Fases da SRP e responsabilidades

4. FASES DA SRP

FASE

DESCRIÇÃO

ATRIBUIÇÕES

RESPONSÁVEIS

1ª

PlanejamentoPLANEJAMENTO INSTITUCIONAL INICIAL

Identificar necessidade institucional Definir objeto da contratação
Definir unidade responsável
Realizar reunião inicial de planejamento
Definir cronograma macro
Abrir processo eletrônico no SUAP
Elaborar DFD

Setor demandante / CGRP-PRA/ Comissão SRP 

2ª

•SOLICITAÇÃO ReuniãoE EMISSÃO DA PORTARIA DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO (EPC)

Elaborar despacho de planejamentosolicitação
Submeter à autoridade competente
Emitir Portaria
Publicar Portaria
Juntar Portaria no SUAP

Setor demandante / CGRP-PRA/Gabinete / Secretaria Administrativa

• Definição dos objetos dos processos3ª

•CONSTITUIÇÃO DefiniçãoE dosORGANIZAÇÃO responsáveisDA pela elaboração dos processosEPC

•

Abertura e

organizaçãoRealizar IRP,reunião SRPinicial
eDefinir processoscoordenador eletrônicosda EPC
Distribuir atribuições
Planejar cronograma detalhado

DLA-PRA

CGRP-PRA

CGRP-PRAEPC

2ª

Relação de Itens 

• Definição da planilha de itens 

CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL

3ª

Lançamento dos itens no Comprasnet 4.0 - IRP e devolução do processo eletrônico

• Elaboração da planilha final de itens 

• Elaboração da documentação processual e lançamento IRP no sistema

• Análise prévia da documentação pela CGRP-PRA

• Montagem e devolução do processo eletrônico

CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL

CGRP-PRA

4ª

ChecklistDEFINIÇÃO documentalPRELIMINAR eDOS conferência do lançamento da IRPITENS

•

RealizarLevantar checklistnecessidades datécnicas
documentaçãoElaborar inseridaplanilha nopreliminar
processoPadronizar eletrônicodescrições

•

Definir Conferência do lançamento na IRP

• Abertura para Manifestaçãounidades de Interesse/Estimativafornecimento

deEstimar quantitativo.quantitativos iniciais

Setor demandante

CGRP-PRAEPC

5ª

ManifestaçãoELABORAÇÃO deDO Interesse/EstimativaESTUDO deTÉCNICO quantitativo,PRELIMINAR análise/negociação e confirmação da IRP(ETP)

ÓrgãoAnalisar Participante:necessidade

ManifestaçãoLevantar soluções de interessemercado no(ESTUDO sistemaDE IRP,MERCADO)
Realizar confirmação da manifestaçãoanálise de interessemercado
Definir nosolução sistemamais IRPvantajosa
Justificar eSRP
Consolidar montagemETP
Validar doETP processo de

Setor participaçãodemandante

EPC

CGRP-PRA

Órgão Participante sem UASG: Manifestação de interesse por trâmites internos e montagem do processo de participação

Órgão Gerenciador - Disponibilizar IRP para manifestação de interesse, realizar análise e negociação, comunicado para confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP, inserção dos quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias no Divulgação de Compras e concluir montagem do processo com valor total estimado da licitação

CÂMPUS PLENO

(Órgão Participante)

CÂMPUS AVANÇADOS E PRÓ-REITORIAS
(Órgão Participante sem UASG)

DLA-PRA e CGRP-PRA

(Órgão Gerenciador)

6ª

Minuta daPESQUISA Ata,DE Minuta do Contrato, Minuta do Edital e Análise jurídicaPREÇOS

•Elaborar Elaboraçãoa da Minuta da AtaPesquisa de Registropreços 
Mapa comparativo e Análise crítica de Preços

• Elaboração da Minuta de Contrato (se necessário)

• Elaboração da Minuta do Edital 

• Autorização para abertura dos procedimentos licitatórios + ENQUETES IFSP • Envio para análise jurídica

• Realizar adequaçõespreços (se necessário) junto
Instrumento aosde responsáveisMedição de Resultado - IMR (se necessário) 

CGRP-PRA

COC-PRA

CLT-PRAEPC

7ª

LicitaçãoELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA (TR) MINUTA

•Elaborar Publicaçãoespecificações dotécnicas
Definir avisoobrigações da contratada
Definir obrigações da Administração
Definir ME/EPP, Margem de licitaçãoPreferência, no DOU

• Realização do certame licitatório

•  Análise das propostasConsórcio e Cooperativa
Definir critérios de amostras, se necessário

• Habilitação do fornecedor, adjudicação, homologaçãohabilitação e convocaçãojustificar
Definir critérios de fornecedoresmedição parae cadastropagamento
Definir reservaprazos, garantias e penalidades

CLT-PRA

CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL

DLA-PRAEPC

8ª

AssinaturaGERENCIAMENTO dasDE atasRISCOS

•Elaborar Elaboração das atas

• ColetaMatriz de assinaturas

riscos

•ou Inserirjustificar ata no Sistema de Contratos > Gestão de Ata

• Publicação no DOUdispensa

CGRP-PRAEPC

9ª

AtasCADASTRO VigentesE LANÇAMENTO DA IRP (edição)

•Anexar Processodocumentação deno aquisição

SUAP
Submeter

•processo Solicitaçãoà deanálise
Cadastrar remanejamento,IRP se
Cadastrar necessário

Itens

da IRP 

• Atualização Planilha de Status SRP

• Comunicado de ata vigente

• Recepcionar processos de aquisição dos câmpus avançados e pró-reitorias

• Remanejamento de quantitativo de todo o IFSP

• Aprovar adesões como Órgão Gerenciador

• Solicitar adesões para as Pró-Reitorias

• Gerir possíveis alterações de marca/modelo/valor e cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas

• Aplicação de penalidades (caso necessário)

Órgão Participante

EPC

CGRP-PRA

 

10ª

AtasCHECKLIST Vencidas/encerradasDOCUMENTAL E LIBERAÇÃO DA IRP

-Conferir IRP
Corrigir inconsistências
Anexar documentação: ETP e TR preliminares; Anexos do TR e Termo de concordância
Abrir Manifestação de interesse IRP (mínimo 8 dias úteis)
Publicar comunicado institucional

-CGRP-PRA

EPC

 

11ª

MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE DOS PARTICIPANTES (abertura)

Abrir prazo para confirmação (mínimo 2 dias úteis)
Negociar quantitativos/Analisar participantes
Consolidar quantitativos

Campi participantes

CGRP-PRA

CONSOLIDAÇÃO FINAL DA IRP

Gerar PDF de QUADRO IRP e inserir no SUAP
Atualizar valor unitário e global estimados - TR/ETP
Atualizar planilha final - Google Sheets
Transferir IRP

CGRP-PRA

DIVULGAÇÃO DE COMPRAS

Incluir licitação SRP
Alterar licitação
Incluir quantitativo dos campi sem UASG (locais de entrega)
Corrigir inconsistências
Formar grupos (se houver)
Gerar RELATÓRIO DE ITENS no SiasgNet e inserir SUAP
Atualizar quantidades, valor global e locais de entrega no TR 

CGRP-PRA

ELABORAÇÃO DAS MINUTAS

Inserir minuta de Termo de Concordância
Solicitar lançamento no PCA
Elaborar minuta da ARP
Elaborar minuta de contrato (se houver)
Elaborar minuta do edital
Incluir Autorização para Abertura dos Procedimentos Licitatórios + Portarias
Definir Pregoeiro e Equipe de Apoio (Inserir Portaria)
Solicitar previsão orçamentária
Lista de Verificação ELIC
Elaborar Certificação Processual ELIC
Revisar minutas

CGRP-PRA

Participantes

CPCA-PRA

COC-PRA

CLT-PRA

DOF-PRA

ANÁLISE JURÍDICA

Encaminhar à Procuradoria
Emitir parecer
Resposta/Justificativa ao Parecer Jurídico

CLT-PRA

Procuradoria Jurídica/ELIC

CGRP-PRA

COC-PRA 

CPCA-PRA

EPC

CONSOLIDAÇÃO FINAL DOS ITENS

Consolidar planilha 
Consolidar ETP e TR (assinar)

EPC

CGRP-PRA

 

PUBLICAÇÃO

Consolidar versão final dos documentos de planejamento
Coletar Assinaturas (TR e Edital)
Publicar aviso de contratação do compras
Inserir o extrato da publicação DOU e PNCP no SUAP
Responder eventuais pedidos de esclarecimento e impugnação

CGRP-PRA

CLT-PRA

COC-PRA

CPCA-PRA

EPC

Pregoeiro

REALIZAÇÃO DO PREGÃO

Conduzir sessão
Análise propostas
Análise de amostras (se necessário)
Julgar e habilitar fornecedor
Responder eventuais recursos
Adjudicar
Homologar
Inserir termos de julgamento, habilitação e homologação no processo SUAP
Inserir propostas e documentos de habilitação dos vencedores por item/grupo no processo SUAP

Pregoeiro

CGRP-PRA 

CLT-PRA 

COC-PRA

CPCA-PRA 

EPC

Autoridade competente

RELANÇAMENTO DE ITENS FRACASSADOS (se necessário)

Setores mencionados na tabela acima:
1.

DLA-PRA = Diretoria de Logística e Aquisições
2.Aquisições; CGRP-PRA = Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços
3.Preços; EPC= Equipe de planejamento da contratação (GT da Comissão Permanente de Sistema de Registro de Preços); CLT-PRA = Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta
4.Direta; COC-PRA = Coordenadoria de Contratos
5.Contratos; Câmpus/CPCA-PRA = Planejamento de Contratações, responsáveis por inserir as demandas da Reitoria no Plano Anual de Contratações (PAC); ELIC = Equipe de Licitações e Contratos, unidade especializada da Procuradoria-Geral Federal (PGF); Campus/Setor/Comissão Responsável =SRP= Figura responsável por elaborar os documentos do planejamento da contratação, Termo de Referência, entre outros, para a Reitoria do IFSPIFSP.

Para cada ano há um cronograma específico dos processo de SRP. Para consultar cronograma do ano vigente, acesse o link a seguir: https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1ttFvjGBBcSjsSxK3xJl3dN7pXvku2er_

Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890. 

5. RESPONSABILIDADES

5.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):

Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações; Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões; Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços; Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens; Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável; Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse; Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual; Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP; Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras; Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação; Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário); Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP; Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF; Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao câmpus responsável pela elaboração da documentação; Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva; Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços; Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO); Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP; Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das pró-reitorias, confirmar quantitativo dos câmpus avançados no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata); Solicitar análise técnica ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo; Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas.

5.2 DO CÂMPUS, SETOR E COMISSÃO RESPONSÁVEL:

Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços; Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos; Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente; Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual;  Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica; Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão; Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização dos certames; Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços; Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável; Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata.

5.3 DO CÂMPUS PLENO, CÂMPUS AVANÇADO E PRÓ-REITORIA (ÓRGÃO PARTICIPANTE/ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG)

Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços; Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos; Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional; Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual; Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema Comprasnet 4.0 – IRP, no prazo estipulado (somente Câmpus Pleno); Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Câmpus Pleno); Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno; Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014; Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador; Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.