[3] Agendar Viagem

Permissões Requeridas: Servidor ativo, Coordenador de Frota Sistêmico, Coordenador de Frota e Agendador de Frota.

O módulo Frota é responsável pelo gerenciamento, agendamento e acompanhamento das viagens realizadas em veículos oficiais, mantendo o histórico completo de cada deslocamento, da solicitação até a emissão da Requisição de Transporte.
Este manual descreve o funcionamento completo da tela de Agendamentos de Viagem do módulo Frota, incluindo a listagem de agendamentos, o cadastro de um novo agendamento, a avaliação do agendamento pelo setor responsável e a emissão da Requisição de Transporte

1 - Acessando a Listagem de Agendamentos de Viagem

1. Acesse o SUAP com sua conta institucional
2. No menu lateral, selecione: ADMINISTRAÇÃO → Frota → Agendamentos.

O sistema apresenta a tela principal de Agendamentos de Viagens, que funciona como o painel central de acompanhamento: nela é possível consultar os agendamentos já registrados, aplicar filtros, navegar entre eles de acordo com sua situação e acessar os detalhes de um agendamento específico.

Quem pode acessar
A tela de Agendamentos de Viagens e o botão "Adicionar Agendamento de Viagem" são exibidos apenas para usuários que possuem um dos grupos de permissão relacionados ao módulo de Frota (Coordenador de Frota Sistêmico, Coordenador de Frota ou Agendador de Frota). Caso não visualize essa opção ou precise de acesso, entre em contato com a PRA (Pró-Reitoria de Administração), setor responsável pela concessão das permissões do módulo Frota.

1.1 - Grupos de Permissão do Módulo

A tabela a seguir apresenta os grupos de permissão relacionados ao Agendamento de Viagem e o escopo de atuação de cada um:

Grupo	Escopo de Atuação	Principais Permissões
Coordenador de Frota Sistêmico	Acesso sistêmico: visualiza e gerencia agendamentos de todos os campi.	• Adicionar, gerenciar, remover e visualizar Agendamento de Viagem • Tem acesso sistêmico aos agendamentos
Coordenador de Frota	Acesso por campus: visualiza e gerencia apenas os agendamentos do próprio campus.	• Adicionar, gerenciar, remover e visualizar Agendamento de Viagem • Tem acesso por campus aos agendamentos
Agendador de Frota	Acesso de agendador: pode registrar e acompanhar agendamentos conforme regra de agendador definida para o setor.	• Adicionar, gerenciar, remover e visualizar Agendamento de Viagem • Tem acesso de agendador aos agendamentos

1.2 - Filtros de Pesquisa

Na parte superior da tela estão disponíveis filtros que permitem restringir os agendamentos exibidos:

Campo	Descrição
Texto	Permite realizar uma pesquisa textual para localizar agendamentos.
Campus	Filtra os agendamentos de acordo com o campus do solicitante.
Setor	Filtra os agendamentos de acordo com o setor do solicitante.
Situação	Filtra os agendamentos conforme a etapa em que se encontram (por exemplo: Deferida, Indeferida, Pendente e Parcialmente Pendente).

Após selecionar os critérios desejados, clique em "Filtrar" para atualizar a lista de agendamentos exibida na tela. Os filtros podem ser combinados entre si para refinar a pesquisa.

1.3 - Guias de Acompanhamento

Logo abaixo dos filtros, a tela apresenta guias (abas) que permitem acompanhar os agendamentos conforme sua situação:

Guia	Finalidade
Últimos Agendamentos	Exibe os agendamentos mais recentes, independentemente da situação em que se encontram.
Agendamentos Futuros	Exibe os agendamentos cuja data e horário previstos para a saída ainda não ocorreram.
Pendentes de Autorização da Chefia	Exibe os agendamentos que ainda aguardam a autorização da chefia do solicitante para seguir no fluxo.
Todos	Exibe a totalidade dos agendamentos disponíveis para consulta pelo usuário, conforme seu perfil e permissões.

1.4 - Colunas e Ações da Listagem

Cada linha da tabela representa um agendamento e apresenta as seguintes informações: ID, Solicitante, Responsável, Setor, Saída, Chegada, Objetivo, Autorizado e Situação.

Na coluna “Opções” ficam disponíveis os seguintes botões de ação:

Botão	Descrição
Lupa (Ações)	Abre a visualização detalhada do agendamento selecionado.
Editar	Direciona à tela de Avaliação de Agendamento, onde é possível analisar os dados da viagem, consultar a disponibilidade das viaturas e preencher o Formulário de Avaliação. Este botão é exibido apenas para os usuários com permissão de gerenciar o agendamento (Coordenador de Frota Sistêmico, Coordenador de Frota ou Agendador de Frota, conforme o escopo do agendamento).
Requisição de Transporte	Realiza o download do documento de Requisição de Transporte referente ao agendamento (ver seção 4).

Os botões Editar e Requisição de Transporte são exibidos exclusivamente para usuários que possuem o perfil Coordenador de Frota Sistêmico.

2 - Adicionar Novo Agendamento de Viagem

No canto superior direito da listagem está disponível o botão “Adicionar Agendamento de Viagem”, utilizado para registrar uma nova solicitação de viagem. Assim como a tela de listagem, esse botão só é exibido para usuários que possuem um dos grupos de permissão do módulo Frota.

Ao clicar no botão, o sistema apresenta o formulário de cadastro, com os campos descritos a seguir:

Cadastro realizado com sucesso. Acesse o cadastro.

Opções de salvamento

• Salvar: grava e conclui o cadastro do agendamento;
• Salvar e adicionar outro(a): grava o agendamento atual e abre um novo formulário em branco;
• Salvar e continuar editando: grava as informações sem sair da tela de edição.

Após salvar com sucesso, o sistema exibe a confirmação “Cadastro realizado com sucesso”, com um link para acessar o cadastro criado.

2.1 - Data e horário de saída e chegada

A data e o horário informados para saída e chegada devem ser posteriores à data e ao horário atuais, ou seja, devem se referir a um momento que ainda vai acontecer. Se for informada uma data igual à data atual, o horário também precisa ser posterior ao horário atual. Caso contrário, o sistema não permitirá o cadastro e exibirá a mensagem: “A data de saída não pode ser inferior a data atual.”

Essa mesma validação é aplicada para os campos de data e horário de saída, chegada e no cadastro de horário de trabalho. Informe sempre uma data e um horário que ainda não tenham ocorrido.

2.2 - Buscando Passageiros pelo SUAP

Prefira buscar pelo SIAPE No campo Passageiros, após digitar o termo de busca, aguarde alguns instantes para que o sistema carregue e retorne as informações do SUAP.

A busca possui um limite máximo de resultados retornados. Ao pesquisar apenas pelo nome, caso existam muitos registros semelhantes no SUAP, esse limite pode ser atingido e o registro desejado pode não aparecer na listagem, por isso, buscar apenas pelo nome tende a retornar poucas opções.

Já a busca pelo nome completo (nome e sobrenome) tende a retornar o resultado corretamente. Ainda assim, a forma mais confiável de localizar o servidor desejado é pesquisar pelo número de SIAPE, já que, por ser um identificador único, ele elimina a maior parte desses problemas.

Esse comportamento não se trata de uma falha do sistema: consultas que retornam um volume muito grande de resultados tendem a ser mais lentas e podem impactar negativamente o desempenho do sistema. Por esse motivo, foi definido um limite máximo de registros retornados, equilibrando usabilidade e desempenho, de modo a não comprometer a estabilidade da aplicação.

2.3 - Viatura coletiva

Ao marcar a opção “Solicitar Viatura Coletiva?”, o campo “Viatura Coletiva” é exibido para seleção do veículo (com indicação de câmpus e lotação). Nessa condição, o campo “Autorizador” é ajustado automaticamente: para viaturas coletivas, o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do câmpus do solicitante, e o sistema exibe o aviso “Atenção o autorizador foi alterado”.

Pontos de atenção sobre o formulário
•  “Autorizador”: são os Diretores e/ou Diretores Adjuntos (Reitor, Diretores Gerais dos câmpus e Pró Reitores não estão incluídos no perfil de “Autorizador”). Para Viaturas Coletivas, o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do câmpus do solicitante.
•  Caso não conste o nome do condutor, será necessário entrar em contato com a área responsável pela frota para realizar o cadastramento do servidor, mediante os dados da CNH do motorista.

Atenção o autorizador foi alterado: Para viaturas coletivas o autorizador é apenas o "Diretor Geral" do campus

• • Objetivo: detalhar o “Objetivo” da viagem. Atenção: Evitar usar “somente” os termos: “Reunião no câmpus” ou “Visita ao câmpus” ou “Visita técnica”, etc.
  • Itinerário: descrever o “Itinerário”
  • Saída e Chegada: informar data e hora prevista de “Saída” e “Chegada”
  • Condutor: Indicar o nome do “Condutor”. Na omissão, considerar-se-á a necessidade de motorista terceirizado

“Autorizador” – são os Diretores e/ou Diretores Adjuntos (Reitor, Diretores Gerais dos câmpus e Pró-Reitores não estão incluídos no perfil de “Autorizador”).
* Para Viaturas Coletivas o Autorizador é obrigatoriamente o Diretor Geral do campus do solicitante

Algumas células, mediante a digitação de alguns caracteres, são automaticamente preenchidas com base no banco de dados do SUAP, que poderá ser selecionada com um clique na opção adequada

Caso não conste o nome do condutor, será necessário entrar em contato com a área responsável pela frota para realizar o cadastramento do servidor, mediante os dados da CNH do motorista.