5. Clonando um Documento Eletrônico

Atenção Antes de Usar a Clonagem de Documentos:

Ao optar por clonar um documento eletrônico, é crucial verificar se o documento original foi criado a partir da última versão do modelo no sistema. A clonagem pode ser extremamente útil e eficiente, contanto que o documento base esteja atualizado.

Se você busca garantir que o conteúdo esteja de acordo com as últimas atualizações de conteúdo ou legislação, opte por criar um novo documento diretamente a partir do modelo original, especialmente se houve recentes atualizações feitas pelo gestor do modelo.

Um documento pode ser clonado em qualquer status em que ele se encontre.

No exemplo a seguir, clonaremos um documento Cancelado com Nível de Acesso Sigiloso.

5.1. Acessar o documento a ser clonado:

Figura - 1

5.2. Clicar no botão "Ações" e clicar em "Clonar":

O sistema cria um documento de texto com o conteúdo do documento que foi clonado.

Ao clicar em Clonar abre-se a tela para alteração dos dados básicos do novo documento eletrônico:

Figura - 2

5.3. Caso necessite alterar o nível de acesso, clicar no campo Nível de Acesso para abrir a lista de opções:

Só é possível alterar o nível de acesso se a opção para a qual se deseja alterar estiver ativa para o modelo de documento eletrônico correspondente ao documento que está sendo elaborado.

Neste exemplo, vamos alterar o Nível de Acesso para Restrito:

Figura - 3

Clicar sobre o Nível de Acesso desejado para fixá-lo no campo:

Figura - 3.1

Nível de Acesso fixado no campo:

Figura - 3.2

5.4. Escolher a Hipótese Legal:

Quando o nível de acesso for Sigiloso ou Restrito, é obrigatório o preenchimento do campo "Hipótese Legal". Escolha a hipótese legal condizente com o conteúdo do documento.

Clicar no campo Hipótese Legal:

Figura - 4

Clicar sobre a hipótese legal, que justifica a restrição do nível de acesso ao documento, para fixá-la no campo:

Figura 4.1

Hipótese Legal fixada no campo:

Figura - 4.2

5.5. Escolher o Setor Dono

Setor dono se refere à área em que o documento está sendo criado, que é a área do usuário que está elaborando o documento.

Este campo geralmente já vem informado. Porém, caso o usuário participe, por exemplo, de alguma comissão, abrirá a lista de setores aos quais ele está vinculado, para que faça a escolha da área pertinente ao documento.

Clicar sobre o setor:

Figura - 5

O setor escolhido será fixado no campo:

Figura - 5.1

5.6 - Ajustar o campo Assunto, se for o caso:

Figura - 6

5.7 - Conferir o preenchimento dos campos e Salvar:

Figura - 7

Ao salvar, o sistema atribuirá o número sequencial do documento dentro do Módulo de Documentos Eletrônicos e dará acesso ao corpo do documento para adequação do texto e demais ações para conclusão, assinatura e finalização do novo documento.

Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD)
Revisado por:
IFSP/CEPR-PRD - Versão 01 - julho/2022

Revision #4
Created 13 June 2024 17:13:33 by Regiani Aparecida da Silva
Updated 4 August 2024 00:06:43 by Regiani Aparecida da Silva