Fases da SRP e responsabilidades

4. FASES DA SRP

FASE	DESCRIÇÃO	ATRIBUIÇÕES	RESPONSÁVEIS
1ª	Planejamento	• Reunião de planejamento • Definição dos objetos dos processos • Definição dos responsáveis pela elaboração dos processos • Abertura e organização IRP, SRP e processos eletrônicos	DLA-PRA CGRP-PRA
2ª	~~Planilha~~Relação de Itens ~~INICIAL~~	• Definição da planilha de itens ~~INICIAL~~	CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL
3ª	Lançamento dos itens no Comprasnet 4.0 - IRP e devolução do processo eletrônico	• Elaboração da planilha final de itens • Elaboração da documentação processual e lançamento IRP no sistema • Análise prévia da documentação pela CGRP-PRA • Montagem e devolução do processo eletrônico	CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL CGRP-PRA
4ª	Checklist documental e conferência do lançamento da IRP	• Realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico • Conferência do lançamento na IRP • Abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo.	CGRP-PRA
5ª	Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo, análise/negociação e confirmação da IRP	Órgão Participante: Manifestação de interesse no sistema IRP, confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP e montagem do processo de participação Órgão Participante sem UASG: Manifestação de interesse por trâmites internos e montagem do processo de participação Órgão Gerenciador - Disponibilizar IRP para manifestação de interesse, realizar análise e negociação, comunicado para confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP, inserção dos quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias no Divulgação de Compras e concluir montagem do processo com valor total estimado da licitação	CÂMPUS PLENO (Órgão Participante) CÂMPUS AVANÇADOS E PRÓ-REITORIAS (Órgão Participante sem UASG) DLA-PRA e CGRP-PRA (Órgão Gerenciador)
6ª	Minuta da Ata, Minuta do Contrato, Minuta do Edital e Análise jurídica	• Elaboração da Minuta da Ata de Registro de Preços • Elaboração da Minuta de Contrato (se necessário) • Elaboração da Minuta do Edital • Autorização para abertura dos procedimentos licitatórios + ENQUETES IFSP • Envio para análise jurídica • Realizar adequações (se necessário) junto aos responsáveis	CGRP-PRA COC-PRA CLT-PRA
7ª	Licitação	• Publicação do aviso de licitação no DOU • Realização do certame licitatório • Análise das propostas e de amostras, se necessário • Habilitação do fornecedor, adjudicação, homologação e convocação de fornecedores para cadastro reserva	CLT-PRA CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL DLA-PRA
8ª	Assinatura das atas	• Elaboração das atas • Coleta de assinaturas • Inserir ata no Sistema de Contratos > Gestão de Ata • Publicação no DOU	CGRP-PRA
9ª	Atas Vigentes	• Processo de aquisição • Solicitação de remanejamento, se necessário • Atualização Planilha de Status SRP • Comunicado de ata vigente • Recepcionar processos de aquisição dos câmpus avançados e pró-reitorias • Remanejamento de quantitativo de todo o IFSP • Aprovar adesões como Órgão Gerenciador • Solicitar adesões para as Pró-Reitorias • Gerir possíveis alterações de marca/modelo/valor e cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas • Aplicação de penalidades (caso necessário)	Órgão Participante CGRP-PRA
10ª	Atas Vencidas/encerradas	-	-

Setores mencionados na tabela acima:
1. DLA-PRA = Diretoria de Logística e Aquisições
2. CGRP-PRA = Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços
3. CLT-PRA = Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta
4. COC-PRA = Coordenadoria de Contratos
5. Câmpus/Setor/Comissão Responsável = Figura responsável por elaborar os documentos do planejamento da contratação, Termo de Referência, entre outros, para a Reitoria do IFSP

Para cada ano há um cronograma específico dos processo de SRP. Para consultar cronograma do ano vigente, acesse o link a seguir: https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1ttFvjGBBcSjsSxK3xJl3dN7pXvku2er_

Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):

Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações;
Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões;
Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços;
Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens;
Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável;
Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse;
Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual;
Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP;
Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras;
Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação;
Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário);
Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP;
Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF;
Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao câmpus responsável pela elaboração da documentação;
Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva;
Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços;
Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO);
Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP;
Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das pró-reitorias, confirmar quantitativo dos câmpus avançados no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata);
Solicitar análise técnica ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo;
Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas.

5.2 DO CÂMPUS, SETOR E COMISSÃO RESPONSÁVEL:

Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente;
Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual;
Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica;
Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão;
Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização dos certames;
Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços;
Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável;
Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata.

5.3 DO CÂMPUS PLENO, CÂMPUS AVANÇADO E PRÓ-REITORIA (ÓRGÃO PARTICIPANTE/ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG)

Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional;
Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual;
Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema Comprasnet 4.0 – IRP, no prazo estipulado (somente Câmpus Pleno);
Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Câmpus Pleno);
Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno;
Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014;
Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador;
Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.