Análise preliminar da competência sobre o assunto
OPasso primeiro1: passoLeitura atenta e completa do teor da manifestação.
Passo 2: Confirmar se a unidade/servidor tem competência para iniciarresponder parcial, ou integralmente, o que o usuário manifesta. Ao clicar na figura de equipe no canto superior direito da aba de tratamento, é possível visualizar todos os colaboradores responsáveis, inclusive de outras unidades.
Passo 3: Caso se confirme a competência sobre o assunto, prossiga para as orientações sobre tratamento da manifestação éna apróxima página.
Passo 4: Caso sua leitura atenta e completa. Após esse procedimento inicial, se o teorunidade não é de suatenha competência ou competência da unidade, utilizesobre o bate-papoassunto, parcial ou integralmente:
I. Informe no campo "Escreva aqui sua contribuição" eo informeseguinte:
a. à Ouvidoria-Geral, podendo indicar a unidade ou servidor responsável, quandose tiver ciência.ncia da área responsável:
Em leitura preliminar, identificamos que não temos competência sobre o assunto da manifestação. Encerramos nosso atendimento e indicamos o envio para a área XXXX.
b. se não tiver ciência da área responsável:
Em leitura preliminar, identificamos que não temos competência sobre o assunto da manifestação. Encerramos nosso atendimento, porém, desconhecemos a área responsável.
II. Para enviar a contribuição,enviar, clique no ícone de avião de papel aoe, ladoantes doclicar ícone de clipes. Não deve ser utilizado ono botão "finalizarFinalizar tratamento"
, Importanteconfirme ressaltarse queestá mais de uma unidade poderá ser indicada diretamente pela Ouvidoria-Geral na fase de tramitação da manifestação. Portanto, é importante observarcorreto o campo "Responsável pela análise" na tela inicial de gestão dos protocolos, se atendo a responder ao que for de responsabilidade da sua unidade.
Ressalta-se que a identidade da parte manifestante é pseudonimizada automaticamente pelo sistema. Portanto, nos casos em que no teor da manifestação não constar a identificação e for imprescindível conhecê-la para o tratamento adequado, poderá requerer para a Ouvidoria-Geral por meio do bate-papo.entendimento.
Figura 8 - Exemplo de solicitaçãojustificativa dade identificaçãoausência dade partecompetência manifestante.
Fonte: IFSP (2023).
III. Após o envio da mensagem, antes de finalizar o tratamento, é possível excluir o comentário. Clique no círculo branco no canto superior direito da mensagem, depois no ícone de lixeira e a mensagem será apagada. O procedimento serve para qualquer outra situação similar.
Figura 9 - Exemplo de remoção de mensagem no bate-papo.
Fonte: IFSP (2023).
IV. Após a finalização, se verificada a necessidade, é possível reabrir o tratamento. Para tanto, clique no botão "Reabrir tratamento". O sistema enviará uma mensagem automática para a equipe responsável.
Figura 10 - Exemplo de finalização e reabertura de tratamento.
Fonte: IFSP (2023).
Figura 11 - Exemplo de alerta de reabertura de tratamento.
Fonte: IFSP (2023).
Observação: na Figura 11 a notificação se refere ao ambiente de treinamento do sistema, de acesso da Ouvidoria. A mensagem do ambiente de produção terá outro remetente e identificação, porém, com a mesma estrutura principal.