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9. Vinculando Documentos

Para que serve a função "Vincular Documentos"?

Esta funcionalidade serve para associar dois ou mais documentos eletrônicos no Suap. O vínculo entre documentos permite duas situações: ADITIVAR ou REVOGAR.

  1. Exemplos de situações em que o vínculo pode ser utilizado:

a) Aditivo de Contrato;
b) Revogação de Portarias e Normas;
c) Aditivo a um Documento para esclarecer situações, do tipo:

  • justificativa de um membro de comissão por não ter assinado uma ata;
  • erratas;
  • anexos; etc.
  2. Premissas:

a) Os documentos a serem vinculados devem ter a sua origem dentro do Suap – Documentos Eletrônicos. Portanto, documentos que foram feitos externamente ao sistema e inseridos na plataforma por "upload" não permitem esta condição;

b) Os documentos devem estar assinados e finalizados no Suap.

c) O interessado em efetuar o vínculo deve ter acesso a ambos os documentos.

d) A função deve ser acionada a partir do documento eletrônico que irá Aditivar/aditar; ou Revogar o documento principal.

3. Passo-a-passo:
3.1. Exemplo de uma situação para o uso da Função: Vincular Documento:
Situação: (clicar na seta para abrir o texto)

Um documento eletrônico Tipo Ata, que teve recusa de assinatura por um membro. O membro que não quis assinar a ata deseja fazer uma justificativa e irá utilizar um Modelo de Documento Eletrônico do Tipo Ofício. Portanto, neste exemplo, uma Ata e um Ofício serão vinculados.

3.1.1. Documento Eletrônico que aditará a Ata:

Neste caso, é um documento do Tipo: Ofício e o Modelo: IFSP: EXPEDIENTE – OFÍCIO – USO GERAL

Figura 1 – Ofício de Justificativa

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3.1.2. Documento Eletrônico que será aditado pelo Ofício

Neste caso, é um documento do Tipo: Ata para Comissão e o Modelo: ATA - MODELO ESPECÍFICO PARA COMISSÃO

Figura 2 – ATA COMISSÃO N.º 10/2022 - NGPID/RET/IFSP- Ata da 16ª Reunião NGPID 

image-1657390016979.pngimage-1657390214931.png


3.1.3. Localizando o Ofício de Justificativa no Suap

3.1.3.1. Pelo sininho de notificações;

a) Clicar no sininho. Será aberta uma pequena janela com a lista das notificações. 

b) Clicar sobre a notificação referente ao documento compartilhado. Será aberta uma nova janela com os dados de quem compartilhou e os dados do documento, conforme figura 3.1.

Figura 3 - Sininho de Notificações do Suap

image-1657392675256.png

Figura 3.1 - Conteúdo da Notificação

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3.1.3.2. Pelo e-mail encaminhado pelo Suap:

Figura 4 - E-mail de Notificação do Suap

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3.1.3.3. Pela busca na opção "Documentos de Texto"

Também, pelo número do documento atribuído pelo Suap, na tela de Documentos de Texto, substitua no campo “Agrupamento” a opção de “Meus Documentos” pela opção "Compartilhados comigo" ou mesmo a opção “Todos”, informando na caixa “Texto” o respectivo número do documento, informado pelo membro. Localizado o documento, clicar na lupa.

Figura 5 – Localizando o Ofício de Justificativa

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Figura 6 – Visualização do Documento de Justificativa, após clicar na lupa

image-1657399833248.png

3.1.4. Vinculando o Documento:

3.1.4.1. Clicar no botão: "Vincular Documento", abre-se a tela, conforme figura a seguir:

Figura 7 – Visualização da opção  “Vincular Documento”

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Observação: (Clicar na seta para visualizar o conteúdo)

image-1657402332334.pngO sistema informa na caixa “Documento texto base” a identificação do documento de justificativa, no caso o ofício.

3.1.4.2. Escolher o Tipo de Vínculo. Neste exemplo será a opção: “é um aditivo do(a)”

Figura 8 – Escolhendo o Tipo de Vínculo

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Figura 8.1 – Opção fixada na caixa: “Tipo de Vínculo”

image-1657406163867.png

3.1.4.3. Escolher o "Documento Alvo", no nosso exemplo, a ATA COMISSÃO N.º 10/2022 - NGPID/RET/IFSP. 

Figura 9 – Escolhendo o “Documento Alvo”

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Figura 9.1 – Opção fixada na caixa: “Documento Alvo”

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3.1.4.4. Clicar em "Salvar".

3.1.5. Efetivação do Vínculo.

Do lado direito da tela, no item "Documentos Vinculados" aparece a informação do documento que foi aditivado ou revogado.

Figura 10 – Vínculo Realizado

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Figura 10.1 – Destaque do item: "Documentos Vinculados"

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3.1.6. Acessando a Ata a partir da Mensagem de Vínculo Atribuída ao Ofício



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Figura 11.1 - Acessando o Documento Ata a partir do link informado no campo “Documentos Vinculados” do Ofício.

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Atenção: As informações de vínculos não são impressas nos documentos envolvidos, quando gerados em PDF. Somente são visualizadas dentro da plataforma Suap.

Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD)
Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD)
IFSP/CEPR-PRD - Versão 02 - julho/2022

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