Padronizando as Informações.

Padronização é um conceito utilizado para manter a estabilidade nos processos, garantindo que as atividades realizadas sempre da mesma forma, obtendo elevada qualidade. Informações organizadas facilitam o acesso, uso, reutilização e produção de resultados dos dados.

1 - Apresentação da Estrutura do Sistema.

•  Organização - Grupos - Conjuntos - Planilhas.

O Ckan do IFSP conta com uma única organização, sete grupos e quarenta conjuntos. Neste manual veremos como organizar todos os conjuntos de uma mesma forma, seguindo um padrão único, passando por tanta facilidade na inserção como a busca por informações no sistema.

Figura 1 - Organização.

Figura 2 - Grupos.

 Figura 3 - Conjuntos.

Figura 4 - Planilhas.

2 - Descrição dos Conjuntos.

Utilizaremos como exemplo o conjunto Informações Campus IFSP.

A apresentação do conjunto deve seguir o seguinte padrão. 

• Resumo do conjunto iniciado com a descrição:

        Os conjuntos de dados apresentados (descrição a que o conjunto se refere; por exemplo: orçamento - bolsas - informações do campus) do IFSP com as seguintes informações: + a descrição dos dados que compõem as planilhas de acordo com o PDA vigente.

• Referência para localização do conjunto de dados:

       Para interpretar o conjunto de dados baixe o arquivo de dicionário de dados clicando aqui (link para o conjunto de dados).

• Indicação para converter os conjuntos em outros formatos: 

     Para abrir os arquivos no formato Comma-Separated Values(CSV) veja o tópico Formas de abrir arquivos .CSV em https://dados.ifsp.edu.br/organization/about/ifsp

*Ao abrir ou atualizar o conjunto, copiar estas informações, abrir a aba gerenciar, colar o conteúdo no campo descrição e preencher com as informações do conjunto. 

Figura 5 - Botão Gerenciar.

Figura 6 - Campo Descrição

3 - Dados e recursos.

Neste item são inseridas as informações das planilhas de dados e devem estar apresentadas da seguinte forma. 

• Titulo do conjunto - com inicial maiúscula.
• Período de referência - Período: + ano.
• * Quando a atualização for semestral utilizar  - Período: semestre + ano.
• Data de extração com mês e ano: Data de atualização + mês (minúsculo + ano).
  

Figura 7 - Padrão das Informações das Planilhas.

4 - Etiquetas.

As etiquetas são "palavras chave" onde o usuário pode localizar os itens de sua pesquisa por assunto. 

Figura 8 - Filtro etiquetas

Devem sempre serem cadastradas em letra minúscula.

Figura 9 - Modelo padrão 

Elas podem referenciar conjuntos de um mesmo grupo, bem como de grupos diferentes.

Figura 10 - Demonstração de variedade.

5 - Informações adicionais.

São os metadados do sistema. Indicam as informações básicas do conjunto quanto a sua administração. Podem ser editadas no botão     de cada conjunto.

Os itens editáveis são: 

• Autor - Diretoria responsável.
• Mantenedor - Diretoria responsável.
• Categorias no VCGE - vocabulário controlado para indexar informações (documentos, bases de dados, sites etc) no governo federal.
• Frequência de Atualização - Ano (Mês) - com as iniciais em guardas.

Figura 11 - Padrão das Informações Adicionais.