Encaminhar e receber processos eletrônicos para outros órgãos/ entidades - papel do usuário

A - ENCAMINHAR PROCESSOS ELETRÔNICOS

Olá usuário, você precisa encaminhar um processo eletrônico a outro órgão/entidade?

Agora é possivel enviar um processo eletrônico ou um documento avulso a outro órgão/entidade, você poderá substituir o uso de e-mail pelos recursos do Tramita GOV.BR. Basta seguir passos a seguir.

VAMOS UTILIZAR O SEGUINTE EXEMPLO 

O campus de Presidente Prudente do IFSP precisa encaminhar um documento avulso à Prefeitura de Presidente Prudente, e abriu um processo eletrônico para ser encaminhado por meio do Tramita GOV.BR.

A1- Verificar se o órgão destinatário do processo está apto a receber um trâmite externo

A verificação do órgão destinatário poderá ser realizada no site do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, disponível neste link. Se o órgão constar da lista de "Implantado", siga em frente, caso contrário você deverá encaminhar os documentos/processos por outro meio institucional de comunicação, como por exemplo o e-mail.

São mais de 200 órgãos/entidades nas lista de "Implantado: O órgão/ entidade é classificado como implantado após a realização de testes de envio e de recebimento com sucesso, bem como de recusa em ambiente de produção."

Ao consultar a lista, que está em ordem alfabética, foi possível localizar a Prefeitura de Presidente Prudente, que utiliza o SEI como sistema de processo eletrônico.

A2- Abrir o processo e inserir o(s) documento(s) no SUAP

Ao abrir o processo eletrônico para tramitação externa de documento avulso ou diversos documentos, selecionar o nível de acesso público ou restrito, pois não será possível a tramitação externa de documento sigiloso.

A mesma recomendação acima serve para inserir documentos ao processo, pois só poderão ser tramitados externamente os processos com documentos públicos ou restrito.

A3- Fazer o ofício de solicitação de trâmite externo

Uma vez verificado que o órgão destinatário está na lista "Implantado", será necessário formalizar via ofício a solicitação de trâmite externo.

3.1 - Escolha o tipo de documento "Ofício" e o modelo "PROTOCOLO: TRAMITAÇÃO DE PROCESSO - OFÍCIO - TRÂMITE EXTERNO DE PROCESSO ELETRÔNICO"

3.2 - Selecione o destinatário do ofício

3.3 - Escreva o Assunto, a introdução contendo a motivação e a finalidade do trâmite externo, e número do processo

3.4 - Selecione o repositório do órgão/entidade destinatária

3.5 - Preencha os dados de identificação do destinatário

3.6 - Confirmação de que o órgão esta na lista de "Implantado".

3.7 - Assinar o documento e solicitar assinatura à autoridade competente de sua unidade, e inserir dentro do processo aberto que será encaminhado via Tramita GOV.BR.

A4- Despachar o processo ao APU ou à CPG/PRA

Pode ser que a sua unidade ainda não tenha um APU para receber o seu processo a ser encaminhado para outro órgão/entidade, neste caso você deverá despachar o processo para o setor CPG-PRA. Para saber se já existe um setor APU de sua unidade, basta realizar uma pesquisa no SUAP, no módulo de GESTÃO DE PESSOAS e depois Setores.

Para saber se o seu processo foi recebido pelo outro órgão/entidade, basta consultar os trâmites ao acessar seu processo no SUAP.

B - RECEBER PROCESSOS ELETRÔNICOS

Olá usuário, aqui você verá o caminho de como um processo criado por outro órgão/entidade chega até você como destinatário, além disso haverá algumas orientações para finalização do processo recebido de outro órgão.

B1- O fluxo do recebimento de um processo eletrônico de outro órgão/entidade 

Quando um outro órgão/entidade encaminhar um processo eletrônico ao IFSP haverá apenas um setor destinatário no IFSP apto para realizar o recebimento do tramite externo, que no caso será a Coordenadoria de Protocolo Geral - CPG-PRA lotada na reitoria, para depois encaminhar ao setor informal do APU da unidade, que irá identificar qual o setor destinatário e despachar o processo para o usuário realizar as providências solicitadas pelo órgão externo. 

Na ausência de APU na unidade, será a CPG -PRA que irá realizar o encaminhamento do processo ao setor de destino.

Caso o outro órgão externo tenha solicitado a devolução do processo após as providências do usuário lotado no IFSP, este deverá despachar o processo ao setor do APU da unidade ou para CPG-PRA, contendo o ofício de solicitação de trâmite externo.

B2- Orientação para finalização de processo eletrônico externo no SUAP 

Caso o processo recebido de outro órgão/entidade deva ser finalizado no IFSP, será necessário realizar uma edição do tipo do processo antes de realizar a finalização, pois todos os processos

aguardar testes no ambiente de produção para coleta de imagens

Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)
Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)
IFSP - Versão 01 - novembro/25