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Criação da Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI

Assumindo os serviços de estruturação/gestão afetos ao IFSP-Digital (Documentos e Processos Eletrônicos), bem como, outros assuntos ligados à gestão da informação, conforme especificado na aba CGI - Atribuições, foi criada em 03/06/2024 a Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI, subordinada à Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI-PRD. 

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Ativação da Consulta Pública Inteiro Teor para os Processos Eletrônicos do IFSP

(Publicado: Quarta, 05 de Julho de 2023, 15h21 / )Última atualização em Terça, 12 de Março de 2024, 16h03)

Considerando o Ofício nº 000.439/2021-SECEXEDUCAÇÃO, que comunica a determinação do Acórdão 484/2021 – TCU - para consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa, divulgamos abaixo tabela das áreas, seus tipos de processos e respectivas datas de ativação da consulta.

Os processos eletrônicos disponíveis na consulta pública podem possuir dados pessoais/pessoais sensíveis em documentos anexados ao processo, neste caso estes documentos não estarão com acesso público, ou seja, todo processo pode ser visualizado menos estes documentos, conforme Comunicado Nº 3/2023 - CPGID/RET/IFSP, atualizado em 04/07/2024, por meio do Comunicado Nº 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP. Nestes casos, para a visualização de todo o conteúdo do processo, deverá ser realizada uma solicitação via Fala.BR.

Lista de Tipos de Processos do IFSP ativados para Consulta Pública Inteiro Teor 

Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

(Publicado: Quarta, 01 de Maio de 2024, 13h37 / Última atualização em Quinta, 13 de Junho de 2024, 18h33)

Desde novembro/2022, o EP (a partir de junho/2024, este trabalho foi assumido pela Coordenadoria de Gestão da Informação – CGI-DDI) vem revisando os tipos de processos para adequação ao Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades–fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

Implantação do Serviço Protocolar Documentos Junto ao IFSP - Governo Digital

(Publicado: Quarta, 30 de Agosto de 2023, 18h37 / )Última atualização em Sexta, 01 de Dezembro de 2023, 12h15)

Com vistas à Transformação Digital* dos órgãos do governo federal, a Coordenadoria do Escritório de Processos (CEPR), atendendo as diretrizes da Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DDI-PRD), coordenou as etapas do projeto para a implantação do serviço do balcão digital: Protocolar Documentos junto ao IFSP 

 Este serviço possibilita aos cidadãos (portador ou interessado), aos órgãos e às entidades públicas e privadas protocolar documentos e processos pela Internet, de forma eletrônica junto ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo - IFSP, sem a necessidade de se deslocarem fisicamente até os Campus ou Reitoria do IFSP e, ainda, evitar gastos com o envio de correspondência postal.

Dentre as várias ações que vinham sendo executadas ao longo deste ano, a equipe responsável pelo projeto, ministrou na última sexta-feira (25/08/2023) treinamento para cerca de 50 servidores do IFSP, previamente cadastrados no Suap - Sistema Unificado de Administração Pública para operarem como atendentes nas demandas de entrega de documentos, encaminhadas pelos cidadãos para a sua unidade, a partir do Portal gov.br no referido serviço.

O objetivo é disponibilizar um novo serviço através de um canal, totalmente digital, proporcionando ao cidadão a comodidade em suas interações com o governo, já que elimina a necessidade do seu deslocamento até a instituição, podendo protocolar a entrega de seus papéis/documentos de forma virtual.

O serviço entrará em produção a partir de 01/09/2023.

(*) Transformação digital no governo significa oferecer um serviço público de qualidade, com menos gasto de tempo e dinheiro por parte do cidadão, para melhorar a vida daqueles que vivem e trabalham no país.

O potencial da transformação digital no setor público é enorme. Com a automação de serviços, o país reduz substancialmente as suas despesas anuais e torna a vida do cidadão mais fácil. Monitora-se melhor a oferta desses serviços e suas melhorias, tornando mais direta e transparente a relação do Estado com os brasileiros.

Governo Digital

Central de Serviços do IFSP Digital - Nova Aba de Opção para Abertura de Chamados - Área de Protocolo

(Publicado: Segunda, 04 de Setembro de 2023, 18h08 / Última atualização em Segunda, 15 de julho de 2024, 12h00)

Com a implantação em 01/09/2023 do serviço: Protocolar documentos junto ao IFSP - Governo Digital, cadastrado dentro do Módulo Catálogo Digital (Suap), também,  foi disponibilizada uma nova opção para abertura de chamados no Módulo Central de Serviços (Suap), para atendimento às demandas das áreas de Protocolo dos Campi, relacionadas às dúvidas sobre esse novo serviço.   

Dentre as opções temos:

"CGI - Conceitos"}

1. Documento: Unidade de registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado.

 2. Documento digital: Informação registrada e codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistemas computacionais. Pode ser:

3. Documento nato-digital: Documento criado originalmente em meio eletrônico.

4. Documento digitalizado: Documento obtido a partir da conversão de um documento físico para uma fiel representação em código digital.

 5. Processo: Documento ou conjunto de documentos que requer um estudo detalhado, incluindo procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos, ou instruções para pagamento de despesas. Esses documentos são protocolados e autuados por órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

 5.1.. Processo Eletrônico: Processo em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

 5.2. Processo de Negócio: Conjunto de atividades ou tarefas estruturadas e inter-relacionadas que produzem um serviço ou produto específico para clientes ou para um cliente particular.

 6. Fluxos: Registro das movimentações de documentos e processos.

 7. Assinatura Eletrônica: Forma de assinar documentos e processos eletrônicos de maneira digital. Existem vários tipos de assinaturas eletrônicas. 

 7.1. Existem diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, cada uma com níveis variados de segurança e aplicabilidade. Aqui estão os principais tipos:

7.1.1.  Assinatura Eletrônica Simples:

7.1.2. Assinatura Eletrônica Avançada:

7.1.3. Assinatura Eletrônica Qualificada:

7.2. Exemplos de Aplicação

7.3. Ferramentas e Certificados Digitais

Para a criação e uso de assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas, são frequentemente utilizadas ferramentas e plataformas como:

A escolha do tipo de assinatura eletrônica depende do nível de segurança necessário e do valor jurídico requerido para o documento em questão. As assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas fornecem maior segurança e são apropriadas para documentos que exigem um nível mais alto de autenticidade e integridade.4o

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• Tipos de assinaturas existentes.
• Como converter um pdf em um pdf/A e assiná-lo através de um certificado digital. 

 {tab title="CGI - Perguntas Frequentes"}

 

1. Como defino o nível de acesso e classifico um documento nos módulos de documentos e processos eletrônicos?

Acessar o tutorial: Atribuindo o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos. Quanto a classificação de documentos, essa atribuição está a cargo da Coordenadoria de Gestão da Informação, portanto, o servidor usuário do sistema Suap, módulo de documentos e processos não necessita se preocupar com essa classificação, apenas, deve-se atentar para o modelo de documento correto a ser utilizado, bem como, o tipo de processo correto a ser instruído.

2. Que tipos de processos devo utilizar?

Cada processo eletrônico tem seu tipo correspondente definido no módulo já com as parametrizações básicas desse processo, como nível de acesso padrão e sua classificação. Caso não haja o tipo de processo que precise, abra um chamado na Central de Serviços – IFSP Digital. Saiba como acessando o Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. 

3. Faço os ofícios da Direção Geral, que antes tinha a sigla DRG/SLT, mas nesse novo formato ele sai com a sigla e nome da Coordenadoria de Apoio à Direção. Não teria como eu fazer e sair DRG?

O servidor em função de chefia pode gerenciar as pessoas ou setores que podem gerar documentos com a sigla de sua área. As orientações constam no tutorial: Atribuindo perfil para o servidor operar documentos e processos eletrônicos no Suap.

4. O rodapé, que não pode ser editado, está sem o telefone, como podemos arrumar isso ?

O telefone é uma "variável" no documento eletrônico que o puxa automaticamente do cadastro de telefones do módulo de Gestão de Pessoas na opção "Setores do menu". Apenas a chefia do setor possui a permissão de inserir e modificar o telefone, para isso ele deve, dentro do SUAP, ir no Módulo Gestão de Pessoas | Setores , buscar o setor desejado, clicar em "Gerenciar Telefones" e atualizar as informações. Lembrando que a variável reproduzirá o que está no cadastro do setor relacionado ao setor dono do documento criado e que foi selecionado pelo(s) operador(es) deste documento eletrônico. 

5. Os ofícios externos feitos por outros setores do Campus, que antigamente tinham a numeração da Diretoria Geral (DRG) agora podem ser feitos diretamente por esses setores (numeração e sigla deles) e apenas assinados pela Direção?

Sim é possível pois a identificação do documento não é feita apenas pelo número, mas sim por todo o conjunto de número + setor. Mas é claro que fica a critério do campus convencionar a sigla que deverá ser usada, caso seja apenas DRG será necessário o compartilhamento do setor DRG com outras pessoas ou setores, vai depender de uma análise de conveniência e risco.

{tab title="Histórico - CEPR/IFSP-Digital"}

 

Com a entrada em operação no Suap – Sistema Unificado de Administração Pública dos Módulos de Documentos e Processos Eletrônicos, o IFSP atende ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Para planejar, articular, implantar e gerenciar as diversas ações do projeto, por meio da Portaria n.º 2.059/2017, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital - NGPID.  Apresentação IFSP Digital 

Em 26/08/2021 a Portaria 4.772 revogou a 2.059/2017, com a mudança dos membros.

Para ver todo o histórico de ações e documentos produzidos pela CPGID, acesse a aba  intitulada "CPGID - Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital"

 

Em 12 de julho de 2022 – publicada a Portaria Nº 3929/IFSP, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e revogou a Portaria 4772 de 26 de agosto de 2021, estabeleceu a competência do CPGID no âmbito do IFSP e designou os membros.

 

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Em destaque: DOCUMENTOS ELETRÔNICOS 1. Desde setembro de 2021, somente os servidores lotados na Coordenadoria do Escritório de Processos executam o cadastro de Modelos de Documentos Eletrônicos no Suap. Todos os servidores receberam a notificação no Suap, conforme abaixo: "[SUAP] Notificação Prezados Gestores Sistêmicos de Documentos Eletrônicos, Dando continuidade ao procedimento de centralização no IFSP Digital da gestão do módulo de documentos eletrônicos, informamos que no dia 01/09/2021, haverá o descredenciamento dos servidores cadastrados com o perfil de Gestores Sistêmicos de Documentos Eletrônicos. As demandas de criação/ajuste de modelos de documentos eletrônicos no SUAP deverão ser encaminhadas para o e-mail ifspdigital@ifsp.edu.br (*), para discussão com as respectivas áreas gestoras. Atenciosamente, Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital" (*) Desde abril/2022 toda demanda sobre documentos eletrônicos está sendo feita por meio, apenas, da Central de Serviços do IFSP Digital, por abertura de chamado, conforme orienta o Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços - IFSP Digital.

Abril/2023

1. TCU informa o encerramento do monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, considerando cumpridas as recomendações e parabenizando o IFSP pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria.  Veja texto destacado do referido documento:  "5. Assim sendo, parabeniza-se a IFE pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria, eis que, consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos." Para saber mais, clique neste link: CPGID

Setembro/21

1. Aberto o Processo 23305.011633.2021-57  Contendo o "Planejamento e monitoramento de ações para adequação do IFSP ao Acórdão 484/21 TCU - plenária" que manterá todo o histórico das atividades realizadas para o atendimento do referido acórdão deixando esse processo público para consulta.

Setembro/2020

1. COMUNICADO No.1/2020 - CAP-PRA - De 09/09/2020 - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio e COMUNICADO Nº 2/2020 - CAP-PRA - De 08/10/2020 - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio Tratam da criação dentro do Suap de 28 Modelos de Documentos Eletrônicos para atender as rotinas de Patrimônio do IFSP.  2. O IFSP Digital solicitou à TI o desenvolvimento da funcionalidade que permite às pessoas externas ao IFSP verem e assinarem documentos eletrônicos As pessoas externas, devidamente cadastrados no SUAP e que não são servidores ou estudantes, poderão acessar e assinar documentos eletrônicos, como atas, contratos, dando ciência e validade nos documentos eliminando a necessidade de impressão e digitalização desses documentos, atendendo uma grande demanda de várias áreas do IFSP.  3. Estão disponíveis para utilização vários modelos de documentos eletrônicos da DAPAD utilizados para realização de IPS e PAD Todos os documentos utilizados estão sendo colocados no formato eletrônico facilitando assim o trabalho das comissões.

Março/2019

1. COMUNICADO CONJUNTO 1/2019 - DLA-PRA/PROADM/RET/IFSP / GAB-RET: Implementação do Ofício Geral Eletrônico e desativação do Memorando no SUAP Disponibilizado em 18 de março de 2019, o modelo eletrônico do documento "Ofício Geral - para assuntos de guarda não permanente" no Módulo de Documentos Eletrônicos no SUAP. Neste mesmo dia, em concordância com o Manual de Redação da Presidência - 3ª edição, o tipo de documento "Memorando" foi desativado no SUAP. A numeração é automática nos moldes propostos pelo manual, portanto o setor de Protocolo Geral CPG-GAB não irá mais fornecer o número de Ofício. O modelo do Ofício Geral foi elaborado pela cadastradora de modelos de documentos do Gabinete, que em breve estará divulgando também o modelo de Edital Geral, Comunicado Geral e Comunicado Conjunto Geral. Foi preparado um material de apresentação sobre a implementação do ofício em PDF e vídeo MP4, disponíveis nos links abaixo: Link da apresentação em PDF : Ofício - Apresesentação em PDF Link da apresentação em vídeo: Ofício - Apresesentação em vídeo

Janeiro/2019

1. Comunicado Interno 1/2019 - DLA-PRA/PROADM/RET/IFSP, Assunto: Formulários da CCM- DGP Gestão de Pessoas disponíveis no módulo de Documentos Eletrônicos do SUAP Foram inseridos pela CCM-DGP no módulo de Documentos Eletrônicos 15 tipos de requerimentos para uso a partir do dia 29/01/19: Alteração de Dados Bancários, Alteração de localização de exercício (mudança de setor dentro do mesmo Câmpus e sem Função), Atualização Cadastral, Auxílio Natalidade, Auxílio Pré-Escolar, Auxílio Transporte, Cadastro de Horário de Trabalho, Declaração Funcional, Inclusão de Dependentes para Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família, Inclusão ou Exclusão de Dependentes(s) para Dedução de Imposto de Renda, Justificativa de Faltas e Atrasos, Licença Gala (Casamento), Licença Nojo (Falecimento de Pessoa da Família), Licença Paternidade e sua Prorrogação, Saúde Suplementar. Os roteiros de utilização e mais informações podem ser obtidos no Quadro de transição digital da área de Gestão de Pessoas

Dezembro/2018

1. SUAP - MÓDULO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS - Modelo de "Memorando Geral DFE" disponível para utilização e demais recomendações

Abril/2018

1.  Núcleo Gestor do IFSP Digital fará apresentação dos módulos de Documentos e Processos Eletrônicos no Suap 2.  IFSP Digital: novo módulo no Suap para abertura de processos

Março/2018

1.  Atualização do SUAP dia 16/04 das 7h às 12h | 1. Processo e Documentos e Eletrônicos

Janeiro/2018

1. Apresentação IFSP Digital - Vídeo do Professor Antonio Airton Palladino.

Setembro/2017

1. IFSP Digital: Tramitação digital de documentos e processos trará economia, agilidade e segurança

 

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{tab title="CPGID - Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital"color_inactive_handles="true" outline_handles="true" outline_content="true"}

 

Em 06/06/2024, por meio da Portaria 3019/IFSP a CPGID foi extinta.

Todo o material produzido por esta comissão permanecerá guardado no processo eletrônico 23305.013629.2021-23, bem como, aqui neste espaço de divulgação.

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A Comissão de Governança do IFSP Digital - CPGID foi constituída com as finalidades: 

1. Planejar, alinhar e acompanhar ações estratégicas na gestão de documentos e processos eletrônicos; 
2. Normatizar as ações relacionadas a documentos e processos eletrônicos;
3. Atender às demandas de órgão externos e legislações relacionadas a documentos e processos eletrônicos;
4. Orientar o público interno e externo do IFSP nos procedimentos relacionados a documentos e processos eletrônicos do IFSP, consultando instâncias superiores e comissões pertinentes. 

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Destaque:

• Em 03 de abril. de 2023: 

TCU informa o encerramento do monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, considerando cumpridas as recomendações e parabenizando o IFSP pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria. 

Veja texto destacado do referido documento: 

"5. Assim sendo, parabeniza-se a IFE pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria, eis que, consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos."

 Saiba mais, acessando a aba "Documentos Externos"

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• Em 05 de julho de 2023:

Publicada no sítio do Escritório de Processos matéria que trata da ativação no Suap da consulta pública de inteiro teor aos processos eletrônicos do IFSP. 

Saiba mais, clicando no link abaixo:

Ativação da Consulta Pública Inteiro Teor para os Processos Eletrônicos do IFSP (Atualização constante)

 

 

PORTARIA Nº 3019/IFSP, DE 06 DE JUNHO DE 2024 REVOGA a portaria nº 5591, de 08 de novembro de 2023, instituída pela Portaria nº 3929/IFSP, de 12 de julho de 2022, face a decisão de extinguir a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital - CPGID, pois os trabalhos realizados por esta comissão serão incorporados aos processos do IFSP Digital. Esta decisão foi possível em virtude dos esforços, dedicação e excelente trabalho realizado, frente às solicitações tempestivas de ações imediatas e de resposta aos órgãos de controle que foram exigidas, fazendo com que o IFSP atingisse uma boa maturidade no que diz respeito ao trabalho com documentos e processos eletrônicos, à consulta pública de processos e à aplicação das conformidades frente às exigências da LGPD, em implantação na nossa instituição.

PORTARIA Nº 5591/IFSP, DE 08 DE NOVEMBRO DE 2023 Altera, em parte, a Portaria no 1750, de 27 de abril de 2023, instituída pela Portaria 3929, de 12 e julho de 2022, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital - CPGID. Dispensa o servidor PIERRE AQUINO CARNEIRO, arquivista e designa o servidor JÚLIO CESAR RIBEIRO PINTO, para compor a CPGID.    PORTARIA No 1750/IFSP, DE 27 DE ABRIL DE 2023 Altera, em parte, a Portaria no 6396, de 27 de outubro de 2022, instituída pela Portaria 3929, de 12 e julho de 2022, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital - CPGID. - Dispensa a servidora LUCIANA APARECIDA SANTOS DE BARROS e designa o servidor ADALBERTO RODRIGUES QUEIROZ, para compor a CPGID.   PORTARIA Nº 6396/IFSP, DE 27 DE OUTUBRO DE 2022 Altera, em parte, a Portaria nº 5480/IFSP, de 16 de setembro de 2022,  instituída pela Portaria 3929, de 12 e julho de 2022, reconstituindo a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e determinando suas finalidades.   PORTARIA Nº 5480/IFSP, DE 16 DE SETEMBRO DE 2022. Altera, em parte, a Portaria nº 3929/IFSP, de 12 de julho de 2022, reconstituindo a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e determinando suas finalidades. Constitui a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID.   PORTARIA Nº 3929/IFSP, DE 12 DE JULHO DE 2022 CONSTITUIR a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID.   PORTARIA NORMATIVA N.º 54/2022 - RET/IFSP, DE 30 DE MAIO DE 2022: Regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas. Revoga a Portaria Normativa RET/IFSP.   PORTARIA Nº 6472/IFSP, DE 6 DE DEZEMBRO DE 2021. Aprova a alteração da data limite da ativação da consulta pública de inteiro teor para os novos processos eletrônicos assinalados no cronograma como de curto prazo, que passa de 01/01/2022 para 01/07/2022 e revogar o Anexo I da Portaria nº. 6129/IFSP, de 17 de novembro de 2021, que está sendo substituído pelo Anexo I - Plano de Ação para atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU – Plenário v2, desta portaria.   PORTARIA NORMATIVA N.º 25/2021 - RET/IFSP, DE 1 DE DEZEMBRO DE 2021 Regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos  no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas.   PORTARIA Nº 6129/IFSP, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2021. Considerando o Ofício nº 000.439/2021-SECEXEDUCAÇÃO, que comunica a determinação do Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário ao IFSP para providenciar a elaboração de um plano de ação destinado à implementação de meio eletrônico para realização de processos administrativos, e a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa; e a Portaria nº 4772/IFSP, de 26 de agosto de 2021, que define atribuições do Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital - NGPID e designa servidores para nova composição, e o que consta no Processo nº 23305.015054/2021-83.   PORTARIA No 4772/IFSP, DE 26 DE AGOSTO DE 2021. Define  as  atribuições  do  Núcleo  Gestor  do  Projeto  IFSP  Digital (NGPID)  para  planejar,  implementar  e  acompanhar  projetos  relacionados  a documentos  e  processos  eletrônicos  em  sistema  informatizado,  e  alterar  a composição  de  seus  membros.   Portaria n.º 2.059/2017, DE 02 DE JUNHO DE 2017 Designa servidores para constituírem o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital.

Dezembro/2023

COMUNICADO N.º 3/2023 - CPGID/RET/IFSP de 08/12/2023 - Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas diretrizes para o atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário

Agosto/2023

OFÍCIO Nº 13/2023 - PRO-PRD/RET/IFSP de 09/08/2023 - Diretrizes do TCU para o atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário (Conforme reunião do Pró-reitor de Desenvolvimento Institucional com auditores do TCU em julho/2023). COMUNICADO N.º 1/2023 - CPGID/RET/IFSP de 14/08/2023 - TREINAMENTO DOS OPERADORES NO SERVIÇO "PROTOCOLAR DOCUMENTOS JUNTO AO IFSP" DO GOVERNO DIGITAL

Março/2023

RELATÓRIO COMISSÃO N.º 1/2023 - CPGID/RET/IFSP - RELATÓRIO DE REGISTRO DE MEDIDAS ADOTADAS - RRMA de 15/03/2023 - Período de Atualização: outubro/2022 a fevereiro/2023 RELATÓRIO COMISSÃO N.º 2/2023 - CPGID/RET/IFSP - RELATÓRIO SEMESTRAL PARA O ACOMPANHAMENTO DA SITUAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO  2º Semestre 2022

Dezembro/2022

COMUNICADO N.º 4/2022 - CPGID/RET/IFSP N.º 4/2022 - CPGID/RET/IF de 29/12/2022  -  Ferramenta sem custo para anonimização de dados pessoais e dados pessoais sensíveis aprovada pela DTI-PRD

Novembro/2022

OFÍCIO CIRCULAR Nº 1/2022 - CPGID/RET/IFSP de 09/11/2022 - Solicitação de preenchimento do Documento de Autorização de Consulta Pública de Processos Eletrônicos - Acórdão 484/2021 - TCU Plenário.

Setembro/2022

OFÍCIO N.º 3/2022 - CPGID/RET/IFSP de 20/09/2022 - Esclarecimentos sobre a decisão da não migração para o SEI para a utilização de documentos e processos eletrônicos.

Junho/2022

COMUNICADO N.º 3/2022 - NGPID/RET/IFSP de 30/06/2022 - Alteração da data de início para a ativação da consulta pública dos tipos de processos referentes ao Acórdão 484/21 - TCU - Plenário no âmbito do IFSP.

Maio/2022

OFÍCIO N.º 1/2022 - NGPID/RET/IFSP de 24/05/2022- Definição dos Modelos de Documentos Eletrônicos e Tipo de Processo Eletrônico para o trâmite de documentos e processos físicos.

Dezembro/2021

COMUNICADO N.º 1/2021 - NGPID/RET/IFSP de 13/12/2021 - Informações e orientações referentes ao Acórdão 484/21 - TCU - Plenário no âmbito do IFSP.

Outubro/2021

OFÍCIO CIRCULAR N.º 2/2021 - NGPID/RET/IFSP de 18/10/2021 - Consulta às áreas do IFSP sobre os tipos de processos trabalhados e a definição dos prazos para a liberação da consulta pública de inteiro teor dos processos, para atendimento ao Acórdão 484/21 do TCU.

Setembro/2021

Processo 23305.011633.2021-57 - "Planejamento e monitoramento de ações para adequação do IFSP ao Acórdão 484/21 TCU - plenária" que manterá todo o histórico das atividades realizadas para o atendimento do referido acórdão deixando esse processo público para consulta.

 

Abril/2023

Ofício ??/2023-TCU/AudEducação, de 03/04/2023. Processo TC 042.610/2021-4. Natureza: notificação do Acórdão 303/2023-TCU-Plenário. Anexo: peça 127 (Acórdão 303/2023-TCU-Plenário). Neste Ofício o TCU informa o encerramento do monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, considerando cumpridas as recomendações e parabenizando o IFSP pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria. Veja texto destacado do referido documento: "5. Assim sendo, parabeniza-se a IFE pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria, eis que, consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos."

Junho/2021

Ofício-circular 1/2021-TCU/SecexEducação, de 15/06/2021. Processo TC 027.948/2019-6. Natureza: notificação do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário. Os dois objetivos principais da auditoria realizada pelo TCU são: a) que as IFEs implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os autos sejam autuados em formato digital (item 9.1.1 do Acórdão); e b) que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa - Pesquisa Pública (item 9.1.2).

Março/2021

2021 - Acórdão TCU 484 -PL 9.1.1. implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os novos autos sejam autuados em formato digital, nos termos do Decreto 8.539/2015 e da Portaria-MEC 1.042/2015; 9.2.2. disponibilizem em destaque nos seus portais da internet, na página inicial ou na própria de transparência, botão específico da funcionalidade de Pesquisa Pública das ferramentas de processo eletrônico...

 

O IFSP Digital é suportado pelos servidores do Escritório de Processos e realiza a gestão dos módulos de Documentos e Processos Eletrônicos no SUAP e as demais ações operacionais relacionadas a eles. Porém,  em junho/2024, essa gestão passou para a Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI.

Em Manuais.IFSP, na prateleira sobre Gestão da Informação - CGI encontram-se alguns tutoriais, os quais tratam de procedimentos ligados a muitas ações que vem sendo trabalhadas nesta Comissão, dentre os quais destacamos:

E-mail:  cpgid@ifsp.edu.br  (e-mail extinto em 06/06/2024)

Central de Serviços:  Para atendimento à quaisquer assuntos relativos à Documentos e Processos Eletrônicos do IFSP. Saiba como, acessando o Tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital 

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