a caixa de seleção para "Documento Comprobatório para Diploma Digital"; e finalmente, faça upload do arquivo pdf do documento; então clique em "Salvar". 

Vamos inserir os documentos de comprovação da Conclusão do Ensino Médio. 

No caso abaixo, vou inserir o Histórico Escolar do Ensino Médio. 

Na Descrição, escreva "Histórico Escolar do Ensino Médio"; selecione o tipo de documento como "Prova de Conclusão do Ensino Médio"; marque a caixa de seleção para "Documento Comprobatório para Diploma Digital"; e finalmente, faça upload do arquivo pdf do documento; então clique em "Salvar". 

O mesmo arquivo poderá conter o Histórico e o Certificado. Logo, se esse for o caso, insira na descrição o seguinte: "Histórico Escolar e Certificado de Conclusão do Ensino Médio". 

Caso o Certificado esteja em um arquivo separado do "Histórico Escolar do Ensino Médio", insira, na descrição, "Certificado de Conclusão do Ensino Médio". 

O Certificado de Conclusão do Ensino Médio deverá conter um  dos seguinte formatos abaixo: 

Caso o certificado do aluno esteja no formato da imagem abaixo, ou que não contenha as informações indicadas nos exemplos acima, o certificado deverá ser refeito pela escola:

Caso o certificado não seja emitido pela escola que ofertou o ensino médio para o aluno, é possível inserir a publicação do GDAE, que o aluno concluiu o ensino médio, junto com o seu certificado de conclusão, no mesmo arquivo pdf, sendo armazenado na pasta documental. 

O documento " Termo de Responsabilidade para Expedição e Registro de Diploma " será inserido, na pasta documental do aluno, pela CRDI-PRE, antes da emissão e registro do diploma. 

O que fazer se os documentos, na pasta documental, já estiverem presentes, devido a matrícula realizada via gov.br?

O campus deverá verificar se os documentos estão em formato pdf, caso não estejam, deverão converter os documentos para o formato pdf, ou pedir para que o aluno envie este documento, via módulo requerimento, no formato pdf. 

Caso os documentos, na pasta documental, já estejam no formato pdf, faça o seguinte: 

Clique no botão "editar"

Altere o "Tipo de Documento", conforme os documentos necessários para emissão do diploma digital, itens de I a III, previstos no início deste manual. Marque a opção como "Documento Comprobatório para Diploma Digital", e clique em "Salvar". 

O documento fará parte da relação de documentos obrigatórios para o diploma digital. 

Caso o diploma a ser emitido seja no formato físico, os documentos, na pasta documental do aluno, deverão seguir o mesmo padrão estabelecido neste manual, com a única diferença que a caixa de seleção "Documentos Comprobatórios para Diploma Digital" estará desmarcada, já que o diploma será no formato físico. 

No caso dos diplomas dos cursos de pós-graduação stricto sensu, a pasta documental deverá conter os seguintes documentos: Termo de solicitação de Expedição de Diploma; CNH/RG ou RNE com número de CPF; Termo de Responsabilidade para Expedição e Registro de Diploma (emitido pela CRDI-PRE); Certidão de Nascimento, ou Casamento (Quando houver); Histórico Escolar e Diploma de Graduação; Requerimento do Diploma do(a) estudante. Todos os documentos deverão seguir o mesmo padrão estabelecido neste manual. 

O documento "Requerimento do Diploma do(a) estudante, para os cursos de pós-graduação
stricto sensu." deverá ser classificado, na pasta documental, no tipo "Outros". 

Nos casos de 2.ª via de diploma, o documento de "Boletim de Ocorrência", e o novo documento de identidade, no caso de mudança de nome civil, deverá constar na pasta documental do aluno. 

O "Boletim de Ocorrência" será classificado no tipo "Outros". 

Pasta Documental está pronta para emissão do diploma.