5. Clonando um Documento Eletrônico

Desde 02/06/2025, o sistema passou a impedir a clonagem de documentos vinculados a modelos (templates) que já foram atualizados após a criação do documento original. Ou seja, só é possível clonar documentos cujo modelo esteja na mesma versão vigente no momento da tentativa de clonagem.

Um documento eletrônico pode ser clonado independentemente de seu status — seja em rascunho, assinado, finalizado ou até mesmo cancelado — desde que respeitadas as regras de acesso e a compatibilidade com o modelo utilizado (desde 02/06/2025, o sistema só permite a clonagem de documentos cuja versão do modelo esteja atualizada em relação à última versão disponível na plataforma).

Qualquer usuário pode clonar um documento, mesmo que não tenha sido o autor da criação, desde que o nível de acesso do documento seja público.

No caso de documentos com nível de acesso restrito ou sigiloso, a clonagem só é permitida se o usuário for o próprio autor ou, **alternativamente, se o documento tiver sido criado em um setor ao qual o usuário tem vínculo e não estiver classificado como “É assunto pessoal”.

No exemplo a seguir, clonaremos um documento Cancelado com Nível de Acesso Sigiloso. 

5.1. Acessar o documento a ser clonado:

Figura - 1

5.2. Clicar no  botão "Ações" e clicar em "Clonar":

O sistema cria um documento de texto com o conteúdo do documento que foi clonado.

• Ao clicar em Clonar abre-se a tela para alteração dos dados básicos do novo documento eletrônico:

Figura - 2

5.3. Caso necessite alterar o nível de acesso, clicar no campo Nível de Acesso para abrir a lista de opções:

Só é possível alterar o nível de acesso se a opção para a qual se deseja alterar estiver ativa para o modelo de documento eletrônico correspondente ao documento que está sendo elaborado.

• Neste exemplo, vamos alterar o Nível de Acesso para Restrito:

Figura - 3

• Clicar sobre o Nível de Acesso desejado para fixá-lo no campo:

Figura - 3.1

• Nível de Acesso fixado no campo:

Figura - 3.2

5.4. Escolher a Hipótese Legal:

Quando o nível de acesso for Sigiloso ou Restrito, é obrigatório o preenchimento do campo "Hipótese Legal". Escolha a hipótese legal condizente com o conteúdo do documento.

• Clicar no campo Hipótese Legal:

Figura - 4

• Clicar sobre a hipótese legal, que justifica a restrição do nível de acesso ao documento, para fixá-la no campo:

Figura 4.1

• Hipótese Legal fixada no campo:

Figura - 4.2

5.5. Escolher o Setor Dono

Setor dono se refere à área em que o documento está sendo criado.

Este campo geralmente já aparece preenchido automaticamente. No entanto, se o usuário estiver vinculado a mais de um setor — como no caso de participação em comissões — será exibida uma lista com todos os setores aos quais ele possui autorização para emitir documentos, sendo necessário selecionar aquele que corresponde ao conteúdo a ser elaborado.

Caso o setor desejado não apareça na lista suspensa, é preciso solicitar à chefia da área que autorize o seu usuário a emitir documentos naquele setor. Essa autorização é obrigatória para que o sistema habilite a criação de documentos eletrônicos vinculados ao setor correspondente.      
As instruções para atribuição dessa permissão estão disponíveis no tutorial:  Cadastrando - Perfil para Usuário Operacionalizar Documentos e Processos Eletrônicos - Suap.

• Clicar sobre o setor:

Figura - 5

• O setor escolhido será fixado no campo:

Figura - 5.1

5.6 - Ajustar o campo Assunto, se for o caso:

Figura - 6

5.7 - Conferir o preenchimento dos campos e Salvar:

Figura - 7

Ao salvar, o sistema atribuirá o número sequencial do documento dentro do Módulo de Documentos Eletrônicos e dará acesso ao corpo do documento para adequação do texto e demais ações para conclusão, assinatura e finalização do novo documento.

Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD) - julho/2022
Atualizado por Regiani A. Silva (CGI-DDI) - julho/2025