Evolução dos trabalhos relacionados ao Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

Detalhamento dos Tipos Inativos no Suap e as Ações a serem executadas

Nome	Privado?	Restrito?	Público?	Nível de Acesso Padrão	Ativo	Exibir Filtro na Consulta Pública	Qtde de Processos	Ações a serem executadas
Ensino: Ambientes Virtuais e Plataformas				Público			92	Como a maioria não se refere ao assunto, o tipo será eliminado e os processos migrados para outros tipos mais adequados. (Ver chamado 1042)
Ensino: Produção de Recursos Educacionais Digitais				Público			18	Como a maioria não se refere ao assunto, o tipo será eliminado e os processos migrados para outros tipos mais adequados. (Ver chamado 1042)
Ensino: Sistemas Acadêmicos				Público			512	Como a maioria não se refere ao assunto, o tipo será eliminado e os processos migrados para outros tipos mais adequados. (Ver chamado 1042) (Ver chamado 1042)
Gestão da Informação: Gestão Documental				Público			396	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem				Público			3	Analisar com a DDI a necessidade de abertura de processo para execução de mapeamentos e modelagens de processos de trabalho.
Inovação: Bolsas e Auxílios				Público			4	Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRP. Ainda pendente de definição (Chamado Central IFSP Digital # 719)
Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93				Público			147	Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração.
Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93				Público			315	Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração.
Prestação de Serviços				Público			89	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Processo Teste: Este Tipo Foi Criado para Migrar Processos Cujo Autor Não Autuou com Documentação - Processo Vazio (Para Uso Exclusivo do Escritório de Processos)				Público			11.986	(CGI) Verificar a possibilidade de exclusão desses processos da base do Suap. (* Destes, 11.868 estão vazios.)
Total de Processos a serem Migrados							1.107

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Existem tipos de processos inativos, que por estarem em estudo, já estão com a classificação do Conarq. São eles:

1. Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem
2. Inovação: Bolsas e Auxílios
3. Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93
4. Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Detalhamento dos Tipos Inativos no Suap e as Ações a serem executadas

Nome	Privado?	Restrito?	Público?	Nível de Acesso Padrão	Ativo	Exibir Filtro na Consulta Pública	Qtde de Processos	Ações a serem executadas
Ensino: Documentos e Relatórios				Público			1117	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Ensino: Produção de Recursos Educacionais Digitais				Público			18	(PRE) Avaliar a manutenção ou não deste tipo (Ver chamado 1042)
Ensino: Sistemas Acadêmicos				Público			492	(PRE) Avaliar a manutenção ou não deste tipo (Ver chamado 1042)
Gestão da Informação: Gestão Documental				Público			396	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem				Público			3	Analisar com a DDI a necessidade de abertura de processo para execução de mapeamentos e modelagens de processos de trabalho.
Inovação: Bolsas e Auxílios				Público			3	Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRP. Ainda pendente de definição (Chamado Central IFSP Digital # 719)
Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93				Público			147	Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração.
Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93				Público			315	Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação. Não haverá migração.
Prestação de Serviços				Público			89	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Processo Teste: Este Tipo Foi Criado para Migrar Processos Cujo Autor Não Autuou com Documentação - Processo Vazio (Para Uso Exclusivo do Escritório de Processos)				Público			11.986	(CGI) Verificar a possibilidade de exclusão desses processos da base do Suap. (* Destes, 11.868 estão vazios.)
Total de Processos a serem Migrados							2112

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Existem tipos de processos inativos, que por estarem em estudo, já estão com a classificação do Conarq. São eles:

1. Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem
2. Inovação: Bolsas e Auxílios
3. Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93
4. Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Detalhamento dos Tipos Inativos no Suap e as Ações a serem executadas

Nome	Privado?	Restrito?	Público?	Nível de Acesso Padrão	Ativo	Exibir Filtro na Consulta Pública	Qtde de Processos	Ações a serem executadas
Ensino: Documentos e Relatórios				Público			15.013	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Ensino: Outros				Público			351	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Ensino: Produção de Recursos Educacionais Digitais				Público			18	(PRE) Avaliar a manutenção ou não deste tipo (Ver chamado 1042)
Ensino: Sistemas Acadêmicos				Público			492	(PRE) Avaliar a manutenção ou não deste tipo (Ver chamado 1042)
Extensão: Bolsas e Auxílios				Público			0	Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRX
Gestão da Informação: Gestão Documental				Público			396	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem				Público			3	Analisar com a DDI a necessidade de abertura de processo para execução de mapeamentos e modelagens de processos de trabalho.
Inovação: Bolsas e Auxílios				Público			0	Este tipo foi criado recentemente, porém precisa ser definida a sua manutenção ou não pela PRP
Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93				Público			147	Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação.
Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93				Público			315	Este tipo foi inativado pelo motivo de mudança de legislação da licitação.
Prestação de Serviços				Público			89	Migrar os processos para Tipos mais específicos
Processo Teste: Este Tipo Foi Criado para Migrar Processos Cujo Autor Não Autuou com Documentação - Processo Vazio (Para Uso Exclusivo do Escritório de Processos)				Público			11.972	(CGI) Verificar a possibilidade de exclusão desses processos da base do Suap. (* Destes, 11.878 estão vazios.)
Total de Processos a serem Migrados							15.849

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Existem tipos de processos inativos, que por estarem em estudo, já estão com a classificação do Conarq. São eles:

• Extensão: Bolsas e Auxílios
• Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem
• Inovação: Bolsas e Auxílios
• Licitação: Dispensa - Acima de R$ 8 mil Lei 8.666/93
• Licitação: Dispensa - Até R$ 8 mil Lei 8.666/93

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4). 

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (395), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

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Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.

Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84). 

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Evolução das Ações

Fonte: Suap

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401. 

Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Situação até 31/12/2023 

Fonte: Suap

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

 Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 37,45% se referem a 176 tipos que foram inativados, e destes, 154 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

Quantidade de processos autuados em tipos que foram inativados:

 Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 62,13% (292), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 93,18% (164). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (154) estar sob sua gestão. 

Escrito por Regiani / Projeto Desenvolvido por: Regiani A Silva e Janaína Zaffani / Colaboração: Suzana Mayumi Chardulo / Supervisão: Antonio A Palladino - EP

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos, porém 146 tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas e viraram tipo "Reserva", que faz parte dos tipos inativos no sistema e que pode ser utilizado para criação de novos tipo. Portanto, dentro dos 324 tipos (ativos e não ativos), existem cerca de 386 mil processos eletrônicos autuados desde março/2018 (início da autuação de processos por meio eletrônico (Suap) pelo IFSP) até 29/11/2023.  

(*) Os processos classificados no tipo "Reserva" já foram migrados para tipologias mais adequadas.

Dentro dos 30 tipos inativos, existem classificados cerca de 28 mil processos para os quais o EP vem providenciando a reclassificação para os tipos ativos.

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Representação Gráfica do Projeto

Posição Suap 29/11/2023

Do total de 294 Tipos de Processos ativos no Suap, para 199 (67,69%) já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

Ressalte-se que 37,45% se referem aos 176 tipos já inativados, e destes, 146 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e que tiveram seus processos migrados, estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras. Ainda restam cerca de 28 mil processos a serem migrados, que correspondem aos 30 tipos inativados, distribuídos nas áreas gestoras, conforme gráfico abaixo: 

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 61,28% (288), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 90,91% (160). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (146) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo: 

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 378 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até a primeira quinzena de outubro 2023.

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Registro da Evolução do Projeto

Posição Suap 15/10/2023

Do total de 295 Tipos de Processos ativos no Suap, para 63,39% já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

Ressalte-se que 37,23% se referem aos 175 tipos já inativados, e destes, 122 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 56,38% (265), sendo que dos ativos são 43,73% (129) e dos inativos 77,71% (136). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (122) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo:

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 461 tipos de processos, sendo que dentro desses tipos, já são mais de 350 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até o 1º semestre 2023.

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

(*) Falta identificar a área gestora.

Posição Suap 10/07/2023

 Quantidade de processos eletrônicos autuados nos tipos de processos sob a responsabilidade de cada área gestora da Reitoria - desde 2018 (implantação do Processo Eletrônico no Suap): 

Posição Suap 06/07/2023

Destaque:

 

Quantidade de Processos Eletrônicos Autuados nos tipos de processos sob a responsabilidade da Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PRD: 

 

Posição Suap 06/07/2023 

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Evolução das Ações

Fonte: Suap

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

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Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401. 

Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 378 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até a primeira quinzena de outubro 2023.

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Registro da Evolução do Projeto

Posição Suap 15/10/2023

Do total de 295 Tipos de Processos ativos no Suap, para 63,39% já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

Ressalte-se que 37,23% se referem aos 175 tipos já inativados, e destes, 122 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 56,38% (265), sendo que dos ativos são 43,73% (129) e dos inativos 77,71% (136). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (122) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo: