Adesão dos participantes ao PGD

Este manual assume que você está familiarizado com os conceitos e definições do novo PGD. Dessa forma, antes de prosseguir, recomendamos a leitura das Definições e Visão Geral do Ciclo PGD. 

A adesão dos participantes ao PGD é o ato que habilita o servidor a poder pactuar os seus Termos de Compromisso e Responsabilidade (TCRs) com as chefias da Unidades Executoras (UEs) e a subsequente elaboração dos Planos de Trabalho (desde que seu setor esteja habilitado a participar).

1. Solicitação de adesão do servidor ao PGD

Permissões requeridas: ser servidor ativo.

A solicitação é feita via processo eletrônico. Será mostrado o passo a passo para a criação dos requerimentos e processo a seguir.

1.1 Criar o requerimento para Adesão ao PGD

1.  Acessar, via menu, DOCUMENTOS/PROCESSOS >> Documentos Eletrônicos >> Documentos, e, na tela de listagem dos documentos, acionar o botão "Adicionar Documento de Texto".
   
2.  Preencher os dados da seguinte forma:
   1. Tipo do Documento: Requerimento
   2. Modelo: 
      1. Para Servidor: Pessoal PGD - Requerimento - Adesão/Alteração
      2. Para Estagiário: Pessoal PGD - Requerimento - Adesão/Alteração - Estagiários Não Obrigatório
   3. Nível de Acesso: Restrito
   4.  Setor Dono: o campo já vem pré-preenchido
   5. Hipótese Legal: Informação Pessoal
   6. Assunto: Adesão ao PGD
   7.  Clicar em Salvar
3. O usuário será redirecionado para a exibição do documento criado, onde, deve-se executar o botão Editar >> Texto e preencher conforme as instruções:
   1. Tipo de Adesão:  (   ) Adesão Inicial; ou  (   ) Alteração da adesão aprovada no Processo nº XXXXX.XXXXXX.XXXX-XX (buscar pelo link o número do processo de adesão inicial)
   2. Informação do PGD Pretendido:
              Docentes: ( X ) Teletrabalho Parcial
              Téc-Adm: assinalar conforme o caso
              Estagiário: assinalar conforme o caso
   3. Formas de Registro de Entregas: 
               Docente:  ( X ) PIT - Plano Individual de Trabalho aprovado
               Téc-Adm: ( X ) Plano de Trabalho via módulo SUAP
               Estagiário: não há preenchimento
   4. Autodeclaração da Situação Funcional: 
               Docente: responder todas as 7 perguntas
               Téc-Adm: responder todas as 7 perguntas
               Estagiário: não há preenchimento
   5. Ato Administrativo: copiar e colar o link do ato da Unidade Instituidora Descentralizada, geralmente o câmpus ou o setor.
      
   6.  Após todos os dados preenchidos clicar em Salvar e Visualizar. O usuário deverá ser redirecionado para a visualização do documento.
4.  Depois de revisar todas as informações preenchidas, pode-se Concluir o documento para posterior assinatura e solicitação das assinaturas.
5.  O próximo passo é realizar a assinatura do documento, clicando "Assinar" >> "Com Senha".
   1. Na próxima tela, clicar em "Definir Identificador",  onde será redirecionado para a tela onde deverá ocorrer de fato a assinatura;
   2.  Inserir a senha e clicar em "Assinar Documento"; o usuário será redirecionado para a tela de exibição do documento.
6.  Solicitar >>  Assinatura:
   1. Se Servidor: Chefia Imediata, Direção Adjunta e Direção Geral
   2. Se Estagiário: Supervisor
   3. Clicar em "Enviar Solicitações" 
7.  Após todas as assinaturas pode-se "Finalizar Documento" para prosseguir com o fluxo.

1.2 Criar o processo para Adesão ao PGD

1. Ainda na página do documento será habilitado o botão "Criar Processo", que, depois de clicado, o usuário será redirecionado para a página de criação do processo eletrônico, onde deverão ser preenchidos:
   1. Interessado: Próprio Servidor
   2. Tipo de Processo: Pessoal: Programa de Gestão de Desempenho (PGD)
   3. Assunto: Adesão ao PGD
   4. Nível de Acesso: Restrito
   5. Hipótese Legal: Informação Pessoal - dados pessoais e dados sensíveis 
      
   6. Setor de Criação: Setor de exercício do servidor
   7. ao Salvar, o usuário será redirecionado para a tela de visualização do processo, onde deve-se continuar o fluxo. 
2. Na tela do processo, acesse, na aba "Documentos", executar o botão "Adicionar Documento Interno" para adicionar, nos seguintes casos:
   1. Docentes:
      1. Plano Individual de Trabalho (PIT)
      2. Requerimento de Horário de Trabalho
   2. Téc-Adm:
      1. Requerimento de Horário de Trabalho
   3. Estagiário:
      1. TCE ou Aditamento constando a cláusula do PGD
3. Após a inserção dos documentos levando em consideração a categoria do funcionário, deve-se Encaminhar (sem despacho) para o setor de gestão de pessoas responsável.

2. Registro da adesão do servidor ao PGD

Permissões requeridas: Ser usuário do grupo Coordenador de Gestão de Pessoas,  Coordenador de Gestão de Pessoas Sistêmico ou  pgd Administrador.

Acesso ao Recurso: Gestão de Pessoas > PGD v2 > Adesões> Participantes

Abaixo é mostrado a tela inicial de listagem de Participantes do PGD:

2.1 Adicionando um participante

Para adicionar um participante, o operador deve acessar a listagem de participantes e selecionar, através dos filtros na parte superior, o nome do servidor e acessar os detalhes de sua participação, através do ícone de "lupa". A imagem abaixo ilustra esta ação:

Na próxima tela é mostrado todo o histórico de participação no PGD do servidor em questão. No caso, como pretende-se habilitá-lo, deve-se acionar o botão "Habilitar", conforme ilustrado na imagem a seguir.

Observações:

• O sistema permite indicar mais de uma modalidade/regime de execução do PGD. Se o participante for habilitado em mais de uma modalidade, a chefia da UE do participante poderá alternar entre elas a qualquer tempo através da interface de configuração da participação (ver Pactuação do TCR para mais detalhes), sem requerer ação por parte do setor de gestão de pessoas.
• A habilitação com uma data de início anterior à data atual permite que o servidor cadastre um Plano de Trabalho com período retroativo, desde que atendidos os demais critérios e dentro dos prazos de retroatividade permitidos.

Ao submeter o formulário, a adesão do participante será efetuada e o usuário será redirecionado para a interface de visualização da participação. Essa tela pode ser acessada através do ícone de visualização na listagem de participantes.

A imagem abaixo ilustra o formulário de efetivação de participação. Destaque para a mensagem alertando que a participação é válida somente para o setor atual. Se houver mudança de setor o processo de adesão à participação deve ser refeito visando a nova realidade do servidor.

3. Configurar Participação no PGD

Quem pode: A configuração da participação só pode ser feita pela chefia imediata do servidor, seu substituto ou pela hierarquia superior da chefia ativa.
Isso inclui:
- O chefe da Unidade Instituidora;
- O chefe ou substituto da Unidade Executora (UE);

1. Acesse o SUAP com sua conta institucional.
2. No menu lateral, selecione: GESTÃO DE PESSOAS → PGD v2 → Adesão → Unidade Executora.
   
   
   
   
   
3. Utilize o filtro para localizar a unidade executora desejada.
4. Clique no ícone da lupa para visualizar a listagem da equipe da unidade.
5. Na aba Equipe da Unidade, serão listados todos os membros da equipe da UE.

• • • Todos os membros aparecem inicialmente com a participação pendente de configuração.
    • Participantes inativos exibem um aviso de que não participam do PGD.

         6. Localize o docente e configure sua participação.

Servidores que não estão habilitados no PGD e nunca utilizaram alguma funcionalidade são omitidos dessa lista.

Quando o participante não possui uma configuração de participação anterior, a carga horária e a forma de trabalho para os dias da semana são preenchidas automaticamente com base na  folha de horário cadastrada para o servidor. Caso alguma dessas informações esteja incorreta, é possível realizar os ajustes no momento da configuração para que a pactuação do TCR seja concluída corretamente.

A atualização dentro do sistema não substitui a necessidade de manter a folha de horário oficial devidamente atualizada. Se houver inconsistências, o participante deve seguir as orientações do setor de Gestão de Pessoas para regularizar sua folha de horário.

4. Configurar TCR para Docente no PGD

Quem pode: A configuração do TCR pode ser feita pelo chefe da Unidade Instituidora, seu substituto ou pelo chefe ou substituto da Unidade Executora (UE).

Após a configuração da participação, o próximo passo é a configuração do Termo Circunstanciado de Responsabilidade (TCR).

1. Clique no botão TCR para criar o termo.
   
2. Após essa etapa, será necessário colher duas assinaturas: a da chefia e a do participante.

4.1 Assinar como Chefia

1. Acesse: GESTÃO DE PESSOAS → PGD v2 → Adesão → Unidade Executora;
2. Utilize o filtro para localizar a unidade;
3. Clique na lupa e, na aba da equipe, selecione o docente;
4. Clique no botão TCR e realize a assinatura.

4.1 Assinar como Participante

1. Acesse o SUAP com sua conta institucional;
2. No menu lateral, selecione: GESTÃO DE PESSOAS → PGD v2 → Minha Participação;
3. Clique em TCR e realize a assinatura.
   

2.2 Encerrando a participação de um servidor

Na interface de visualização da participação, é possível encerrar a participação de um servidor no PGD. Para isso, basta selecionar a opção  Desabilitar e informar uma data para que a participação seja encerrada.

Se uma data futura for informada, o participante poderá continuar operando no PGD até que a data especificada passe.

2.3 Alterando a modalidade e regime de participação de um servidor

Não é possível alterar uma participação cadastrada.

Para alterar a modalidade/regime de execução, é necessário encerrar a participação anterior e adicionar uma nova.

Encontrou algum problema? Se encontrou algum problema no fluxo de execução do sistema ou alguma informação equivocada neste manual, por favor, entre em contato através de suporte@ifsp.edu.br para reportar a situação.

A solicitação de qualquer melhoria no sistema depende da abertura de um chamado, por parte da própria DGP (ccp@ifsp.edu.br), junto à equipe de TI.

Elaborado por Karhyne Sousa Padilha de Assis - CDSA-DTI Revisado por Antônio Junior de Mattos - CDSA-DTI