Fases da SRP e responsabilidades

4. FASES DA SRP

FASE	DESCRIÇÃO	ATRIBUIÇÕES	RESPONSÁVEIS
1ª	PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL INICIAL	Identificar necessidade institucional Definir objeto da contratação Definir unidade responsável Realizar reunião inicial de planejamento Definir cronograma macro Abrir processo eletrônico no SUAP Elaborar DFD	Setor demandante / CGRP-PRA/ Comissão SRP
2ª	SOLICITAÇÃO E EMISSÃO DA PORTARIA DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO (~~EPC~~)EPC)	Elaborar despacho de solicitação Submeter à autoridade competente Emitir Portaria Publicar Portaria Juntar Portaria no SUAP	Setor demandante / CGRP-PRA/Gabinete / Secretaria Administrativa
3ª	CONSTITUIÇÃO E ORGANIZAÇÃO DA EPC	Realizar reunião inicial Definir coordenador da EPC Distribuir atribuições Planejar cronograma detalhado	DLA-PRA CGRP-PRA EPC
4ª	DEFINIÇÃO PRELIMINAR DOS ITENS	Levantar necessidades técnicas Elaborar planilha preliminar Padronizar descrições Definir unidades de fornecimento Estimar quantitativos iniciais	Setor demandante EPC
5ª	ELABORAÇÃO DO ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR (ETP)	Analisar necessidade Levantar soluções de mercado (ESTUDO DE MERCADO) Realizar análise de mercado Definir solução mais vantajosa Justificar SRP Consolidar ETP Validar ETP	Setor demandante EPC CGRP-PRA
6ª	PESQUISA DE PREÇOS	Elaborar a Pesquisa de preços Mapa comparativo e Análise crítica de preços (se necessário) Instrumento de Medição de Resultado - IMR (se necessário)	EPC
7ª	ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA (TR) MINUTA	Elaborar especificações técnicas Definir obrigações da contratada Definir obrigações da Administração Definir ME/EPP, Margem de Preferência, Consórcio e Cooperativa Definir critérios de habilitação e justificar Definir critérios de medição e pagamento Definir prazos, garantias e penalidades	EPC
8ª	GERENCIAMENTO DE RISCOS	Elaborar Matriz de riscos ou justificar dispensa	EPC
9ª	CADASTRO E LANÇAMENTO DA IRP (edição)	Anexar documentação no SUAP Submeter processo à análise Cadastrar IRP Cadastrar Itens da IRP	EPC CGRP-PRA
10ª	CHECKLIST DOCUMENTAL E LIBERAÇÃO DA IRP	Conferir IRP Corrigir inconsistências Anexar documentação: ETP e TR preliminares; Anexos do TR e Termo de concordância Abrir Manifestação de interesse IRP (mínimo 8 dias úteis) Publicar comunicado institucional	CGRP-PRA EPC
11ª	MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE DOS PARTICIPANTES (abertura)	Abrir prazo para confirmação (mínimo 2 dias úteis) Negociar quantitativos/Analisar participantes Consolidar quantitativos	Campi participantes CGRP-PRA
12ª	CONSOLIDAÇÃO FINAL DA IRP	Gerar PDF de QUADRO IRP e inserir no SUAP Atualizar valor unitário e global estimados - TR/ETP Atualizar planilha final - Google Sheets Transferir IRP	CGRP-PRA
13ª	DIVULGAÇÃO DE COMPRAS	Incluir licitação SRP Alterar licitação Incluir quantitativo dos campi sem UASG (locais de entrega) Corrigir inconsistências Formar grupos (se houver) Gerar RELATÓRIO DE ITENS no SiasgNet e inserir SUAP Atualizar quantidades, valor global e locais de entrega no TR	CGRP-PRA
14ª	ELABORAÇÃO DAS MINUTAS	Inserir minuta de Termo de Concordância Solicitar lançamento no PCA Elaborar minuta da ARP Elaborar minuta de contrato (se houver) Elaborar minuta do edital Incluir Autorização para Abertura dos Procedimentos Licitatórios + Portarias Definir Pregoeiro e Equipe de Apoio (Inserir Portaria) Solicitar previsão orçamentária Lista de Verificação ELIC Elaborar Certificação Processual ELIC Revisar minutas	CGRP-PRA Participantes CPCA-PRA COC-PRA CLT-PRA DOF-PRA
15ª	ANÁLISE JURÍDICA	Encaminhar à Procuradoria Emitir parecer Resposta/Justificativa ao Parecer Jurídico	CLT-PRA Procuradoria Jurídica/ELIC CGRP-PRA COC-PRA CPCA-PRA EPC
16ª	CONSOLIDAÇÃO FINAL DOS ITENS	Consolidar planilha Consolidar ETP e TR (assinar)	EPC CGRP-PRA
17ª	PUBLICAÇÃO	Consolidar versão final dos documentos de planejamento Coletar Assinaturas (TR e Edital) Publicar aviso de contratação do compras Inserir o extrato da publicação DOU e PNCP no SUAP Responder eventuais pedidos de esclarecimento e impugnação	CGRP-PRA CLT-PRA COC-PRA CPCA-PRA EPC Pregoeiro
18ª	REALIZAÇÃO DO PREGÃO	Conduzir sessão Análise propostas Análise de amostras (se necessário) Julgar e habilitar fornecedor Responder eventuais recursos Adjudicar Homologar Inserir termos de julgamento, habilitação e homologação no processo SUAP Inserir propostas e documentos de habilitação dos vencedores por item/grupo no processo SUAP	Pregoeiro CGRP-PRA CLT-PRA COC-PRA CPCA-PRA EPC Autoridade competente
19ª	RELANÇAMENTO DE ITENS FRACASSADOS (se necessário)	Encaminhar processo para verificar viabilidade Analisar motivos do fracasso e elaborar nova SRP com os ajustes necessários Atualizar pesquisa de preços (se necessário) Iniciar os trabalhos a partir da etapa 9	CGRP-PRA EPC
20ª	FORMALIZAÇÃO DA ATA

Elaborar ARP nos "Artefatos digitais" do compras.gov.br
Coletar assinaturas
Publicar no PNCP
Inserir no SUAP
Comunicar vigência da SRP

CGRP-PRA

21ª

GESTÃO DA ATA VIGENTE

Analisar, com antecedência mínima recomendada de 120 dias, a possibilidade jurídica e operacional de aditamento de prazo e/ou renovação de quantitativos
Submeter decisão à autoridade competente
Emitir nota técnica ou despacho conclusivo indicando: ① viabilidade de prorrogação/aditamento ou ② necessidade de iniciar novo processo licitatório
Caso inviável a renovação: iniciar tempestivamente novo processo de contratação (retorno à Etapa 1)

CGRP-PRA

Autoridade competente

Setores mencionados na tabela acima:

DLA-PRA = Diretoria de Logística e Aquisições;
CGRP-PRA = Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços;
EPC= Equipe de planejamento da contratação (GT da Comissão Permanente de Sistema de Registro de Preços);
CLT-PRA = Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta;
COC-PRA = Coordenadoria de Contratos;
CPCA-PRA = Planejamento de Contratações, responsáveis por inserir as demandas da Reitoria no Plano Anual de Contratações (PAC);
ELIC = Equipe de Licitações e Contratos, unidade especializada da Procuradoria-Geral Federal (PGF);
Campus/Setor/Comissão SRP= Figura responsável por elaborar os documentos do planejamento da contratação, Termo de Referência, entre outros, para a Reitoria do IFSP.

Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):

Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações;
Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões;
Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços;
Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens;
Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável;
Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse;
Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual;
Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP;
Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras;
Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação;
Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário);
Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP;
Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF;
Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao câmpus responsável pela elaboração da documentação;
Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva;
Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços;
Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO);
Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP;
Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das pró-reitorias, confirmar quantitativo dos câmpus avançados no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata);
Solicitar análise técnica ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo;
Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas.

5.2 DO CÂMPUS, SETOR E COMISSÃO RESPONSÁVEL:

Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente;
Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual;
Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica;
Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão;
Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização dos certames;
Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços;
Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável;
Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata.

5.3 DO CÂMPUS PLENO, CÂMPUS AVANÇADO E PRÓ-REITORIA (ÓRGÃO PARTICIPANTE/ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG)

Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional;
Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual;
Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema Comprasnet 4.0 – IRP, no prazo estipulado (somente Câmpus Pleno);
Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Câmpus Pleno);
Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno;
Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014;
Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador;
Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.