[9] Viagens por Período e Passageiro

A tela Listar Viagens permite pesquisar as viagens por período, campus, grupo de viaturas, número da viagem ou passageiro. A partir dela também é possível gerar a Requisição de Transporte em PDF e registrar os abastecimentos realizados durante a viagem.

Este manual descreve como acessar a tela, utilizar os filtros, interpretar a listagem, emitir a Requisição de Transporte e registrar uma Ordem de Abastecimento.

1 - Acessando a tela

1.       Acesse o SUAP com sua conta institucional.

2.       No menu lateral, selecione: ADMINISTRAÇÃO → Frota → Viagens → Viagens por Período e Passageiro.

Figura 1 – Caminho no menu lateral do SUAP

Quem pode acessar
A tela é exibida apenas para usuários que possuem um dos grupos de permissão do módulo Frota com acesso a essa funcionalidade. Caso não visualize essa opção ou precise de acesso, entre em contato com a PRA (Pró-Reitoria de Administração), setor responsável pela concessão das permissões do módulo Frota.

2 - Pesquisando Viagens

Figura 2 – Tela Listar Viagens

2.1 - Filtros de Pesquisa 

Os campos marcados com asterisco (*) são obrigatórios. Por padrão, o sistema já sugere o período do último mês.

Campo	Descrição
Saída *	Data inicial do período de pesquisa.
Chegada *	Data final do período de pesquisa.
Campus	Exibe somente as viagens do campus selecionado.
Grupo de Viaturas	Filtra as viagens pelo grupo (tipo) de veículo.
ID da Viagem	Localiza uma viagem específica pelo seu número de identificação.
Nome do Passageiro	Digite parte do nome e selecione a pessoa na lista para ver as viagens em que ela foi passageira.

Após preencher os filtros, clique em "Enviar" para exibir o resultado.

2.2 - Colunas e Ações da Listagem

Coluna / Botão	Descrição
Lupa (3)	Abre a página de detalhes da viagem (descrita no manual [8] Consultar Viagens).
Campus, Viatura, Solicitante e Motoristas	Identificação da viagem, do veículo, de quem solicitou e de quem conduziu.
Situação (4)	Em andamento: a viagem teve a saída registrada, mas ainda não a chegada. Concluída: a chegada já foi registrada.
Data de Saída / Data de Chegada	Data e horário registrados. O traço ( - ) indica que a chegada ainda não foi registrada.
Requisição (5)	Gera e baixa a Requisição de Transporte em PDF (ver item 3).
Ordem de Abastecimento (6)	Abre o formulário para registrar um abastecimento da viagem (ver item 4).

3 - Requisição de Transporte

Ao clicar em "Requisição", o sistema gera a Requisição de Transporte em formato PDF, que é baixada automaticamente para o computador. O documento reúne os dados da viagem e um formulário para ser preenchido pelo condutor durante o deslocamento.

Figura 3 – Requisição de Transporte gerada em PDF 

Seção do documento	Conteúdo
Cabeçalho	Número da Requisição de Transporte e o ID da viagem.
Solicitante, Autorizador e Avaliador	Quem solicitou, autorizou e avaliou o agendamento, com data e hora de cada etapa.
Veículo	Placa e modelo, número de patrimônio e quilometragem inicial.
Dados da Viagem	Objetivo, saída e chegada previstas, itinerário e motorista previsto.
Preenchimento do Condutor	Campos para o condutor registrar à mão: Partida (motorista, data e horário), Percurso (destinos, horários e odômetro), Abastecimentos (litros e km), Observações e Retorno (data, horário e km final).
Assinaturas	Espaço para assinatura do passageiro e do condutor.

Dica
Imprima a Requisição de Transporte antes da saída e leve-a no veículo. Os dados anotados pelo condutor (horários, odômetro e abastecimentos) servem de base para os registros de chegada e de abastecimento no SUAP.

4 - Registrar Ordem de Abastecimento

Ao clicar em "Ordem de Abastecimento", o sistema abre a tela Registrar Ordem de Abastecimento – Viagem #ID. Na parte superior, a seção Dados da Viagem exibe, apenas para conferência, o solicitante, os motoristas, a viatura e as datas de saída e chegada.

Figura 4 – Registrar Ordem de Abastecimento 

 

Na seção Dados do Abastecimento (1), preencha os campos conforme a tabela abaixo:

Campo	Como preencher
Viatura *	Já vem preenchida com o veículo da viagem. Confira se está correta.
Data *	Data e horário em que o abastecimento foi realizado.
Odômetro *	Quilometragem marcada no painel do veículo no momento do abastecimento.
Cupom Fiscal *	Número do cupom fiscal emitido pelo posto.
Combustível *	Selecione o combustível utilizado (Gasolina ou Álcool).
Quantidade	Campo logo abaixo do combustível: informe a quantidade de litros (ou de metros cúbicos, no caso de gás) abastecida.
Valor Total da Nota Fiscal (R$) *	Valor total pago no abastecimento.
Nota Fiscal	Clique em "Escolher ficheiro" para anexar a imagem ou o PDF da nota/cupom fiscal (opcional, mas recomendado).

Após preencher os campos, clique em "Salvar".

4.1 - Datas retroativas

O sistema permite informar uma data retroativa (anterior à data atual) no campo Data. Isso permite registrar abastecimentos feitos durante a viagem mesmo que o lançamento no SUAP seja realizado depois.

Como o sistema aceita datas no passado, ele não impede o lançamento de uma data incorreta. Confira se a data e o horário informados correspondem exatamente aos do cupom fiscal e se estão dentro do período da viagem.

4.2 - Pontos de atenção

•       Confira o odômetro antes de salvar: ele deve ser compatível com a quilometragem de saída e de chegada da viagem.

•       Registre um abastecimento por cupom fiscal. Se houve mais de um abastecimento na viagem, repita o procedimento para cada um.

•       Guarde o cupom fiscal original conforme as orientações do seu campus.

5 - Dúvidas e Suporte

Em caso de dúvidas
Em caso de qualquer dúvida sobre o módulo Frota, permissões de acesso ou sobre o cadastro de motoristas temporários, entre em contato com a PRA pelo e-mail pra@ifsp.edu.br.

Encontrou algum problema? Se encontrou algum problema no fluxo de execução do sistema ou alguma informação equivocada neste manual, por favor, entre em contato através de suporte@ifsp.edu.br para reportar a situação.

A solicitação de qualquer melhoria no sistema depende da abertura de um chamado, por parte da própria PRA, junto à equipe de TI.

Elaborado por Karhyne Sousa Padilha de Assis (CDSA/DTI). Revisado por Antônio Junior de Mattos (CDSA/DTI).