Abrindo um Processo Eletrônico pela Guia Requerimentos no Suap

A partir de 16/09/2024, o Suap passou a exigir a anexação de pelo menos um documento para permitir a tramitação de processos eletrônicos. Essa mudança foi inovadora para garantir a formalidade e a rastreabilidade do processo, seguindo uma lógica semelhante à do Tramita GOV.BR. Embora não exista uma lei que exija explicitamente a anexação de um documento na abertura de processos, o princípio da formalidade e as normas que regulam os processos administrativos eletrônicos reforçam a necessidade de uma documentação mínima para garantir a legalidade e a clareza do processo.

Até 2023, foram registrados cerca de 16 mil processos vazios no Suap, sendo mais de 12 mil já finalizados sem qualquer documento anexado. Em 2024, outros 1.400 processos já foram abertos sem documentos até o presente momento, e a CGI está analisando a possibilidade de eliminar da base de produção os processos vazios já finalizados.

Portanto, esta alteração no sistema visa evitar a criação de novos processos sem documentos e corrigir essa prática..

O texto acima consta no FAQ da CGI, respondendo à pergunta nº 5 da seção sobre Processos Eletrônicos.

No entanto, para atender necessidades específicas de algumas áreas, como o ensino, ainda existe a possibilidade de abrir processos pelo módulo de Requerimentos, conforme indicado abaixo:

1. Clicar em Requerimentos e em seguida no botão "Adicionar Requerimento"

Figura 1

2. Preencher os campos solicitados na tela que se abre:

Figura 2

2.1. No campo "Descrição" especifique a motivação para a abertura do processo:

Figura 3

3. Verificar os dados informados. Caso haja erros, clicar no botão azul "Editar" para corrigir correção. Depois, clicar no botão "Criar Processo Eletrônico"

Figura 4

4. Preencher os campos "Senha", "Perfil" e "Setor de Destino". Clicar em "Enviar":

Figura 5

5. Processo criado com Sucesso, ou seja:

a) Foi gerado o nº de processo;

b) Já tramitado para a área de interesse;

c) Possui um documento anexo, que é o Requerimento

Figura 6

6. Documento de Requerimento gerado e anexado ao processo: 

Figura 7

Figura 7.1

7. Limpeza periódica na Guia Requerimentos do Módulo de Processos Eletrônicos

Os processos originados a partir da Guia Requerimentos permanecem aí relacionados por seis meses. Após esse período, o sistema Suap elimina esses dados e você só poderá consultá-los diretamente na Guia de Processos Eletrônicos, onde ficarão armazenados até sua destinação final, garantindo que toda a tramitação e o arquivamento sejam realizados de forma segura e conforme os procedimentos administrativos adequados.

7.1. Principais razões para realizar a limpeza automática na Guia de Requerimentos:

a) Evitar o acúmulo de solicitações inativas: Se um usuário abre um requerimento, mas não dá continuidade, mantê-lo no sistema não faz sentido.

b) Otimizar o uso do espaço: O armazenamento de processos desnecessários ou cancelados pode sobrecarregar o sistema ao longo do tempo.

c) Aumentar a eficiência do sistema: Ao realizar limpezas periódicas, a base de dados se mantém mais ágil, melhorando o desempenho geral do sistema.

d) Reduzir a confusão dos usuários: Manter apenas os processos ativos ou relevantes ajuda os usuários a encontrar o que precisam mais facilmente, sem lidar com solicitações desatualizadas.

---

Elaborado por Regiani A. Silva - CGI-DDI - 18/09/2024