1. Atribuindo perfil para o servidor operar documentos e processos eletrônicos no Suap

Premissa:

• Para poder criar e editar documentos e processos eletrônicos a pessoa tem que ser servidora, prestadora de serviços ou estagiário não obrigatório (bolsista) no IFSP, previamente cadastrada no Suap.

1. Quem pode atribuir o perfil para o servidor/prestador/ estagiário bolsista operar e/ou criar documentos e processos eletrônicos? 

O chefe da área ou um servidor com poder de chefe no setor do servidor/prestador/estagiário bolsista, que analisa a necessidade da sua área.

2. Qual o caminho no Suap?

Figura - 1

a) No menu lateral clicar no módulo DOCUMENTOS/PROCESSOS;

b) Clicar na Guia: "Gerenciamento de Permissões"

Figura - 2 - Destaque da mensagem que é apresentada ao servidor com poder de chefe

Figura - 3 - Guia onde aparece os servidores com "Poder de Chefe":

O servidor com poder de chefe pode atribuir esse perfil para outros servidores, quando entender necessário. Por exemplo: um servidor que o substituirá na função por algum motivo (Férias, Afastamento). É só procurar o nome do servidor e fixá-lo no campo e clicar no botão "Enviar"

3. Atribuindo perfil para operacionalizar e/ou criar Processos Eletrônicos

3.1. Na aba "Processo Eletrônico", será possível gerenciar permissões de processos eletrônicos com Setores ou com Servidores,  Prestadores de Serviços e estagiários não obrigatórios (bolsista) (opções 1 e 2 da Figura - 3)

Figura - 4

3.2. A opção 1) Gerenciar Permissões de Processos Eletrônicos com Setores se desdobra em duas permissões:

a) Setores que podem operar processos eletrônicos do(a) XXXX - Este nível de perfil permite aos servidores lotados no setor, tramitar processos, bem como, outros setores de interesse, que necessitam ser autorizados a operar processos do setor dono do perfil (XXXX).

b) Setores que podem operar e criar processos eletrônicos do(a) XXXX - Este nível de perfil permite aos servidores lotados no setor tramitar processos, bem como, outros setores de interesse, que necessitam ser autorizados a operar e criar processos do setor dono do perfil (XXXX). 

Quando a permissão é dada ao Setor (e não servidor a servidor), ao entrar ou sair um servidor no setor, automaticamente o perfil que está atribuído ao setor reflete no perfil do servidor. Ou seja, ao ingressar no setor os perfis serão herdados e ao sair do setor, os perfis serão removidos.

3.3. A opção 2) Gerenciar Permissões de Processos Eletrônicos com Servidores e Prestadores de Serviços se desdobra em duas permissões:

a) Servidores/Prestadores de Serviços que podem operar processos eletrônicos do(a) XXXX - Este nível de perfil permite cadastrar servidores do próprio setor e de outros setores, prestadores de serviços e estagiários não obrigatório (bolsistas) para operar processos do setor dono do perfil (XXXX).

b) Servidores/Prestadores de Serviços que podem operar e criar processos eletrônicos do(a) XXXX - Este nível de perfil permite aos servidores lotados no setor e de outros setores de interesse, prestadores de serviços e estagiários não obrigatório (bolsistas), que necessitam ser autorizados a operar e criar processos do setor dono do perfil (XXXX).

Pode-se utilizar esta opção para cadastrar os servidores do setor dono do perfil, porém, caso o servidor saia do setor, a chefia, salvo decisão contrária, deve lembrar de removê-lo do perfil, pois, caso contrário, o servidor, mesmo estando em outra área, continuará operacionalizando os processos do setor dono do perfil. 

4. Atribuindo perfil para operacionalizar Documentos Eletrônicos

Segue a mesma lógica do item 3.

Figura - 5

Figura - 6 - Destaque das Regras Gerais para a atribuição do perfil para editar e/ou ler Documentos Eletrônicos 

Figura - 7 - Aba de cadastro de perfil para editar e/ou ler Documentos Eletrônicos 

Todas as vezes que indicar informação nos campos, conferir os dados e clicar no Botão "Enviar"

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Elaborado por Regiani Aparecida da Silva - CGI-DDI - junho/2024

Atualizado por Regiani A da Silva - CGI-DDI -  em 05.12.2024 - inserido o estagiário não obrigatório (bolsista) - possui prontuário.