Tarjamento de Dados Pessoais e Sensíveis em Documentos Eletrônicos

02 · Classificação dos dados

Este guia orienta a produção de uma cópia para acesso público, com supressão segura de informações que não devam ser divulgadas. A análise do conteúdo e da hipótese legal cabe à unidade responsável pela informação, conforme as competências institucionais.

1. Identifique as informações pessoais e eventualmente sensíveis.
2. Determine, com fundamento na LGPD, LAI e normas aplicáveis, o que pode ser divulgado e o que exige proteção.
3. Preserve o documento original, observando seu nível de acesso adequado.
4. Produza cópia tarjada, valide a impossibilidade de recuperar os trechos ocultados e confira se o restante permanece legível e, quando viável, pesquisável.
5. Disponibilize a cópia pública somente após a conferência e a autorização cabíveis.

03 · Quando tarjar

Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável (LGPD, art. 5º, I).

Dado pessoal sensível: informação sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou organização religiosa, filosófica ou política, saúde, vida sexual e dados genéticos ou biométricos vinculados a pessoa natural (LGPD, art. 5º, II).

Dados tornados públicos: continuam sujeitos aos princípios da LGPD, inclusive finalidade, adequação e necessidade. O compartilhamento não exige consentimento em todas as hipóteses; é preciso identificar a base legal pertinente.

Anonimização: nos termos dos arts. 5º, III e XI, e 12 da LGPD, pressupõe que a pessoa não possa ser identificada por meios técnicos razoáveis. Tarjar campos de uma cópia não equivale necessariamente a anonimizar todo o documento; por isso, neste guia, preferimos “cópia tarjada”.

04 · Preparação da cópia no Suap

A Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) adota a publicidade como regra e prevê acesso à parte não protegida de documentos (art. 7º, § 2º), além de salvaguardas específicas para informações pessoais (art. 31).

Em caso de dúvida sobre a divulgação de informações relacionadas a bolsas, benefícios, contratos, servidores ou estudantes, consulte a área gestora e as orientações da CGU; não aplique tarja indiscriminadamente.

05 · Tarjamento seguro do PDF

Situação A — documento ainda não inserido no processo: preserve o original e prepare uma cópia PDF para tarjamento, mantendo a distinção entre a versão íntegra e a versão destinada à divulgação, quando ambas forem necessárias.

Situação B — documento já inserido: localize o documento e obtenha uma cópia, respeitando as permissões de acesso. As telas abaixo foram mantidas da edição anterior e devem ser conferidas no ambiente atual do Suap.

4.1 Localize o processo e visualize seu conteúdo

No processo correspondente, utilize o recurso de visualização indicado na interface.

4.2 Abra o documento a ser tratado

Confirme o documento e o nível de acesso existente; não altere o original sem justificativa e autorização.

4.3 Para documento externo

Acesse a visualização do arquivo, prossiga e faça o download da cópia de trabalho.

4.4 Baixe o arquivo

Armazene a cópia em local institucional autorizado, com controle de acesso.

4.5 Identifique a cópia

Sugestão: “Cópia tarjada para acesso público — [identificação do documento]”.

4.6 Para documento interno

Na opção “Ações”, utilize o recurso disponível para imprimir/exportar PDF ou PDF/A e, em seguida, aplique os mesmos cuidados de preparação.

06 · Inclusão no processo eletrônico

As ferramentas indicadas no manual anterior são Adobe Acrobat Pro e PDF24 Creator. Prefira soluções instaladas e autorizadas pela TI, evitando o envio de documentos com dados protegidos a serviços on-line não aprovados.

A tarja preta pode ser adotada como padrão visual. O restante do documento deve continuar legível e, sempre que tecnicamente possível, pesquisável.

Tutoriais de ferramentas: Adobe Acrobat Pro | PDF24 Creator.

Os procedimentos específicos dessas ferramentas precisam ser testados na versão instalada no IFSP; a referência aos tutoriais não substitui a validação da remoção do conteúdo.

07 · Exemplo: pagamento de bolsas

Após conferir a cópia e confirmar que ela está apta à divulgação, siga o procedimento institucional aplicável. As telas abaixo são as da edição de 2023; valide nomes de botões, permissões e campos antes de publicar.

6.1 Acesse o processo e selecione o upload

Utilize “Upload de Documento Externo”, quando essa opção estiver disponível.

6.2 Escolha o arquivo

Selecione a cópia PDF já tratada e verificada.

6.3 Preencha os campos e confira

Tipo: correspondente ao documento original; Assunto: identificação clara de que se trata de cópia tarjada para acesso público; Nível de acesso: Público, somente se a cópia estiver apta à divulgação.

6.4 Assine, se exigido no fluxo

Informe o perfil e realize a assinatura conforme a rotina vigente.

6.5 Confira os documentos do processo

Verifique a presença da cópia pública e a proteção do documento original.

08 · Checklist de conferência

O manual anterior utiliza como exemplo um documento de pagamento de bolsas e o Enunciado CGU nº 10/2023, relativo à publicidade de valores e beneficiários de programas sociais, com ressalva quando a identificação revelar dado pessoal sensível. A aplicação a cada modalidade de bolsa deve considerar sua natureza jurídica e o contexto.

Antes de aplicar o mesmo padrão a novas planilhas ou documentos, avalie com a área gestora quais informações são públicas e quais precisam ser protegidas.

09 · Legislação e referências

• ☐ A finalidade pública e a base legal da divulgação foram verificadas.
• ☐ Foram protegidas apenas as informações que exigem restrição.
• ☐ O arquivo original foi preservado com acesso adequado.
• ☐ As tarjas são definitivas: texto, imagens, camadas e metadados foram conferidos.
• ☐ O restante do documento permanece legível e pesquisável quando viável.
• ☐ Tipo, assunto, nível de acesso e assinatura foram conferidos.
• ☐ A visibilidade da cópia e do original foi verificada.

09 · Legislação e referências

• Lei nº 13.709/2018 — LGPD (arts. 5º, 6º, 7º, 11, 12, 14 e 23).
• Lei nº 12.527/2011 — LAI (arts. 3º, 7º e 31).
• Decreto nº 7.724/2012 — regulamentação da LAI no Executivo federal.
• ANPD — Enunciado CD/ANPD nº 1/2023.
• CGU — Enunciados da LAI (2022, 2023 e 2024).