Além do Acompanhamento: Uma ferramenta de Gestão da CSP

O ETEP além do acompanhamento discente

Quem faz? Todos os servidores da Coordenação SócioPegagógica ou setores similiares 

Foi pensando em conjunto com a informatização do processo de atendimento ao discente um ferramenta onde o setor pudesse se organizar quanto as suas atividades. Isso resultou na função “atividades” dentro do módulo ETEP. Trata-se de uma área do módulo para registro de atividades que serão ou foram desenvolvidas pela coordenadoria sóciopedagógica. Todos os "Membros ETEP" podem gerir essas informações.

Os objetivos da função “atividades” são:

  • Planejamento: previsão de atividades que ocorrerão no decorrer do ano, onde existe a possibilidade de resultar em um calendário semestral/anual de eventos do sóciopedagógico;
  • Registros: caso não tenha sido previsto anteriormente, poderão ser inseridos os dados de um evento posteriormente. Os registros podem ser apenas textuais ou acompanhados de anexos, como arquivos .ppt ou .pdf;
  • Trabalho em rede: possibilidade de uma atividade ser visualizada pelos setores sociopedagógico de outros campus, tornando o trabalho mais colaborativo dentro das frentes que o setor atua e gerando sinergia.
  • Padronização: a possibilidade de existir tipos pré-definidos pode ajudar a padronizar atividades que as coordenadorias sóciopedagógica realizam e, a partir disso, aperfeiçoá-las. Além disso, tipos preexistentes ajudam na rastreabilidade e pesquisa posterior.

Todos esses aspectos trazem maior organização ao arquivamento das atividades, a possibilidade de fácil rastreamento e a criação, de maneira automática, de um portfólio de ações dos setores sóciopedagógico na instituição e um histórico local de atividades.

Adicionando uma Atividade

A adição de uma atividade pode ser feita através do seguinte caminho de menu: “ENSINO → ETEP → Atividades”. Será aberta uma nova página com o botão de adição de atividade, na parte superior. Note que há também as abas de visualização das atividades já inseridas, que são para todas as atividades (atividades locais e as que outros campus compartilharam), as atividades locais ao câmpus e depois, somente as compartilhadas. Essa descrição é ilustrada na imagem abaixo:

22_atividade_etep.png

Nota: Como outros cadastros, tipos de Atividades são inseridos pela administração do módulo ETEP. Se não exite uma
Atividade que o setor realizou ou pretende, entre em contato com a Administração do Módulo para cadastro.

Na imagem a seguir é mostrado uma tela de inserção de uma atividade já preenchida. Note que o botão de visibilidade está marcado, o que indica que outros câmpus terão acesso a descrição textual e a possíveis anexos desta atividade.

Inserindo documentos em uma Atividade

Para inserir um documento a uma determinada atividade deve-se acessar, via menu, “ENSINO → ETEP → Documentos”. Os passos para a adição de um documento são:

  1. Escolha o documento local para upload no SUAP;
  2. Escolha o tipo de documento. Será importante escolher corretamente para, posteriormente, usar filtros para rastrear e recuperar os anexos;
  3. Por último vincule o documento a atividade em da qual o documento faz parte.

Na imagem abaixo é são relacionados os passos acima com os campos no formulário de inserção de documentos.

23_doc_atividade.png