Histórico - CEPR/IFSP-Digital

1. TCU informa o encerramento do monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, considerando cumpridas as recomendações e parabenizando o IFSP pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria.

 Veja texto destacado do referido documento:

 "5. Assim sendo, parabeniza-se a IFE pelo atingimento dos objetivos almejados pela auditoria, eis que, consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos."

Para saber mais, clique neste link: CPGID

Criação da Central de Serviços do IFSP Digital - Documentos e Processos Eletrônicos

Em 13/07/2022, entrou em funcionamento a Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital. Desta forma, os servidores passaram a abrir chamados para suporte do IFSP Digital no módulo da Central de Serviços do SUAP, para atendimento às ocorrências e dúvidas sobre Documentos e Processos Eletrônicos, cujo atendimento é dado pelos servidores do Escritório de Processos.

Saiba mais, acessando o tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

1. Aberto o Processo 23305.011633.2021-57 

Contendo o "Planejamento e monitoramento de ações para adequação do IFSP ao Acórdão 484/21 TCU - plenária" que manterá todo o histórico das atividades realizadas para o atendimento do referido acórdão deixando esse processo público para consulta.

1. COMUNICADO No.1/2020 - CAP-PRA - De 09/09/2020 - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio e COMUNICADO Nº 2/2020 - CAP-PRA - De 08/10/2020 - Assunto: Documentos Eletrônicos do Patrimônio

Tratam da criação dentro do Suap de 28 Modelos de Documentos Eletrônicos para atender as rotinas de Patrimônio do IFSP. 

2. O IFSP Digital solicitou à TI o desenvolvimento da funcionalidade que permite às pessoas externas ao IFSP verem e assinarem documentos eletrônicos

As pessoas externas, devidamente cadastrados no SUAP e que não são servidores ou estudantes, poderão acessar e assinar documentos eletrônicos, como atas, contratos, dando ciência e validade nos documentos eliminando a necessidade de impressão e digitalização desses documentos, atendendo uma grande demanda de várias áreas do IFSP. 

3. Estão disponíveis para utilização vários modelos de documentos eletrônicos da DAPAD utilizados para realização de IPS e PAD

Todos os documentos utilizados estão sendo colocados no formato eletrônico facilitando assim o trabalho das comissões. 

1. COMUNICADO CONJUNTO 1/2019 - DLA-PRA/PROADM/RET/IFSP / GAB-RET: Implementação do Ofício Geral Eletrônico e desativação do Memorando no SUAP

Disponibilizado em 18 de março de 2019, o modelo eletrônico do documento "Ofício Geral - para assuntos de guarda não permanente" no Módulo de Documentos Eletrônicos no SUAP. Neste mesmo dia, em concordância com o Manual de Redação da Presidência - 3ª edição, o tipo de documento "Memorando" foi desativado no SUAP.

A numeração é automática nos moldes propostos pelo manual, portanto o setor de Protocolo Geral CPG-GAB não irá mais fornecer o número de Ofício.

O modelo do Ofício Geral foi elaborado pela cadastradora de modelos de documentos do Gabinete, que em breve estará divulgando também o modelo de Edital Geral, Comunicado Geral e Comunicado Conjunto Geral.

Foi preparado um material de apresentação sobre a implementação do ofício em PDF e vídeo MP4, disponíveis nos links abaixo:

• Link da apresentação em PDF : Ofício - Apresesentação em PDF
• Link da apresentação em vídeo: Ofício - Apresesentação em vídeo

1. Comunicado Interno 1/2019 - DLA-PRA/PROADM/RET/IFSP, Assunto: Formulários da CCM- DGP Gestão de Pessoas disponíveis no módulo de Documentos Eletrônicos do SUAP

Foram inseridos pela CCM-DGP no módulo de Documentos Eletrônicos 15 tipos de requerimentos para uso a partir do dia 29/01/19: Alteração de Dados Bancários, Alteração de localização de exercício (mudança de setor dentro do mesmo Câmpus e sem Função), Atualização Cadastral, Auxílio Natalidade, Auxílio Pré-Escolar, Auxílio Transporte, Cadastro de Horário de Trabalho, Declaração Funcional, Inclusão de Dependentes para Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família, Inclusão ou Exclusão de Dependentes(s) para Dedução de Imposto de Renda, Justificativa de Faltas e Atrasos, Licença Gala (Casamento), Licença Nojo (Falecimento de Pessoa da Família), Licença Paternidade e sua Prorrogação, Saúde Suplementar.
Os roteiros de utilização e mais informações podem ser obtidos no Quadro de transição digital da área de Gestão de Pessoas

1. SUAP - MÓDULO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS - Modelo de "Memorando Geral DFE" disponível para utilização e demais recomendações

Modelo de "Memorando Geral DFE"
dez/18 SUAP - MÓDULO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS - Modelo de
"Memorando Geral DFE" disponível para utilização e demais recomendações
No dia 07/12/18, estará disponível o modelo de "Memorando Geral DFE" para
utilização dentro do módulo de Documentos Eletrônicos no SUAP. Trata-se do
primeiro documento eletrônico implementado pela equipe IFSPDIGITAL,
juntamente com a gestora do módulo e presidente CPSIA.
Convidamos as equipes de administração dos câmpus e da reitoria para uma
apresentação via Videoconferência, a ocorrer em 07/12/18, das 14h às 15h.
Neste encontro serão abordados os seguintes tópicos:
1- Como será a estratégia de implementação dos documentos eletrônicos?
2- Onde encontrar os tutoriais, e documentos de apoio sobre nível de acesso,
classificação de temporalidade e assinaturas eletrônicas?
3- Como acompanhar a disponibilização de novos modelos?
4 - Apresentação do roteiro de elaboração do "Memorando Geral DFE" no SUAP

1. Núcleo Gestor do IFSP Digital fará apresentação dos módulos de Documentos e Processos Eletrônicos no Suap

Na próxima quarta-feira, 11 de abril, no horário das 10h às 11h30, no auditório Aldo Ivo do Câmpus São Paulo, será apresentado aos servidores da reitoria do IFSP um tutorial sobre os módulos de Documentos e Processos Eletrônicos. O objetivo é demonstrar as ferramentas básicas que serão implementadas no Suap para produção e tramitação de documentos e processos eletrônicos no âmbito do IFSP.

A apresentação será conduzida pelos servidores integrantes do Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital (NGPID): Antonio Palladino, Suzana Chardulo e Pierre Carneiro. O tutorial será gravado e disponibilizado a todos os servidores por meio da página do IFSP Digital.

De acordo com Pierre Carneiro, a produção de documentos em meio eletrônico vai contribuir para a transparência dos atos administrativos e a rápida recuperação das informações, além da implementação da cultura de gestão documental no instituto. Suzana Chardulo ressalta da importância da apresentação para o conhecimento de como abrir processos no novo módulo de processos eletrônicos, visto que no atual módulo de protocolo não será mais possível abrir processos a partir da entrada em funcionamento no Suap.

Clique aqui para saber mais informações sobre o IFSP Digital.

2.  IFSP Digital: novo módulo no Suap para abertura de processos

 Os novos módulos de documentos e processos eletrônicos do IFSP serão lançados no próximo dia 16 de abril.

Nessa data, o atual módulo de protocolo será parcialmente desativado e não estará mais disponível para abertura de novos processos, apenas continuará funcionando para tramitação dos processos existentes.

Assim, todos os novos processos deverão ser abertos no novo módulo de Processos Eletrônicos. Na criação de um processo eletrônico poderão ser adicionados documentos eletrônicos e digitalizados para, em seguida, serem tramitados. 

O caminho para acessar esse módulo no SUAP é:  [Administração]>[Processos Eletrônicos] e depois selecionar [Processo] ou [Abrir Requerimento]. 

Hoje, no auditório Aldo Aldo Ivo do Câmpus São Paulo, foi apresentado aos servidores um tutorial sobre os novos módulos. Assista ao vídeo da apresentação aqui. Acesse a página IFSP Digital e veja o Tutorial - Processos Eletrônicos e Tutorial - Documentos Eletrônicos. 

As novas funcionalidades só estarão disponíveis a partir das 12h do dia 16 de abril. No horário das 7h às 12h haverá interrupção do Suap justamente para possibilitar a atualização (saiba mais).

1. Atualização do SUAP dia 16/04 das 7h às 12h | 1. Processo e Documentos e Eletrônicos

Achou que não ia ter mais novidades?

• • • • • Publicado: Quinta, 29 de Março de 2018, 19h00
        • Acessos: 17095

Índice de Artigos

Para a entrada de novas funcionalidades para atender os cursos de Pós Graduação e Processo e Documentos e Eletrônicos, o SUAP estará inacessível dia 16/04/2018 (segunda-feira) das 7h às 12h.

O que vai mudar?

Muitas mudanças relacionadas à melhoria de usabilidade e de desempenho dos módulos estão sendo implantadas. Dentre as principais novidades duas se destacam:

1. Processo e Documentos e Eletrônicos

Motivado pelo projeto do IFSP-Digital (saiba mais acessando o link) o SUAP terá os módulos de Documentos Eletrônicos para a criação de documentos e Processos Eletrônicos para que todo o trâmite de um processo ocorra digitalmente. Assim trazendo como benefícios a celeridade na tramitação e economia de recursos de impressão, proporcionando um impacto ambiental positivo, por exemplo.

Dúvidas, sugestões ou mais informações? Entre em contato pelo endereço de e-mail ifspdigital@ifsp.edu.br.

Veja aqui as atividades de desenvolvimento de software relacionadas a implantação do Processo e Documentos e Eletrônicos.

2. Pós Graduação

Os processos e gerenciamento dos cursos e alunos de pós grauação no IFSP passarão a ser executados no Suap, assim como hoje ocorre para os cursos de graduação. Atualmente essa modalidade de curso é gerenciada pelo Nambei, não atendendo algumas das necessidades da Instituição. Dentre os benefícios estão a emissão de relatórios gerenciais, diários eletrônicos, informações integradas e alguns documentos poderão ser emitidos diretamente pelo o aluno, sem a necessidade da solicitação para a secretaria.

Dúvidas, sugestões ou mais informações? Entre em contato pelo endereço de e-mail prp@ifsp.edu.br.

Importante que os setores de TI dos campi atualizem as versões do Nambei , que estarão com os fluxos da pós graduação bloqueados.

Veja aqui as  atividades de desenvolvimento de software relacionadas a implantação da Pós Graduação.

Por que dia 16/04?

Está quase tudo pronto! A nova versão está no processo final de homologação pelas áreas envolvidas e ainda podem passar por pequenos ajustes. Assim sendo, foi planejada a troca da versão e a disponibilização em produção para toda comunidade do IFSP no dia 16 de abril de 2018, segunda-feira.

Mas 5 horas... tudo isso mesmo?

Sim, mas temos bons motivos para isso. Para a entrada desas funcionalidades é necessário um período de manutenção para efetuar a troca de versão das aplicações acadêmicas, backup dos bancos de dados e a migração das informações para o Suap.

Dessa forma no período das 7h até 12h estarão inacessíveis: SUAP, Nambei, Aurora e RODA.

Dúvidas e sugestões podem ser enviadas para suporte@ifsp.edu.br.

 EDITADO:

Notícia e Tutoriais sobre os módulos de documentos e processos eletrônicos no SUAP aqui. 

Entre 16 a 20 de abril, haverão vídeo-conferências para orientações e esclarecimentos de dúvidas na sala 01 ou 02. Data e horários:

• • • • • 16/04 (segunda-feira) das 14h às 15h30
        • 17/04 (terça-feira) das 10h às 11h
        • 18/04 (quarta-feira) das 14h às 15h
        • 20/04(sexta-feira) das 10h às 11h

Publicado: Segunda, 16 de Abril de 2018, 11h42 | Acessos: 6018

A previsão para retorno do SUAP será às16h.

Embora previsto anteriormente para às 12h (veja mais), as rotinas para atualização e migração de dados estão demorando mais que o planejado. Com isso a previsão para o retorno do SUAP será às 16h.

Agradecemos a compreensão.

1. Apresentação IFSP Digital

Vídeo do Professor Antonio Airton Palladino.

1. IFSP Digital: Tramitação digital de documentos e processos trará economia, agilidade e segurança

O IFSP está se preparando para uma modernização administrativa e tecnológica, com a futura implantação dos módulos de Documentos e Processos Eletrônicos no Sistema Unificado de Administração Pública, o SUAP, em atendimento ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Para tanto, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital (NGPID), por meio da Portaria n.º 2.059/2017, que em articulação com uma equipe multidisciplinar envolvendo Gabinete, Pró-reitorias, Escritório de Processos ,  a Comissão Permanente do Sistema Integrado da Administração (CPSIA) e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Copad) desenvolverá um plano de trabalho e gerenciará as diversas ações do projeto, entre as quais alinhamento com a alta administração, comunicações internas, modelagem de processos de negócios, capacitação de servidores, orientação quanto à classificação e organização de documentos e apoio a ações de sustentabilidade. 

A principal mudança prevista para novembro/2017 será a implantação do módulo denominado Processo Eletrônico, cujos documentos serão tramitados digitalmente, em substituição ao atual módulo de Protocolo para abertura de processos administrativos.

Giuseppe D’Agostino, presidente do NGPID,  Antonio A. Palladino e Suzana M.I.Chardulo, coordenadores gerais do núcleo, ressaltam que no módulo Documentos Eletrônicos se realizará gradualmente a padronização de modelos de vários documentos como memorandos, circulares, requisições, entre outros. Quanto à validação, esta ocorrerá através de assinatura digital dentro do sistema. Manuais, tutoriais e programação de capacitações serão disponibilizados através de uma página do IFSP Digital, além de todas as informações sobre o projeto. 

“É uma mudança de cultura, uma quebra de paradigma. Aquela velha imagem do servidor público carimbando papéis vai mudar. Teremos, daqui alguns anos, um IFSP muito mais moderno, mais ágil e transparente”, analisam Giuseppe e Paladino. “Essa tecnologia a ser disponibilizada vai nos ajudar a repensar nossos processos, a economizar recursos para alcançarmos esse patamar de excelência que todos nós almejamos.”

Veja todos os documentos:

Portaria n.º 2.059/2017 – designa servidores para o Núcleo Gestor do IFSP Digital.

Decreto n.º 8.539/2015 – dispõe sobre o uso do meio eletrônico pelos órgãos federais.