Encaminhar Nota Fiscal do Contrato de Fornecimento de Água Mineral para Pagamento - Procedimento para CAP Reitoria

Quem pode encaminhar? - Servidor com perfil de executor nas rotinas do Almoxarifado.

Passo 1 - Receber a Nota Fiscal do Fornecedor e as declarações exigidas por lei

Passo 2 - Fazer o download dos arquivos anexos ao e-mail do fornecedor:

• Nota Fiscal - NF:

 

• Declarações:

Passo 3 - Atestar a NF (Tem que ser o fiscal do contrato de fornecimento de água mineral)

No exemplo deste Tutorial, a aquisição está vinculada a um contrato com cronograma, para o qual o fiscal deverá efetuar o ateste no SUAP, módulo Contrato, conforme as orientações apresentadas no Manual do Usuário - Módulo Contratos - subitem 5.2, disponibilizado no lnk: https://drive.ifsp.edu.br/s/CEAfORqTgQyzsT3?path=%2FMANUAIS%20E%20PROCEDIMENTOS%2FSuap#pdfviewer 

O Ateste gera um documento, conforme abaixo, o qual deverá ser anexado ao Processo Eletrônico, que será aberto para o envio da NF para o pagamento.

Passo 4 - Dar entrada do material no SUAP - Módulo Almoxarifado, conforme sequência de telas abaixo:

- SISTEMA: SUAP

• MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
• PERFIL: Almoxarifado
• OPÇÃO: Entradas

• Capa de Entrada:

• Capa de Pagamento:

Passo 5 - Dar saída do Almoxarifado

O empenho do contrato de fornecimento de água mineral possui dois itens: galão de 20 litros/cada e copo com água de 200ml/cada. Para os galões de água, quando recebidos do fornecedor, estes já ficam à disposição da Área de Manutenção para o abastecimento dos bebedouros da Reitoria. Portanto, quando do faturamento, que geralmente se refere aos pedidos do mês, ao registrar a entrada da NF no SUAP, já se efetua a saída desses galões do estoque. Já para o item do empenho referente a copos com água, estes permanecem no estoque do Almoxarifado e são retirados somente quando requisitados pelas áreas solicitantes.

- SISTEMA: SUAP

• MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
• PERFIL: Almoxarifado
• OPÇÃO: Requisições / Saída de Material para Consumo

- SISTEMA: SUAP

• MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
• PERFIL: Almoxarifado
• OPÇÃO: Requisições / Buscar Requisições

• Nota de Fornecimento:

Assinar como Fornecedor e solicitar a assinatura do Solicitante. Manter esta Nota em arquivo na Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio - CAP. 

Passo 6 - Abrir Processo Eletrônico para o envio da NF para o pagamento.

Com a NF devidamente atestada e com sua entrada de material realizada no SUAP - Almoxarifado, encaminhar toda a documentação, via processo eletrônico, para a área responsável pelo pagamento.

Para abrir o processo eletrônico no SUAP, seguir as orientações das telas abaixo:

- SISTEMA: SUAP

• MÓDULO: DOCUMENTOS/PROCESSOS
• PERFIL: Processos Eletrônicos
• OPÇÃO: Processos

                                                   

Inserir os documentos ao processo um a um.

O arquivo de documento inserido deve ser de extensão "pdf".

Cada tipo de documento deve ser devidamente identificado e assinado por senha.

As duas telas que se seguem demonstram a inclusão de um tipo de documento e os dados que devem ser informados:

Após a inserção de todos os documentos necessários para acompanhar a NF para o respectivo pagamento, encaminhar o processo para a área financeira, com despacho, conforme as 3 telas que se seguem:

Pronto! O Processo foi encaminhado com sucesso!

IFSP/CAP/ras - 03.08.2020 - v1