[Chefia.1] Avaliar Frequências

Quem faz? Chefia

Sugere-se que a chefia realize a verificação nas folhas dos servidores de seu setor no início de cada mês.

1 - Prazos para Ajuste da Frequência no Sistema de Ponto

O sistema de ponto permite ajustes nas folhas de frequência conforme os prazos estabelecidos na Instrução Normativa nº 8/2022 – RET/IFSP:

Servidor(a): pode realizar ajustes até o 5º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
Exemplo: para a frequência de maio/2025, o prazo vai até 07/07/2025.
Chefia imediata: pode realizar ajustes até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
Setor de Gestão de Pessoas: até o 1º dia antes do terceiro mês subsequente ao mês de referência.

Não será possível homologar a folha se:
- Existir solicitações que não foram avaliadas pela chefia
- Houver registros manuais que não foram confirmados pela chefia.

2 - Dados da Folha de Frequência

A tela de frequências exibe os dados relacionados à folha no mês de referência. Veja na tabela abaixo a explicação de cada campo:

Campo	Descrição
Mês/Ano	Indica o mês e o ano da folha que está sendo analisada.
Homologada pela Chefia	Informa se a folha foi homologada pela chefia. Caso não tenha sido, o campo exibirá "Não".
Carga Horária Planejada	Apresenta o total de horas de trabalho planejadas para o mês de referência.
Carga Horária Realizada	Mostra o total de horas efetivamente registradas pelo servidor durante o mês.
Débito	Indica o total de horas de débito acumuladas pelo servidor no mês, ou seja, a diferença entre a carga horária planejada e a realizada.
Débito Pendente	Informa se existem débitos ainda não compensados/abonados. Caso esteja como "0h00m", significa que o servidor não possui débitos pendentes para o mês.
Crédito	Exibe o total de horas extras registradas pelo servidor no mês.
Crédito Disponível	Indica o total de créditos disponíveis para o servidor, considerando períodos anteriores.
Banco de Horas	Apresenta o saldo atual do banco de horas do servidor.
Adicional Noturno	Informa o total de horas de adicional noturno realizadas no mês.
Faltas	Exibe o número total de faltas registradas no mês, independentemente de terem sido compensadas ou abonadas.
Faltas sem Abono	Mostra o total de faltas que não foram abonadas (não considera compensações).
Dias disponíveis para exames de Câncer	Informa a quantidade de ausências ainda disponíveis no ano para a realização de exames preventivos de câncer, conforme previsto no Decreto nº 12.246/2024.
Botões Disponíveis	Inclui os botões "Mês Anterior" e "Mês Seguinte" para navegar entre os meses, "Reprocessar folha" e "Logs" para exibir o histórico de alterações ou registros.

Em conformidade com o Decreto nº 12.246/2024, servidores ocupantes de cargo público de provimento efetivo, bem como contratados temporariamente nos termos da Lei nº 8.745/93, passaram a ter direito a até três ausências por ano para a realização de exames preventivos de câncer, sem necessidade de compensação da jornada.

A opção "Reprocessar folha" é utilizada para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet. Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

Em "Logs" é possível visualizar o histórico detalhado de registros e ações realizadas pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. Nesta tela, é possível acompanhar informações como inclusão de frequências, registros de afastamentos, solicitações de compensação de horário e outras alterações efetuadas.

3 - Filtrar Frequência

Para acessar e avaliar as folhas de frequência no sistema SUAP, siga os passos abaixo:

Acesse o SUAP com sua conta institucional (IFSP).
No menu lateral, selecione: Gestão de Pessoas > Administração de Pessoal > Frequência > Chefia > Avaliar Frequências.
Na tela de filtros exibida (conforme imagem), selecione:

- O mês e o ano desejados.
- Se necessário, ajuste o campo “Setor”, caso você seja chefia hierarquicamente superior de mais de uma unidade.
- Os campos Homologada e Pendências permitem filtrar as folhas conforme o status de homologação e existência de pendências, com as opções: Sim ou Não.
Após configurar os filtros, clique no botão Filtrar.

A opção "Todos gerenciados por mim" retorna todas as folhas onde sou chefia ou substituto no período selecionado.
Os resultados aparecerão abaixo. Para visualizar e avaliar uma frequência, clique no ícone de lupa ao lado do registro desejado.

4 - Validar ou Rejeitar Frequência Manual

Para servidores(as) que efetuarem o registro manual da frequência, será preciso que a chefia valide essa frequência utilizando o botão "Validar frequência". Para isso, é necessário localizar o dia correspondente que requer validação.

O ícone indica que você é a autoridade responsável pela avaliação da frequência.

4.1 Ajuste de Frequência pela Chefia

Caso haja divergência no horário registrado, a chefia poderá realizar o ajuste diretamente e, obrigatoriamente, deverá inserir uma justificativa para a alteração.

Essa justificativa ficará registrada no sistema e poderá ser consultada posteriormente por meio do botão "Visualizar Frequência", na coluna "Motivo alteração".

A chefia deve verificar todas as frequências antes de homologar a folha, pois a ausência de registros não é automaticamente identificada pelo sistema.

4.2 Rejeição de Frequência pela Chefia

O sistema permite que a chefia imediata rejeite registros manuais de frequência, assegurando maior controle sobre a regularidade das marcações.

Regras para rejeição:

A rejeição deve ser justificada pela chefia.
A frequência rejeitada gerará débito automático, com base na carga horária planejada para o dia.
Caso o servidor não corrija a marcação, o extrator de frequência considerará o débito, que será posteriormente integrado ao sistema do governo.

Notificações e visualização:

O servidor receberá uma notificação informando sobre a rejeição.
O motivo da rejeição ficará visível na tela de frequência, ao acessar o respectivo dia.

Ao clicar no botão "Validar frequência", será disponibilizada a seguinte tela:

1) Clique no campo "Horário" para corrigir as informações registradas pelo(a) servidor(a), caso julgue necessário. O formato deve ser como na imagem acima.

2) Clique no campo "Motivo alteração" para informar o motivo da alteração.

Em caso de inércia da chefia, o sistema manterá os registros informados pelo servidor.

Após a validação, a frequência do(a) servidor(a) apresentará o registro da carga horária validada.

Note que no exemplo constam 4 horas de carga horária realizada e 4 horas de débito. O(a) servidor(a) deverá solicitar a compensação ou abono do saldo pendente e esta solicitação deverá ser avaliada novamente pela chefia.

Passado o período para o servidor solicitar compensação/abono, e caso não o tenha feito, nas frequências com débitos, irá aparecer para a chefia a opção de "Avaliar abono", veja imagens abaixo:

4. Informações gerais

Na tela de frequências temos disponíveis as informações sobre os Dados da Folha e os seguintes botões:

1) Clique no botão "Reprocessar folha" para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet.

Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

2) Clique no botão "Homologar folha" para :

3) Clique no botão "Voltar" para voltar à página anterior.

4) Clique no botão "Logs" para visualizar o histórico de registros de ações efetuadas pelo(a) servidor(a) ou chefia imediata.

Caso o(a) servidor(a) não tenha registrado a frequência, solicite que realize a ação com urgência, a fim de evitar o comprometimento dos prazos. Para os casos de ausência, utilize o botão "Registrar Falta".