Skip to main content

5. Clonando um Documento Eletrônico

Atenção Antes de Usar a Clonagem de Documentos:
Ao optar por clonar um documento eletrônico, é crucial verificar se o documento original foi criado a partir da última versão do modelo no sistema. A clonagem pode ser extremamente útil e eficiente, contanto que o documento base esteja atualizado.
Se você busca garantir que o conteúdo esteja de acordo com as últimas atualizações de conteúdo ou legislação, opte por criar um novo documento diretamente a partir do modelo original, especialmente se houve recentes atualizações feitas pelo gestor do modelo.
Um documento pode ser clonado em qualquer status em que ele se encontre. 

No exemplo a seguir, clonaremos um documento Cancelado com Nível de Acesso Sigiloso. 

5.1. Acessar o documento a ser clonado:

Figura - 1

image-1659108123327.png

5.2. Clicar no  botão "Ações" e clicar em "Clonar":

O sistema cria um documento de texto com o conteúdo do documento que foi clonado.

  • Ao clicar em Clonar abre-se a tela para alteração dos dados básicos do novo documento eletrônico:

Figura - 2

image-1659108438540.png

5.3. Caso necessite alterar o nível de acesso, clicar no campo Nível de Acesso para abrir a lista de opções:
Só é possível alterar o nível de acesso se a opção para a qual se deseja alterar estiver ativa para o modelo de documento eletrônico correspondente ao documento que está sendo elaborado.
  • Neste exemplo, vamos alterar o Nível de Acesso para Restrito:

Figura - 3

image-1659108399524.png

  • Clicar sobre o Nível de Acesso desejado para fixá-lo no campo:

Figura - 3.1

image-1659109075142.png

  • Nível de Acesso fixado no campo:

Figura - 3.2

image-1659109476480.png

5.4. Escolher a Hipótese Legal:
Quando o nível de acesso for Sigiloso ou Restrito, é obrigatório o preenchimento do campo "Hipótese Legal". Escolha a hipótese legal condizente com o conteúdo do documento.
  • Clicar no campo Hipótese Legal:

Figura - 4

image-1659109368069.png

  • Clicar sobre a hipótese legal, que justifica a restrição do nível de acesso ao documento, para fixá-la no campo:

Figura 4.1

image-1659110408817.png

Figura - 4.2

image-1659110738777.png

5.5. Escolher o Setor Dono

Setor dono se refere à área em que o documento está sendo criado, que é a área do usuário que está elaborando o documento.

Este campo geralmente já vem informado. Porém, caso o usuário participe, por exemplo, de alguma comissão, abrirá a lista de setores aos quais ele está vinculado, para que faça a escolha da área pertinente ao documento.

  • Clicar sobre o setor:

Figura - 5

image-1659111507311.png

  • O setor escolhido será fixado no campo:

Figura - 5.1

image-1659111685921.png

5.6 - Ajustar o campo Assunto, se for o caso:

Figura - 6

image-1659111826146.png

5.7 - Conferir o preenchimento dos campos e Salvar:

Figura - 7

image-1659111915280.png

Ao salvar, o sistema atribuirá o número sequencial do documento dentro do Módulo de Documentos Eletrônicos e dará acesso ao corpo do documento para adequação do texto e demais ações para conclusão, assinatura e finalização do novo documento.

Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD)
Revisado por: 
IFSP/CEPR-PRD - Versão 01 - julho/2022

No Comments
Back to top