Sistema de Registro de Preços

• Introdução e legislação
• Fases da SRP e responsabilidades
• Planejamento, instrução processual e lançamento da IRP
• Estimativa de quantitativos
• Procedimentos licitatórios
• Gestão das atas vigentes
• COMPRASNET - Lançamento da IRP
• COMPRASNET - Divulgação da IRP (órgão gerenciador)
• COMPRASNET - Manifestação de interesse
• COMPRASNET - Alteração da manifestação de interesse
• COMPRASNET - Confirmação de interesse
• COMPRASNET - Análise e negociação (órgão gerenciador)
• [antigo] Manual SRP IFSP 2021/2022

Introdução e legislação

1. INTRODUÇÃO

1.1 Este manual tem a finalidade de padronizar os procedimentos de Registro de Preços, definindo as fases processuais, que compreendem desde a montagem dos processos originais até a vigência da ata, para uma melhor compreensão e organização da gestão administrativa do IFSP, visando à descentralização de algumas práticas operacionais.

1.2 Todas as condutas tomadas pelos desenvolvedores e executores dos procedimentos dos Registros de Preços devem ter por base a Lei n° 14.133, de 01 de abril de 2021, e o Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023.

1.3 A opção pelo processamento das compras através do Sistema de Registro de Preços – SRP é fundamentada no inciso II do artigos 82 a 86 da Lei nº 14.133/2021 e pelo Decreto nº 11.462, e justifica-se pelo fato de haver necessidades de contratações frequentes, entregas parceladas, impossibilidade de definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração, além de atender a mais de um exercício financeiro, tornar mais ágil as aquisições e favorecer a padronização dos materiais adquiridos. Também é possível citar, como fatores determinantes dessa escolha, a redução do número de licitações, a redução de estoques físicos e a economia de tempo, recursos técnicos e financeiros.

LEI Nº 14.133/2021: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/L14133.htm

DECRETO Nº 11.462/2023: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2023-2026/2023/decreto/D11462.htm

Portal de compras governamentais: https://www.gov.br/compras/pt-br

 

2. NOMENCLATURA UTILIZADA EM REGISTRO DE PREÇOS

Segundo o artigo 2º do Decreto nº 14.133/2021, são adotadas as seguintes definições:

I. Sistema de Registro de Preços – SRP: conjunto de procedimentos para realização, mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência, de registro formal de preços relativos a prestação de serviços, a obras e a aquisição e locação de bens para contratações futuras.

II. Ata de registro de preços: documento vinculativo e obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, no qual são registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no edital da licitação, no aviso ou instrumento de contratação direta e nas propostas apresentadas;

III. Órgão ou entidade gerenciadora: órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e pelo gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente.

IV. Órgão ou entidade participante: órgão ou entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais da contratação para registro de preços e integra a ata de registro de preços.

V. Órgão ou entidade não participante: órgão ou entidade da Administração Pública que não participa dos procedimentos iniciais da licitação para registro de preços e não integra a ata de registro de preços.

Para um melhor entendimento, seguem definições dentro do IFSP:
1. Órgão gerenciador → Reitoria do IFSP
2. Órgão participante → Câmpus pleno do IFSP
3. Órgão participante sem UASG → Câmpus avançado e pró-reitorias
4. Órgão participante externo → outros órgãos da Administração Pública que, porventura, manifestem interesse em ata gerenciada pelo IFSP

Termos utilizados no sistema governamental - Comprasnet 4.0:
1. IRP = Intenção de Registro de Preços
2. Manifestação de Interesse = estimativa de quantitativos

Os sistemas informatizados integrante do portal de compras governamentais utilizados para processamento das IRPs, SRPs e gestão das atas são:
1. IRP
2. Divulgação de compras
3. Gestão de atas (lei 8.666)
4. Gestão de atas - módulo de Contratos (lei 14.133)

3. COMUNICAÇÃO

3.1 Toda a comunicação entre a DLA e os câmpus se dará por meio dos endereços de e-mail institucionais adm.[sigladocâmpus]@ifsp.edu.br e/ou ger.adm@ifsp.edu.br;

3.2 Em caso de dúvidas, entrar em contato com a Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços pelo e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br ou com a Diretoria de Logística e Aquisições - DLA pelo e-mail dla@ifsp.edu.br.

Fases da SRP e responsabilidades

4. FASES DA SRP

FASE	DESCRIÇÃO	ATRIBUIÇÕES	RESPONSÁVEIS
1ª	Planejamento	• Reunião de planejamento • Definição dos objetos dos processos • Definição dos responsáveis pela elaboração dos processos • Abertura e organização IRP, SRP e processos eletrônicos	DLA-PRA CGRP-PRA
2ª	Relação de Itens	• Definição da planilha de itens	CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL
3ª	Lançamento dos itens no Comprasnet 4.0 - IRP e devolução do processo eletrônico	• Elaboração da planilha final de itens  • Elaboração da documentação processual e lançamento IRP no sistema • Análise prévia da documentação pela CGRP-PRA • Montagem e devolução do processo eletrônico	CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL CGRP-PRA
4ª	Checklist documental e conferência do lançamento da IRP	• Realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico • Conferência do lançamento na IRP • Abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo.	CGRP-PRA
5ª	Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo, análise/negociação e confirmação da IRP	Órgão Participante: Manifestação de interesse no sistema IRP, confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP e montagem do processo de participação Órgão Participante sem UASG: Manifestação de interesse por trâmites internos e montagem do processo de participação Órgão Gerenciador - Disponibilizar IRP para manifestação de interesse, realizar análise e negociação, comunicado para confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP, inserção dos quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias no Divulgação de Compras e concluir montagem do processo com valor total estimado da licitação	CÂMPUS PLENO (Órgão Participante) CÂMPUS AVANÇADOS E PRÓ-REITORIAS (Órgão Participante sem UASG) DLA-PRA e CGRP-PRA (Órgão Gerenciador)
6ª	Minuta da Ata, Minuta do Contrato, Minuta do Edital e Análise jurídica	• Elaboração da Minuta da Ata de Registro de Preços • Elaboração da Minuta de Contrato (se necessário) • Elaboração da Minuta do Edital  • Autorização para abertura dos procedimentos licitatórios + ENQUETES IFSP • Envio para análise jurídica • Realizar adequações (se necessário) junto aos responsáveis	CGRP-PRA COC-PRA CLT-PRA
7ª	Licitação	• Publicação do aviso de licitação no DOU • Realização do certame licitatório •  Análise das propostas e de amostras, se necessário • Habilitação do fornecedor, adjudicação, homologação e convocação de fornecedores para cadastro reserva	CLT-PRA CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL DLA-PRA
8ª	Assinatura das atas	• Elaboração das atas • Coleta de assinaturas • Inserir ata no Sistema de Contratos > Gestão de Ata • Publicação no DOU	CGRP-PRA
9ª	Atas Vigentes	• Processo de aquisição • Solicitação de remanejamento, se necessário • Atualização Planilha de Status SRP • Comunicado de ata vigente • Recepcionar processos de aquisição dos câmpus avançados e pró-reitorias • Remanejamento de quantitativo de todo o IFSP • Aprovar adesões como Órgão Gerenciador • Solicitar adesões para as Pró-Reitorias • Gerir possíveis alterações de marca/modelo/valor e cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas • Aplicação de penalidades (caso necessário)	Órgão Participante CGRP-PRA
10ª	Atas Vencidas/encerradas	-	-

Setores mencionados na tabela acima:
1. DLA-PRA = Diretoria de Logística e Aquisições
2. CGRP-PRA = Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços
3. CLT-PRA = Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta
4. COC-PRA = Coordenadoria de Contratos
5. Câmpus/Setor/Comissão Responsável = Figura responsável por elaborar os documentos do planejamento da contratação, Termo de Referência, entre outros, para a Reitoria do IFSP

Para cada ano há um cronograma específico dos processo de SRP. Para consultar cronograma do ano vigente, acesse o link a seguir: https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1ttFvjGBBcSjsSxK3xJl3dN7pXvku2er_

Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890. 

5. RESPONSABILIDADES

5.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):

1. Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações;
2. Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões;
3. Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços;
4. Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens;
5. Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável;
6. Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse;
7. Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual;
8. Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP;
9. Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras;
10. Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação;
11. Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário);
12. Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP;
13. Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF;
14. Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao câmpus responsável pela elaboração da documentação;
15. Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva;
16. Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços;
17. Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO);
18. Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP;
19. Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das pró-reitorias, confirmar quantitativo dos câmpus avançados no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata);
20. Solicitar análise técnica ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo;
21. Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas.

5.2 DO CÂMPUS, SETOR E COMISSÃO RESPONSÁVEL:

1. Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
2. Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
3. Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente;
4. Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual; 
5. Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica;
6. Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão;
7. Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização dos certames;
8. Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços;
9. Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável;
10. Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata.

5.3 DO CÂMPUS PLENO, CÂMPUS AVANÇADO E PRÓ-REITORIA (ÓRGÃO PARTICIPANTE/ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG)

1. Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
2. Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
3. Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional;
4. Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual;
5. Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema Comprasnet 4.0 – IRP, no prazo estipulado (somente Câmpus Pleno);
6. Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Câmpus Pleno);
7. Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno;
8. Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014;
9. Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador;
10. Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.

Planejamento, instrução processual e lançamento da IRP

6. DO PLANEJAMENTO

6.1 A fase de planejamento compreende a realização de reunião entre a Pró-Reitoria de Administração e os câmpus do IFSP para definição de quais objetos serão registrados em atas de Registro de Preços e os atores responsáveis por cada objeto.

6.2 As reuniões acontecem anualmente e os processos elaborados são para o exercício vigente e o subsequente.

6.3 A equipe de planejamento dos câmpus é composta por, no mínimo, um representante da área requisitante, um representante da área técnica e um representante da área administrativa.

6.4 A Reitoria ficará encarregada de organizar a abertura dos processos eletrônicos no SUAP (Tipo de processo eletrônico: Licitação: Pregão Eletrônico-Registro de Preço), abrir a IRP no Comprasnet, divulgar o número da IRP e SRP e encaminhar os processos eletrônicos para o Câmpus/Setor/Comissão responsável pela elaboração da documentação.

7. PLANILHA DE ITENS 

7.1 A planilha de itens INICIAL será composta pelos itens mais adquiridos nas atas de Registro de Preços do IFSP nos últimos anos. Para tanto, o Câmpus/Setor/Comissão responsável realizará estudo das porcentagens adquiridas de cada item nos pregões SRP anteriores com o mesmo objeto.

7.2 O Câmpus/Setor/Comissão responsável poderá realizar a inserção de novos itens, desde que seja identificada a demanda e que o item seja de subelemento igual ou similar ao objeto do processo.

7.3 Caso haja dúvida na classificação da natureza de despesa dos itens, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deve consultar o Plano de Contas e/ou o setor orçamentário do câmpus ou da Reitoria.

7.4 A planilha de itens inicial deve conter:

1. Número do item;
   II. Descrição SUMÁRIA (características básicas do item) e
   III. Unidade de medida.

7.5 Após a decisão sobre os itens, deve ser elaborada a planilha de itens FINAL. O modelo de está disponível aqui.

7.6 Para continuidade do processo, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá preencher todas as colunas da planilha de itens disponibilizada na coluna "Nº SRP" da Planilha de Status SRP.

Para editar a planilha de itens disponível na Planilha de Status SRP, solicite acesso à CGRP-PRA. O acesso será liberado somente para os servidores que fazem parte das áreas técnica e administrativa da licitação.

Em caso de dúvidas no preenchimento das informações constantes na planilha de itens, consultar ANEXO I - PREENCHIMENTO DA PLANILHA DE ITENS.

ATENÇÃO: Sugerimos que cada planilha não ultrapasse 150 itens.

8. INSTRUÇÃO PROCESSUAL

8.1 Para fins de instrução processual, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá elaborar os documentos da tabela abaixo.

Ordem	Documento	Embasamento legal	Modelos e Manuais	Assinaturas
1	Documento de Formalização de Demanda - DFD  ou Documento de Oficialização de Demanda – DOD (TIC)	IN SEGES nº 05/2017 IN SLTI nº 01/2019 (TIC)	DFD   DOD	Requisitante (PRA) e indicados para representar áreas técnica e administrativa
2	Estudo Técnico Preliminar Digital – ETPD na UASG 158154	IN SEGES nº 58, de 08/08/2022	Preenchimento no Comprasnet   Instruções para preenchimento ETPD Manual ETP Digital	Equipe de Planejamento
3	Mapa de Riscos  ou  Mapa de Gerenciamento de Riscos - MGR (TIC)	IN SEGES nº 05/2017 IN SLTI nº 01/2019 - (TIC)	Preenchimento no Comprasnet   Mapa de Riscos (material de consumo)	Área técnica e área administrativa. Equipe de Planejamento.
4	Termo de Referência	IN CGNOR/ME n 81, de 25/11/2022	Preenchimento no Comprasnet   Modelo TR compras	Áreas técnica e administrativa, com autorização do DRG e da PRA.
5	Apêndice I do Termo de Referência	-	Apêndice I do TR	Áreas técnica e administrativa e DRG
6	Pesquisa de preços	IN SEGES nº 65, de 07/07/2021	-	Os responsáveis pela pesquisa de preço devem ser identificados no processo.
7	Mapa Comparativo	-	Mapa comparativo	Área técnica ou o agente que realizou a pesquisa de preços e montagem do mapa comparativo.
8	Análise crítica da obtenção dos orçamentos	IN SEGES nº 65, de 07/07/2021	Análise crítica	Área técnica ou o agente que realizou a pesquisa de preços e montagem do mapa comparativo.
9	Ofício de devolução	-	Ofício de devolução	Área técnica e área administrativa

Os modelos da Lei nº 14.133/21 para pregão aprovados pela AGU, com as devidas notas informativas, estão disponíveis aqui.

8.2 Após a elaboração de toda a documentação e lançamento da IRP no sistema, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá encaminhar um e-mail para gestaosrp@ifsp.edu.br com todos os links dos documentos eletrônicos e número do ETPD lançado no sistema. Não se faz necessário o encaminhamento da pesquisa de preços.

Não esqueça de realizar o compartilhamento do documento eletrônico no SUAP com o setor CGRP-PRA para possibilitar a visualização. 

8.3 Após análise prévia da documentação e possíveis ajustes, o Câmpus/Setor/Comissão responsável realizará a instrução processual com os documentos constantes na tabela acima, na ordem indicada.

8.4 O processo eletrônico deve ser encaminhado pelo SUAP à CGRP-PRA.

9. LANÇAMENTO DA IRP NO COMPRASNET

As orientações para a realização do lançamento dos itens no módulo IRP estão dispostas em https://manuais.ifsp.edu.br/books/sistema-de-registro-de-pre%C3%A7os-a49/page/comprasnet-lancamento-da-irp

Após os trâmites descritos acima, a CGRP-PRA irá realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico, conferência do lançamento da IRP no sistema Comprasnet 4.0, divulgação da IRP no sistema e envio de comunicado para abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de Quantitativo.

Estimativa de quantitativos

10. ESTIMATIVA DE QUANTITATIVOS

10.1 ORGÃO GERENCIADOR (REITORIA)

10.1.1 A Reitoria do IFSP conduzirá o processo licitatório como Órgão Gerenciador da ata de Registro de Preços.

10.1.2 Os quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias comporão a estimativa do Órgão Gerenciador, com a devida indicação do local de entrega.

10.1.3 Nesta etapa, o Órgão Gerenciador irá recepcionar as estimativas de quantitativo dos Órgãos participantes e documentos, de acordo com o enquadramento de cada um, pelo Comprasnet 4.0 – IRP ou por planilha, conforme itens 10.2 a 10.4 deste manual.

10.1.4 A análise/negociação da IRP é feita no sistema exclusivamente pelo Órgão Gerenciador.

10.1.5 Após análise/negociação, o Órgão Gerenciador encaminhará comunicado sobre a Confirmação da Manifestação de Interesse aos Órgãos Participantes.

10.1.6 A estimativa de quantitativos dos Órgãos Participantes sem UASG serão inseridas no Divulgação de Compras.

10.1.7 A montagem do processo será concluída com o valor total estimado da licitação.

10.2 ÓRGÃO PARTICIPANTE (CÂMPUS PLENOS E ÓRGÃOS EXTERNOS)

10.2.1 Os Câmpus plenos figurarão como Órgão Participante da ata de Registro de Preços e deverão realizar suas Manifestações de Interesse (estimativa), exclusivamente, pelo sistema governamental Comprasnet 4.0 - IRP.

10.2.2 No sistema Comprasnet 4.0 - IRP deverá ser anexado termo de concordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referência de acordo com o Art. 7º, inciso VI do Decreto nº 11.462/2023.

10.2.3 No caso de órgãos participantes externos, deve ser incluído também o endereço completo dos locais de entrega.

10.2.4 É de responsabilidade do Órgão Participante:

• A inserção da demanda no Plano Anual de Contratações - PAC de suas respectivas Unidades Administrativas de Serviços Gerais - UASG para que haja alinhamento entre a contratação e o planejamento
• Elaboração do Documento de Formalização de Demanda - DFD - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/369759/
• Elaboração do Estudo Técnico Preliminar Digital - ETPD no Comprasnet 4.0.

10.2.5 O Órgão Gerenciador não recepcionará os documentos acima elencados no momento da Manifestação de Interesse. Porém, caso haja auditoria externa, os documentos poderão ser solicitados a qualquer momento.

10.2.6 Indicamos a todos os Órgãos Participantes da IRP que instruam um Processo de Participação, conforme o andamento da licitação, para cada IRP em que Manifestar Interesse com, no mínimo, os seguintes documentos:

• Tipo de processo eletrônico no SUAP: Licitação: Participação em ata RP
• Documento de Formalização de Demanda - DFD
• Estudo Técnico Preliminar Digital - ETPD
• Estudo de demanda (se houver)
• Termo de Referência e seus apêndices (órgão gerenciador)
• Resumo da Manifestação de Interesse
• Quadro IRP
• Edital e anexos (órgão gerenciador)
• Resultado por fornecedor

10.3 ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG (CÂMPUS AVANÇADO E SETORES DA REITORIA)

10.3.1 Os câmpus avançados e setores da reitoria devem realizar sua estimativa de quantitativo através de upload dos documentos abaixo elencados no link https://drive.google.com/drive/folders/1T4haZYuN2FvI0r6FVl26b9AyIA1yh8e7

• Planilha de itens com a estimativa do câmpus. A planilha deve ser uma cópia fiel daquela que consta na coluna "Nº IRP" correspondente à SRP de interesse da Planilha de Status SRP, sem exclusão de células. O arquivo deve estar no formato .xls, .xlsx ou formato próprio do Google Drive, e nomeado com a sigla do câmpus, número e ano da SRP (ex.: JND - SRP 02_2021)
• Documento de Formalização de Demanda - DFD - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/369759/
• Estudo Técnico Preliminar Digital – ETPD (exclusivamente para câmpus avançados)

10.3.2 É de responsabilidade do câmpus avançado a inserção da demanda no Plano de Contratações Anual, para que haja alinhamento entre a contratação e o planejamento.

10.3.3 A CGRP-PRA irá compilar as demandas somente dos setores da Reitoria para inclusão no Plano de Contratações Anual, para que haja alinhamento entre a contratação e o planejamento.

ATENÇÃO: Não serão aceitas demandas dos Câmpus Plenos por e-mail, ofício ou por upload de arquivos no drive do IFSP.

RECOMENDAÇÃO: Para confirmar o envio da Manifestação de Interesse ao Órgão Gerenciador, consultar: Compranest 4.0 - IRP > Quadro IRP >  Filtro de UASG e Número de IRP > A UASG participante deve constar na Lista de Gestor de Compras Interessado no campo Manifestações de Interesse da IRP.

11. ANÁLISE/NEGOCIAÇÃO E CONFIRMAÇÃO DA IRP

11.1 Após finalizado o prazo para envio das Manifestações de Interesse, será realizada a etapa de Análise/Negociação pelo Órgão Gerenciador.

11.2 O Órgão Participante receberá um comunicado contendo o prazo de 2 (dois) dias úteis para realização da CONFIRMAÇÃO da Manifestação de Interesse. Caso o Órgão Participante não realize a confirmação, via sistema, todo o quantitativo inserido será excluído da IRP.

Em caso de dúvidas sobre o uso do Comprasnet 4.0 - IRP, consulte:
• Manifestação de interesse: https://manuais.ifsp.edu.br/books/sistema-de-registro-de-pre%C3%A7os-a49/page/comprasnet-manifestacao-de-interesse 
• Confirmação de interesse: https://manuais.ifsp.edu.br/books/sistema-de-registro-de-pre%C3%A7os-a49/page/comprasnet-confirmacao-de-interesse

Procedimentos licitatórios

12. MINUTA DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS, MINUTA DO EDITAL E ANÁLISE JURÍDICA 

12.1 A minuta da ata de registro de preços será elaborada pela CGRP-PRA.

12.2 A minuta do contrato, quando aplicado, será elaborada pela Coordenadoria de Contratos (COC-PRA).

12.3 A minuta do edital, a autorização para abertura dos procedimentos licitatórios, o preenchimento do formulário ENQUETES IFSP e o envio para a análise jurídica será realizado pela Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta (CLT-PRA).

12.4 Caso haja apontamentos no parecer realizado pela Procuradoria Regional Federal - PRF, o processo eletrônico deverá:

• Ser tramitado para a CGRP-PRA quando os apontamentos realizados forem pertinentes aos documentos de planejamento da contratação para realização das adequações junto ao Câmpus/setor/comissão responsável;
• Ser tramitado para a COC-PRA quando os apontamentos realizados forem pertinentes à minuta de contratos para realização das adequações;
• Ser adequado quando os apontamentos realizados forem pertinentes à minuta do edital. 

Utilizar minutas padrão da AGU disponíveis em https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/cgu/cgu/modelos/licitacoesecontratos

13. DA LICITAÇÃO

13.1 A realização dos procedimentos licitatórios poderá ocorrer pela Reitoria do IFSP ou pelo Câmpus responsável pela elaboração da documentação inicial.

13.2 A análise das propostas e amostras serão realizadas exclusivamente pelo Câmpus/setor/comissão responsável que elaborou a documentação do processo.

13.3 A homologação e convocação dos fornecedores para o cadastro reserva será realizada pela Reitoria do IFSP.

14. ASSINATURA DAS ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS

14.1 A elaboração das atas de registro de preços e a coleta das assinaturas são de responsabilidade da CGRP-PRA, mas poderão ser descentralizadas para o Câmpus/Setor/Comissão Responsável, caso haja necessidade.

14.2 O Órgão Gerenciador deve realizar a inserção da ata de registro de preços no Portal de Compras Governamentais, módulo de Contratos, Gestão de Atas.

14.2.1 O prazo de vigência da ata de registro de preços será de um ano, contado do primeiro dia útil subsequente à data de divulgação no Portal Nacional de Compras Públicas - PNCP.

14.3 O Órgão Gerenciador deverá publicar as atas de registro de preços no Diário Oficial da União - DOU.

14.4 A cada disponibilização de processo de Registro de Preços vigente, a CGRP-PRA, como órgão gerenciador, irá realizar a atualização Planilha de Status SRP e enviar comunicado de ata vigente para todo o IFSP.

Gestão das atas vigentes

15. AQUISIÇÃO DE MATERIAIS OU SERVIÇOS CONSTANTES EM ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS

15.1 As aquisições devem ser efetivadas por processo no SUAP.

15.2 Para a abertura de processos de aquisição durante a vigência da ata, o requisitante deve se certificar que possui quantitativo para tal aquisição. Caso não tenha quantitativo, proceder com a solicitação de remanejamento constante no item 16 deste manual.

15.3 O processo de aquisições de atas de Registro de Preços devem ser instruídos com, no mínimo, o seguinte documento:

• Tipo de processo eletrônico no SUAP: Licitação: Aquisição atas vigentes - Gerenciador e Participante
• Requerimento - Aquisição de materiais por meio de ata de registro de preços
  https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/398491/
• Subsidiariamente, se necessário, utilizar a planilha https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LUSWNJTGgx6dESP0XJ0UMSANfrcBkwxv4DwuN5ie9QU/edit?usp=sharing

15.4 Sugerimos relacionar o processo de aquisição ao processo participação na IRP (ver item 10.2.6 do manual), bem como o processo original elaborado pelo órgão gerenciador (somente Câmpus Pleno).

15.5 Durante a vigência da ata, a CGRP-PRA irá recepcionar os processos eletrônicos de aquisição dos Câmpus avançados e pró-reitorias, via SUAP.

16. REMANEJAMENTO DE QUANTITATIVO

16.1 A CGRP-PRA realizará os remanejamentos de quantitativos para todo o IFSP em SRPs elaboradas sob a vigência da Lei nº 8.666/1996. As solicitações de remanejamento devem ser direcionadas ao endereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br com as seguintes informações:

• Aceite da UASG de Origem
• Aceite do fornecedor beneficiário da ata (em caso de alteração do local de entrega)
• Número da licitação SRP (SRP xx/20xx)
• Número da UASG Origem
• Número da UASG Destino
• Número do item e respectiva quantidade

Entenda:
UASG Origem é o câmpus que cede o o quantitativo.
UASG Destino é o câmpus que receberá o quantitativo.

16.2 Para consultar os quantitativos das atas de Registro de Preços regidas pela Lei nº 8.666/1993, acesse https://www2.comprasnet.gov.br/siasgnet-atasrp/public/principal.do

Para consultar os quantitativos das atas de Registro de Preços regidas pela Lei nº 14.133/2021, acesse https://contratos.sistema.gov.br/transparencia

Lembrando: Segundo o art. 30, § 5º, do Decreto 11.462/2023, caso o remanejamento seja feito entre órgãos de Estados ou Municípios distintos, caberá ao fornecedor beneficiário da Ata de Registro de Preços, observadas as condições nela estabelecidas, optar pela aceitação ou não do fornecimento decorrente do remanejamento dos itens.

Os remanejamentos de itens de SRPs elaboradas sob a vigência da Lei nº 14.133/2021 devem ser efetuados conforme os procedimentos constantes neste manual: https://docs.google.com/document/d/1fAxf5rbQ9RFjqHSmEGgpFoy7JxCXA1CO/edit?usp=sharing&ouid=113045178790646567730&rtpof=true&sd=true

17. ADESÕES

17.1 As adesões deverão ser solicitadas exclusivamente pelo Portal de compras governamentais - Módulo de contratos - Gestão da Ata.

17.2 Para pesquisar materiais e serviços constantes em atas vigentes de outros órgãos, acessar o Portal de Compras do Governo Federal e seguir os seguintes caminhos:

• Para licitações realizadas sob a Lei nº 8.666/1993:
Acessar o menu inicial → Acesso à informação → Consulta Detalhada → OUTRAS CONTRATAÇÕES → Atas → Atas de Registro de Preço por Material/Serviço (legado) ou também pelo link http://comprasnet.gov.br/Livre/Ata/ConsultaAta00.asp
Selecionar a vigência da ata e o material ou serviço desejado e realizar a pesquisa. 

• Para licitações realizadas sob a Lei nº 14.133/2021:
Acessar o menu inicial → Acesso à informação → Consulta Detalhada → CONTRATAÇÕES PELA NLLC (A PARTIR DE 01/04/2023) → Atas de Registro de Preços pela Lei 14.133
Na nova página, clicar em Consultar Itens de Atas e pesquisar pela palavra-chave. 

Atenção! Este é o menu inicial do Comprasnet: 

17.3 O licitante vencedor deve ser consultado sobre a possibilidade de fornecimento para o nosso órgão, especialmente caso o local de entrega desejado não conste no edital da licitação original, e deverá estar de acordo para que a adesão seja efetivada no sistema, 

17.4 Deverá ser instaurado processo de adesão às atas de registro de preços de outros órgãos, contendo os documentos relacionados aqui. 

17.5 A CGRP-PRA solicitará adesões a atas gerenciadas por outros órgãos, via sistema, exclusivamente para as pró-reitorias, mediante o envio das seguintes informações para o endereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br: 

• Número da UASG Gerenciadora da Licitação
• Número e ano da licitação - Pregão XX/20XX
• Número do item e respectiva quantidade
• Número do processo original de compra
• Justificativa para a adesão
• Respostas das perguntas:

Pergunta 01 - Foi realizada ampla pesquisa de mercado e, quando couber, elaboradas as respectivas especificações ou termo de referência ou projeto básico ou planejamento da contratação? 

Pergunta 02 - Houve anuência do fornecedor beneficiário da ata de registro de preços?

Pergunta 03 - O local de entrega desejado para o item é igual ao informado no edital?

Em caso de resposta negativa para a pergunta 03: O fornecedor está ciente e de acordo que o local de entrega desejado para o item é diferente do informado no edital?

17.6 Os campi do IFSP são responsáveis pelos seus pedidos de adesão. 

17.7 Durante a vigência da ata, a CGRP-PRA irá realizar as aprovações de adesões como Órgão Gerenciador no sistema Portal de compras governamentais - Módulo de contratos - Gestão da Ata..

18. ALTERAÇÃO DE MARCA/MODELO

18.1 A CGRP-PRA irá gerir as possíveis alterações de marca/modelo/valor e as solicitações de cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas de registro de preços. As solicitações devem ser direcionadas ao endereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br.

18.2 Para realização da formalização do pedido de alteração de marca e modelo, o fornecedor deverá enviar: 

• Carta em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, dos itens para os quais se solicita a alteração de marca/modelo e a devida fundamentação para a solicitação (obrigatório);
• Folder, catálogo ou descrição técnica do novo produto ofertado em substituição ao produto originalmente licitado, para análise da área técnica (obrigatório); 
• Declaração do fabricante, do distribuidor ou do importador, referendando a alegação fundamentada no pedido de troca (nos casos de itens descontinuados/fora de linha).

Lembrando: O novo produto ofertado deverá atender, por força de lei, aos seguintes quesitos, concomitantemente:
1) Ter qualidade e especificações técnicas iguais ou superiores às do produto originalmente licitado;
2) Ter preço igual ou superior ao produto originalmente licitado.

18.3 Para realização da formalização do pedido de reequilíbrio econômico financeiro, o fornecedor deverá enviar:

• Carta em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, relação dos itens para os quais se solicita a revisão de preços, relato dos motivos que ocasionaram o desequilíbrio econômico-financeiro e o aumento pretendido para cada item (obrigatório);
• Memorial de cálculos, inicial e atual, onde serão demonstradas as composições de todos os custos considerados para a confecção dos preços, tais como, o custo do bem adquirido, de impostos e transporte; as taxas, a margem de lucro, valores de comissão, etc (opcional);
• Informações que justifiquem que a proposta apresentada na época da licitação era economicamente viável (nota fiscal do produto da época da apresentação da proposta e tabela de preços do fabricante, como exemplos) (opcional);
• Informações que justifiquem o reajuste pretendido (como exemplos: informação do fabricante sobre o aumento dos preços, nota fiscal de compra do produto na época da solicitação de revisão de preços) (opcional).

18.4 Para realização da formalização do pedido de liberação do compromisso de fornecimento do Registro de Preços firmado junto ao IFSP, o fornecedor deverá enviar:

• Solicitação em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, dos itens para os quais se solicita a liberação do compromisso e os motivos que justifiquem a solicitação (obrigatório);
• Cópias de documentos que comprovem a ocorrência de fato superveniente (opcional).

19. DAS ATAS VENCIDAS/ENCERRADAS

As atas de registro de preços vencidas servirão de base para estudo de demanda e elaboração das novas atas de registro de preços nos anos subsequentes. 

COMPRASNET - Lançamento da IRP

Para a realização do lançamento da Intenção de Registro de Preços - IRP será utilizado o sistema disponibilizado no portal www.gov.br/compras. Os usuários que forem executar as inserções no sistema deverão verificar se o acesso está ativo, se o perfil está habilitado para IRP, se está cadastrado como Gestor de Compras e se estão permitidas pop-ups na configuração do navegador.

O lançamento dos itens será realizado na UASG da Reitoria. As solicitações de alteração de UASG poderão ser encaminhadas ao endereço de e-mail alterauasg@ifsp.edu.br (enviar nome completo, CPF e solicitar mudança para a UASG 158154).

A criação da IRP foi realizada previamente pela CGRP-PRA, portanto o câmpus/setor/comissão responsável deverá executar somente a inserção dos itens. Para tanto, deverá seguir os seguintes passos:

I) Acessar o site gov.br/compras > Sistemas > Comprasnet > “Clique aqui para acessar” > Realizar Login > Governo > IRP - Intenção de Registro de Preços.

II) Escolher perfil de atuação como Gerenciador.

III) Selecionar o Menu Gestor de compras > Alterar UASG de Atuação > Verificar se a UASG constante é 158154.

IV) Após a alteração de UASG, selecionar o Menu IRP > Abrir Intenção de Registro de Preços (Figura 01).

V) Nos parâmetros da consulta, definir a ‘UASG gerenciadora’ como 158154 e a ‘Situação da IRP’ como Edição > Clicar em pesquisar (Figura 01).

VI) Selecionar o número da IRP atribuída ao Câmpus/setor/comissão responsável (Figura 01). Verificar distribuição dos processos na Planilha de Status SRP.

Figura 01 – Consulta IRP

VII) Após selecionar a IRP desejada, o sistema direcionará para a tela abaixo (Figura 02), nomeada como ‘Manter IRP’. A IRP será aberta na aba ‘Objeto’, que já está preenchida e não deve ser alterada. A aba ‘Gestor’ também não deverá ser alterada.

Figura 02 – Manter IRP - Aba objeto

VIII) Para proceder com a inserção dos itens, clicar na aba ‘Itens’ (Figura 02) > o sistema direcionará para a tela de inserção (Figura 03).

Figura 03 – Manter IRP - Aba Itens

IX) Clicar no botão ‘Incluir Item’ (Figura 03) > o sistema direcionará para o Catálogo de itens do Comprasnet (Figura 04).

Figura 04 – Inserção de Itens - Catálogo de itens

X) Realize a busca pelo código do CATMAT/CATSER ou digitando a descrição pretendida.

1. Selecione a unidade de fornecimento (Figura 05);
2. Aplique os filtros disponíveis, se necessário (Figura 05);
3. Escolha o item cuja descrição mais se assemelha ao pretendido no Termo de Referência e clique em Adicionar (Figura 05);
4. O item será adicionado ao carrinho (Figura 06);
5. Faça o procedimento para todos os itens pretendidos;
6. Clique no carrinho, confira os itens selecionados e, na sequência, clique em Adicionar ao Siasgnet (Figura 7);
7. O sistema mostrará uma mensagem informando que os itens foram importados com sucesso (Figura 8);
8. A lista de itens importados estará pronta para edição (Figura 9).

Figura 05 - Seleção do(s) item(ns)

Figura 06 - Item adicionado ao carrinho

Figura 07 - Enviar itens ao Siasgnet

Figura 08 - Importação de itens

Figura 09 - Relação de itens para edição

XI) Clicar em “Alterar” para incluir as informações de cada item.

1. Se o código CATMAT for Específico (Figura 10): O campo ‘Descrição Detalhada’ será padronizado, impossibilitando alterações no mesmo. Portanto a descrição detalhada deverá ser inserida no campo ‘Observações do item’.
2. Código CATMAT Genérico (Figura 11): O campo ‘Descrição Detalhada’ será livre e, portanto, a descrição poderá ser alterada conforme apresentada no Termo de Referência e Apêndice I do Termo de Referência.

Figura 10 – Inserção de Itens com Código CATMAT Específico

Figura 11  – Inserção de Itens com Código CATMAT Genérico

XII) O preenchimento dos campos deverá obedecer ao seguinte padrão:

1. Critério de Julgamento: “Menor preço”;
2. Critério de valor: “Valor estimado”;
3. Valor unitário estimado: Utilizar a coluna ‘Valor Unitário Estimado’ da planilha de itens final para o preenchimento deste campo.
4. Valor sigiloso: NÃO
5. Local de entrega – Município/UF de Entrega: Preencher sempre como São Paulo/SP.
6. Quantidade: Preencher com a quantidade 01 (um) para cada item, uma vez que no lançamento não poderá constar quantidade 0 (zero).

XIII) Após o preenchimento de todos os campos, clicar no botão ‘Incluir’ e após no botão ‘Salvar Item’ (Figura 06).

XIV) As informações serão salvas a cada item, portanto o lançamento da IRP poderá ser feito em parcelas, porém nunca em ordem aleatória.

XV) Após o término da inserção de TODOS os itens, clicar no botão ‘Itens’ (Figura 12) > o sistema será direcionado para a tela de conferência e verificação de todo o lançamento realizado.

XVI) Após a finalização da conferência, clicar no botão ‘Finalizar Inclusão’ (Figura 12) > será aberta a aba ‘Divulgar IRP’ (Figura 13).

Figura 12 – Manter IRP – Aba Itens – Lista de itens

XVII) Caso haja necessidade, preencher o campo de observação. Nesta tela deverá ser feito o upload dos seguintes documentos:

1. Estudo Técnico Preliminar;
2. Termo de Referência;
3. Apêndice I do Termo de Referência / especificação técnica.

Figura 13 – Manter IRP – Aba Divulgar IRP

XVIII) Após os procedimentos acima descritos, os lançamentos dos itens na IRP estarão concluídos.

ATENÇÃO: FAVOR NÃO CLICAR nos botões ‘Divulgar’, ‘Cancelar IRP’ e ‘Disponibilizar para Inclusão do Aviso’.

Em caso de dúvidas, entrar em contato com a Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços – CGRP ou com a Diretoria de Logística e Aquisições - DLA através dos endereços de e-mail, respectivamente, gestaosrp@ifsp.edu.br / dla@ifsp.edu.br.

COMPRASNET - Divulgação da IRP (órgão gerenciador)

I) Após conferência do lançamento de itens e do upload de arquivos, clicar em ‘Divulgar’. Será aberta uma nova página para inserção da data limite para realização da divulgação da IRP em nível nacional (Figura 1).

 

Figura 1 - Divulgar IRP

 

II) Após a inserção e confirmação da data limite, será aberto um resumo da IRP. O Órgão Gerenciador deverá selecionar a caixa, declarando ter dado ciência à autoridade competente do órgão da divulgação de compra por Registro de Preços (Figura 2).

 

Figura 2 - Confirmar Divulgação IRP

 

III) Após selecionar a caixa, clicar no botão CONFIRMAR. Será exibida a mensagem: “Intenção de registro de preço divulgada”.

Em caso de dúvidas, entrar em contato com a Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços – CGRP ou com a Diretoria de Logística e Aquisições - DLA através dos endereços de e-mail, respectivamente, gestaosrp@ifsp.edu.br / dla@ifsp.edu.br.

COMPRASNET - Manifestação de interesse

Para a realização da Manifestação de Interesse será utilizado o sistema disponibilizado no portal www.gov.br/compras. Os usuários que forem executar as inserções no sistema deverão verificar se o acesso está ativo, se o perfil está habilitado para IRP, se está cadastrado como Gestor de Compras e se estão permitidas pop-ups na configuração do navegador.

A Manifestação de Interesse deve ser realizada na UASG do câmpus. Favor verificar em qual UASG o servidor que realizará a estimativa está vinculado no momento do lançamento das informações.

Para realização da Manifestação de Interesse, seguir os seguintes passos:

I) Acessar o site gov.br/compras > Sistemas > Comprasnet > “Clique aqui para acessar” > Realizar Login > Governo > IRP - Intenção de Registro de Preços.

II) Escolher perfil de atuação como Participante.

III) Selecionar o Menu Manifestar Interesse > Nova Manifestação de Interesse > Escolher a UASG Gerenciadora (IFSP – 158154), Nº da IRP desejada e Situação da IRP (Aberta) (Figura 01).

Figura 01 – Consulta de IRP disponíveis para Manifestação de Interesse

IV) Após selecionar a IRP desejada, o sistema direcionará o usuário para uma tela onde o Órgão Participante deverá inserir o Motivo para Adesão ao Processo de Contratação por SRP (Justificativa da Participação) (Figura 02).

Figura 02 – Justificativa de Participação

V) Após a inserção da justificativa, clicar no botão Salvar. O sistema direcionará para aba Itens. Para inserir os quantitativos nos itens desejados, clicar em Incluir Proposta nos respectivos itens (Figura 03).

Figura 03 – Itens da IRP

VI) Em cada item, o Órgão Participante deverá informar na ‘Proposta de Manifestação de Interesse’: o Valor Unitário Estimado (que deve ser igual ao valor informado pelo Órgão Gerenciador - informação encontrada na mesma tela), o Município/UF de Entrega e a Quantidade. Após a inserção das informações, clicar no botão Salvar e no botão Propostas para voltar a tela anterior. (Figura 04).

Figura 04 – Proposta de Manifestação de Interesse

VII) Após realizar a Estimativa em todos os itens desejados, clicar na aba Finalizar (Figura 05).

Figura 05 – Aba Finalizar

VIII) Preencher o campo Observações ou anexar termo de concordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referência conforme Art. 8º, do Decreto nº 11.462/2023. As manifestações de interesse que não constarem o termo de concordância serão recusadas.

ATENÇÃO: O Órgão Participante Externo ao IFSP deverá encaminhar os endereços e locais de entrega, via sistema.

IX) Será aberta uma nova página com o Resumo da Manifestação de Interesse realizada. Esse documento deverá ser impresso para compor o Processo de Participação (Figura 06).

Figura 06 – Resumo da Manifestação de Interesse

X) Após a impressão do Resumo da Manifestação de Interesse, clicar novamente no botão Enviar.

XI) Após os procedimentos acima descritos, a Manifestação de Interesse na IRP estará concluída.

Observação: A Manifestação de Interesse é salva automaticamente a cada inclusão de proposta nos itens. Caso o Órgão Participante queira continuar a Manifestação de Interesse em outro momento, para acessá-la novamente, deverá clicar no Menu Manifestar Interesse > Abrir Manifestação de Interesse e selecionar a Manifestação de Interesse já iniciada. Porém, para envio da mesma, é necessário atentar a data limite estipulada pelo Órgão Gerenciador.

ATENÇÃO: Para confirmar o envio da Manifestação de Interesse ao Órgão Gerenciador, consultar: Quadro de IRP >  Filtro de UASG e Número de IRP > A UASG participante deve constar na Lista de Gestor de Compras Interessado no campo Manifestações de Interesse da IRP conforme Figura 07 e 08. Comparar com figura 09, onde consta um Quadro de IRP sem manifestações de interesse.

Figura 07 – Quadro de IRP

Figura 08 – Quadro de IRP - Detalhes

Figura 09 – Quadro IRP sem manifestações

COMPRASNET - Alteração da manifestação de interesse

Para a realização da alteração da Manifestação de Interesse será utilizado o sistema disponibilizado no portal www.gov.br/compras. Os usuários que forem executar as inserções no sistema deverão verificar se o acesso está ativo, se o perfil está habilitado para IRP, se está cadastrado como Gestor de Compras e se estão permitidas pop-ups na configuração do navegador.

A alteração da Manifestação de Interesse deve ser realizada na mesma UASG que foi feita a manifestação de interesse. Favor verificar em qual UASG o servidor que realizará a estimativa está vinculado no momento do lançamento das informações.

Para realização da alteração Manifestação de Interesse, seguir os seguintes passos:

I) Acessar o site gov.br/compras > Sistemas > Comprasnet > “Clique aqui para acessar” > Realizar Login > Governo > IRP - Intenção de Registro de Preços.

II) Escolher perfil de atuação como Participante.

III) Selecionar o Menu Manifestar Interesse > Abrir Manifestação de Interesse (Figura 1).

Figura 01 – Menu inicial

IV) Selecionar a manifestação de interesse conforme os filtros disponíveis, especialmente: marcar "Situação da IRP", parâmetro "Aberta" (Figura 2).

Figura 02 – Consulta de Manifestação de Interesse

V) Verificar qual(is) item(ns) será(ão) alterado(s) e clicar em "Alterar Proposta". Deverá ser feito o mesmo procedimento para cada item que terá o quantitativo alterado.

Figura 03 – Alteração da proposta

VI) É necessário clicar em "Excluir" (ao final da página) e incluir o novo quantitativo novamente, informando "Município/UF de Entrega" e "Quantidade". Clicar em "Salvar" ao final do procedimento. 

Figura 04 – Alteração da proposta

VII) Após a alteração de todos os itens desejados, finalizar a inclusão. Verificar necessidade de incluir novos anexos. Ao final, clicar em "Enviar".

Figura 05 – Novo envio da proposta

VIII) Conferir as informações e clicar novamente em "Enviar".

Figura 06 – Enviar nova manifestação de interesse

IX) O procedimento é finalizado e a manifestação de interesse foi enviada. 

Conferir no Quadro da IRP se consta manifestação de interesse para a UASG.

Figura 07 – Manifestação de interesse enviada

COMPRASNET - Confirmação de interesse

Após a Análise e Negociação, os Órgãos Participantes receberão um e-mail, enviado pelo sistema, para que a participação seja confirmada. O prazo para Confirmação da Manifestação de Interesse será de 02 dias úteis.

Os prazos de Confirmação da Manifestação de Interesse também serão informados a todos os câmpus, via comunicado, encaminhado pela CGRP-PRA.

Para realizar a Confirmação da Manifestação de Interesse, o Órgão Participante deverá proceder da seguinte maneira:

I) Acessar site gov.br/compras > Sistemas > Comprasnet > “Clique aqui para acessar” > Realizar Login > Governo > IRP - Intenção de Registro de Preços.

II) No menu Gestor de Compras > Gerenciar Perfil de Atuação – Participante.

III) No menu Manifestar Interesse > Decidir Participação > Selecionar a IRP desejada > Marcar ‘Participar’ no quadro Situação da Adesão e clicar em confirmar, conforme figuras 1 e 2.

 

Figura 1 – Decidir Participação

 

Figura 2 – Selecionar Participar

 

IV) Após a Confirmação da Participação, será aberto um RESUMO DA MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE. Este resumo deverá ser impresso, pois o mesmo deverá compor o Processo de Participação montado pelo Órgão Participante.

 

Figura 3 – Resumo da Manifestação de Interesse

 

V) O Órgão Participante deverá selecionar a caixa, declarando ter dado ciência à autoridade competente do órgão e confirmar. Será exibida a mensagem: “A participação da Manifestação de Interesse na Intenção de Registro de Preço foi confirmada”.

ATENÇÃO: Repetir todo o processo para garantir que a SITUAÇÃO ATUAL DA ADESÃO mudou de ‘Aguardando Decisão’ para ‘Decidido pela adesão’ conforme figuras 4 e 5.

 

Figura 4 – Aguardando decisão

 

Figura 5 – Decidido pela adesão

 

Em caso de dúvidas, entrar em contato com a Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços – CGRP ou com a Diretoria de Logística e Aquisições - DLA através dos endereços de e-mail, respectivamente, gestaosrp@ifsp.edu.br / dla@ifsp.edu.br.

COMPRASNET - Análise e negociação (órgão gerenciador)

Terminado o prazo para a Manifestação de Interesse, o Órgão Gerenciador analisará as quantidades e os valores informados para os itens constantes na IRP. No momento de análise, existem 03 opções: ACEITAR, RECUSAR E NEGOCIAR os valores e quantidades informados. Caso haja alguma divergência entre os valores unitários estimados cadastrados e os inseridos pelos Órgãos Participantes, o item será RECUSADO. Itens com quantitativos visivelmente superestimados também serão RECUSADOS.

[antigo] Manual SRP IFSP 2021/2022

1. INTRODUÇÃO

1.1 Com base na Lei nº 8.666/1993, no Decreto nº 7.892/2013 e nas diretrizes da atual gestão do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo – IFSP, os processos de Registro de Preços do IFSP serão elaborados conforme disposto neste manual.

1.2 A opção pelo processamento das compras através do Sistema de Registro de Preços – SRP é fundamentada no inciso II do artigo 15 da Lei nº 8.666/1993 e no artigo 3º do Decreto nº 7.892/2013 e justifica-se pelo fato de haver necessidades de contratações frequentes, entregas parceladas, impossibilidade de definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração, além de atender a mais de um exercício financeiro, tornar mais ágil as aquisições e favorecer a padronização dos materiais adquiridos. Também é possível citar, como fatores determinantes dessa escolha, a redução do número de licitações, a redução de estoques físicos e a economia de tempo, recursos técnicos e financeiros.

1.3 Para facilitar a leitura deste manual, segue separação dos temas que permeiam os processos de Registro de Preços e respectivos tópicos:

Tema	Tópicos
Conteúdo comum a todos os temas	1, 2, 3 e 4
Elaboração de novas atas	5, 6, 7 e 8
Manifestação de Interesse	9
Licitação e assinatura de atas	10, 11 e 12
Gestão de atas vigentes	13 e 14

2. DA NOMENCLATURA UTILIZADA EM REGISTRO DE PREÇOS

2.1 Segundo o artigo 2º do Decreto nº 7.892/2013, que regulamenta o sistema de Registro de Preços, são adotadas as seguintes definições:

I. “Sistema de Registro de Preços - SRP - conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras;
II. Ata de registro de preços - documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas;
III. Órgão gerenciador - órgão ou entidade da administração pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente;
IV. Órgão participante - órgão ou entidade da administração pública que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro de preços;
V. Órgão não participante - órgão ou entidade da administração pública que, não tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos desta norma, faz adesão à ata de registro de preços;
VI. Compra nacional - compra ou contratação de bens e serviços, em que o órgão gerenciador conduz os procedimentos para registro de preços destinado à execução descentralizada de programa ou projeto federal, mediante prévia indicação da demanda pelos entes federados beneficiados; e
VII. Órgão participante de compra nacional - órgão ou entidade da administração pública que, em razão de participação em programa ou projeto federal, é contemplado no registro de preços independente de manifestação formal.”

Para um melhor entendimento, seguem definições dentro do IFSP:
1. Órgão gerenciador = Reitoria do IFSP
2. Órgão participante = Câmpus pleno do IFSP
3. Órgão participante sem UASG = Câmpus avançado e pró-reitorias
4. Órgão participante externo = outros órgãos do Governo Federal que, porventura, manifestem interesse na ata do IFSP

Termos utilizados no sistema governamental - Comprasnet 4.0:
1. IRP = Intenção de Registro de Preços
2. Manifestação de Interesse = estimativa de quantitativos

3. DAS FASES, ATRIBUIÇÕES E SETORES RESPONSÁVEIS

FASE	DESCRIÇÃO	ATRIBUIÇÕES	REALIZADA POR
1ª	Planejamento	Reunião de planejamento + definição dos objetos dos processos + definição dos responsáveis pela elaboração do processo + abertura e organização IRP, SRP e processos eletrônicos	DLA-PRA CGRP-PRA
2ª	Planilha de Itens INICIAL	Definição da planilha de itens INICIAL	CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL
3ª	Lançamento dos itens no Comprasnet 4.0 - IRP e devolução do processo eletrônico	Elaboração da planilha de itens FINAL + elaboração da documentação processual + lançamento IRP no sistema + análise prévia da documentação pela CGRP-PRA + montagem e devolução do processo eletrônico	CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL CGRP-PRA
4ª	Checklist documental e conferência do lançamento da IRP	Realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico + conferência do lançamento na IRP + comunicado de abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo.	CGRP-PRA
5ª	Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo, análise/negociação e confirmação da IRP	Órgão Participante - Manifestação de interesse no sistema IRP + confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP + montagem do processo de participação Órgão Participante sem UASG - Manifestação de interesse por trâmites internos Órgão Gerenciador - Disponibilizar IRP para manifestação de interesse + realizar análise e negociação + comunicado para confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP + inserção dos quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias no Divulgação de Compras + concluir montagem do processo com valor total estimado da licitação	CÂMPUS PLENO (Órgão Participante) CÂMPUS AVANÇADOS E PRÓ-REITORIAS (Órgão Participante sem UASG) DLA-PRA e CGRP-PRA (Órgão Gerenciador)
6ª	Minuta da Ata, Minuta do Contrato, Minuta do Edital e Análise jurídica	Elaboração da Minuta da Ata de Registro de Preços Elaboração da Minuta de Contrato (se necessário) Elaboração da Minuta do Edital + autorização para abertura dos procedimentos licitatórios + ENQUETES IFSP* + envio para análise jurídica + realizar adequações (se necessário) junto aos responsáveis	CGRP-PRA COC-PRA CLT-PRA
7ª	Licitação	Publicação no DOU + realização do certame licitatório + análise das propostas + análise de amostras (se necessário) + habilitação do fornecedor + homologação + convocação de fornecedores para formação de cadastro reserva	CLT-PRA CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL DLA-PRA
8ª	Assinatura das atas	Elaboração das atas + coleta de assinaturas + validade da ata no sistema + publicação no DOU	CGRP-PRA
9ª	Atas Vigentes	Atualização Planilha de Status SRP + comunicado de ata vigente + recepcionar processos de aquisição dos câmpus avançados e pró-reitorias + remanejamento de quantitativo de todo o IFSP + aprovar adesões como Órgão Gerenciador + solicitar adesões para as Pró-Reitorias Gerir possíveis alterações de marca/modelo/valor e cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas Processos de aquisições + solicitação de remanejamentos + aplicação de penalidades (caso necessário)	CGRP-PRA Órgão Gerenciador + Órgão Participante
10ª	Atas Vencidas/encerradas	-	-

Setores mencionados na tabela acima:
1. DLA-PRA = Diretoria de Logística e Aquisições
2. CGRP-PRA = Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços
3. CLT-PRA = Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta
4. COC-PRA = Coordenadoria de Contratos
5. Câmpus/Setor/Comissão Responsável = Figura responsável por elaborar os documentos do planejamento da contratação, Termo de Referência, entre outros, para a Reitoria do IFSP

Para cada ano há um cronograma específico dos processo de SRP. Para consultar cronograma do ano vigente, acesse o link a seguir: https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1ttFvjGBBcSjsSxK3xJl3dN7pXvku2er_

Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890. 

4. DAS RESPONSABILIDADES

4.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):

4.1.1 Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações;
4.1.2 Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões;
4.1.3 Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços;
4.1.4 Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens;
4.1.5 Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável;
4.1.6 Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse;
4.1.7 Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual;
4.1.8 Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP;
4.1.9 Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras;
4.1.10 Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação;
4.1.11 Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário);
4.1.12 Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP;
4.1.13 Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF;
4.1.14 Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao câmpus responsável pela elaboração da documentação;
4.1.15 Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva;
4.1.16 Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços;
4.1.17 Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO);
4.1.18 Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP;
4.1.19 Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das pró-reitorias, confirmar quantitativo dos câmpus avançados no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata);
4.1.20 Solicitar análise técnica ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo;
4.1.21 Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas.

4.2 DO CÂMPUS, SETOR E COMISSÃO RESPONSÁVEL:

4.2.1 Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
4.2.2 Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
4.2.3 Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente;
4.2.4 Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual; 
4.2.5 Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica;
4.2.6 Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão;
4.2.7 Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização do certames;
4.2.8 Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços;
4.2.9 Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável;
4.2.10 Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata.

4.3 DO CÂMPUS PLENO, CÂMPUS AVANÇADO E PRÓ-REITORIA (ÓRGÃO PARTICIPANTE/ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG)

4.3.1 Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
4.3.2 Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
4.3.3 Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional;
4.3.4 Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual;
4.3.5 Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema Comprasnet 4.0 – IRP, no prazo estipulado (somente Câmpus Pleno);
4.3.6 Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Câmpus Pleno);
4.3.7 Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno;
4.3.8 Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014;
4.3.9 Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador;
4.3.10 Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.

5. DA 1ª FASE - PLANEJAMENTO

5.1 A fase de planejamento compreende a realização de reunião entre a Pró-Reitoria de Administração e os câmpus do IFSP para definição de quais objetos serão registrados em atas de Registro de Preços e os atores responsáveis por cada objeto.

5.2 As reuniões acontecem anualmente e os processos elaborados são para o exercício vigente e o subsequente.

5.3 A Reitoria também ficará encarregada de organizar a abertura dos processos eletrônicos no SUAP, definir número de IRP, SRP e encaminhar os processos eletrônicos para o Câmpus/Setor/Comissão responsável pela elaboração da documentação.

5.4 Tipo de processo eletrônico no SUAP: Licitação: Pregão Eletrônico-Registro de Preço

6. DA 2ª FASE - PLANILHA DE ITENS INICIAL

6.1 A planilha de itens inicial será composta pelos itens mais adquiridos nas atas de Registro de Preços do IFSP nos últimos anos. Para tanto, o Câmpus/Setor/Comissão responsável realizará estudo das porcentagens adquiridas de cada item nos pregões SRP anteriores com o mesmo objeto.

6.2 O Câmpus/Setor/Comissão responsável poderá realizar a inserção de novos itens, desde que o item seja de subelemento igual ou similar ao objeto do processo.

6.3 Caso haja dúvida na classificação da natureza de despesa dos itens, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deve consultar o Plano de Contas e/ou o setor orçamentário do câmpus ou da Reitoria.

6.4 A planilha de itens inicial deve conter:

I. Número do item;
II. Descrição SUMÁRIA (características básicas do item) e
III. Unidade de medida.

6.5 O modelo de planilha de itens de cada SRP está disponível em https://docs.google.com/spreadsheets/d/1I3nxEdIFnOv9BKg57R73rP94nXZRNsRWS-1iEu9zV5E/edit?usp=sharing

Para solicitar o acesso a edição da planilha, CLIQUE nos 3 pontinhos no canto direito superior e CLIQUE em solicitar acesso ou mande um e-mail para gestaosrp@ifsp.edu.br, solicitando acesso a edição da planilha de itens SRP XX/20XX e o endereço de e-mail do servidor. O acesso será liberado somente para os servidores que fazem parte das áreas técnica e administrativa da licitação.

ATENÇÃO: Indicamos que cada planilha não ultrapasse 150 itens.

7. DA 3ª FASE - LANÇAMENTO DOS ITENS NO COMPRASNET 4.0 E DEVOLUÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO

7.1 DA ELABORAÇÃO DA PLANILHA DE ITENS FINAL

7.1.1 Para continuidade do processo, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá preencher todas as colunas da planilha de itens disponibilizada na coluna "Nº SRP" da Planilha de Status SRP - Link:  https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=1677637799

Em caso de dúvidas no preenchimento das informações constantes na planilha de itens, consultar ANEXO I - PREENCHIMENTO DA PLANILHA DE ITENS.

7.2 DA ELABORAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO PROCESSUAL

7.2.1 Para fins de instrução processual, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá elaborar os documentos da tabela abaixo.

ATENÇÃO: Antes de finalizar os documentos e coletar as assinaturas, realizar a ANÁLISE PRÉVIA descrita no item 7.4 deste manual.

Ordem	Documento	Embasamento legal	Modelos e Manuais	Assinaturas
1	Documento de Formalização de Demanda - DFD ou Documento de Oficialização de Demanda – DOD (TIC)	IN SEGES nº 05/2017 IN SLTI nº 01/2019 (TIC)	DFD DOD	Requisitante (PRA) e indicados para representar área técnica e administrativa
2	Estudo Técnico Preliminar Digital – ETPD na UASG 158154	IN SEGES nº 40/2020	Instruções para preenchimento ETPD Manual ETP Digital	Equipe de Planejamento
3	Mapa de Riscos (se necessário) ou  Mapa de Gerenciamento de Riscos - MGR (TIC)	IN SEGES nº 05/2017 IN SLTI nº 01/2019 - (TIC)	Mapa de Riscos MGR (TIC)	Área técnica e área administrativa. Equipe de Planejamento
4	Termo de Referência	Decreto nº 10.024/2019	Modelo SUAP TR - última versão AGU	Área técnica, área administrativa, autorização do DRG e PRA
5	Apêndice I do Termo de Referência	-	Apêndice I do TR	Área técnica,  área administrativa e DRG
6	Pesquisa de preços	IN SEGES nº 73/2020 (Lei nº 8.666/1993) IN SEGES nº 65/2021 (Lei nº 14.133/2021)	-	Os responsáveis pela pesquisa de preço devem ser identificados no processo.
7	Mapa Comparativo	-	Mapa comparativo	Área técnica ou o agente que realizou a pesquisa de preços e montagem do mapa comparativo.
8	Análise crítica da obtenção dos orçamentos	IN SEGES nº 73/2020	Análise crítica	Área técnica ou o agente que realizou a pesquisa de preços e montagem do mapa comparativo.
9	Ofício de devolução	-	Ofício de devolução	Área técnica e área administrativa

A equipe de planejamento é composta por, no mínimo, um representante da área requisitante, um representante da área técnica e um representante da área administrativa.

7.3 DO LANÇAMENTO DA IRP NO SISTEMA COMPRASNET 4.0

7.3.1 As orientações para a realização do lançamento dos itens no módulo IRP estão dispostas no ANEXO II – LANÇAMENTO IRP.

7.4 DA ANÁLISE PRÉVIA DA DOCUMENTAÇÃO PELA CGRP-PRA

7.4.1 Após a elaboração de toda a documentação e lançamento da IRP no sistema, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá encaminhar um e-mail para gestaosrp@ifsp.edu.br com todos os links dos documentos eletrônicos e número do ETPD lançado no sistema. Não se faz necessário o encaminhamento da pesquisa de preços.

Não esqueça de realizar o compartilhamento do documento eletrônico no SUAP com o setor CGRP-PRA para possibilitar a visualização. 

7.5 DA MONTAGEM E DEVOLUÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO

7.5.1 Após análise prévia da documentação e possíveis ajustes, o Câmpus/Setor/Comissão responsável realizará a instrução processual com os documentos constantes na tabela 7.2.1 deste manual na ordem indicada.

7.5.2 Encaminhar o processo eletrônico para CGRP-PRA no SUAP.

8. DO CHECKLIST DOCUMENTAL E CONFERÊNCIA DO LANÇAMENTO DA IRP

8.1 A CGRP-PRA irá realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico, conferência do lançamento da IRP no sistema Comprasnet 4.0, divulgação da IRP no sistema e envio de comunicado para abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de Quantitativo.

9. DA ESTIMATIVA DE QUANTITATIVOS, ANÁLISE/NEGOCIAÇÃO E CONFIRMAÇÃO DA IRP

9.1 ORGÃO GERENCIADOR (REITORIA)

9.1.1 A Reitoria do IFSP conduzirá o processo licitatório como Órgão Gerenciador da ata de Registro de Preços.

9.1.2 Os quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias comporão a estimativa do Órgão Gerenciador.

9.1.3 Nesta etapa, o Órgão Gerenciador irá recepcionar as estimativas de quantitativo dos Órgãos participantes e documentos, de acordo com o enquadramento de cada um, conforme itens 9.2 a 9.4 deste manual.

9.1.4 A realização da análise/negociação dentro do sistema é exclusiva do Órgão Gerenciador.

9.1.5 Após análise/negociação, o Órgão Gerenciador encaminhará comunicado sobre a Confirmação da Manifestação de Interesse aos Órgãos Participantes.

9.1.6 A estimativa de quantitativos dos Órgãos Participantes sem UASG serão inseridas no Divulgação de Compras.

9.1.7 A montagem do processo será concluída com o valor total estimado da licitação.

9.2 ÓRGÃO PARTICIPANTE (CÂMPUS PLENO E ÓRGÃOS EXTERNOS)

9.2.1 Os Câmpus plenos figurarão como Órgão Participante da ata de Registro de Preços e deverão realizar suas Manifestações de Interesse (estimativa), exclusivamente, pelo sistema governamental Comprasnet 4.0 - IRP.

9.2.2 No sistema Comprasnet 4.0 - IRP deverá ser anexado termo de concordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referência de acordo com o Art. 5º, inciso V do Decreto nº 7.892/2013.

PARA OS ÓRGÃOS PARTICIPANTES EXTERNOS
No sistema Comprasnet 4.0 - IRP deverá ser anexado:
1) termo de concordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referência de acordo com o Art. 5º, inciso V do Decreto nº 7.892/2013; e
2) endereço completo dos locais de entrega.

9.2.3 É de responsabilidade do Órgão Participante:

I. A inserção da demanda no Plano Anual de Contratações - PAC de suas respectivas Unidades Administrativas de Serviços Gerais - UASG para que haja alinhamento entre a contratação e o planejamento

II. Elaboração do Documento de Formalização de Demanda - DFD - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/369759/

III. Elaboração do Estudo Técnico Preliminar Digital - ETPD no Comprasnet 4.0.

9.2.4 O Órgão Gerenciador não recepcionará os documentos acima elencados no momento da Manifestação de Interesse. Porém, caso haja auditoria externa, os documentos poderão ser solicitados a qualquer momento.

Em caso de dúvidas para realização da Manifestação de Interesse e Confirmação da Manifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP, consultar ANEXO III – MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE E CONFIRMAÇÃO.

RECOMENDAÇÃO: Para confirmar o envio da Manifestação de Interesse ao Órgão Gerenciador, consultar: Compranest 4.0 - IRP > Quadro IRP >  Filtro de UASG e Número de IRP > A UASG participante deve constar na Lista de Gestor de Compras Interessado no campo Manifestações de Interesse da IRP.

ATENÇÃO: Não serão aceitas demandas dos Câmpus Plenos por e-mail, ofício ou por upload de arquivos no drive do IFSP.

9.2.5 Após finalizado o prazo para envio das Manifestações de Interesse, será realizada a etapa de Análise/Negociação pelo Órgão Gerenciador.

9.2.6 O Órgão Participante receberá um comunicado contendo o prazo de 2 (dois) dias úteis para realização da CONFIRMAÇÃO da Manifestação de Interesse. Caso o Órgão Participante não realize a confirmação, via sistema, todo o quantitativo inserido será excluído da IRP.

9.2.7 Indicamos a todos os Órgãos Participantes da IRP que instruam um Processo de Participação para cada IRP em que Manifestar Interesse com, no mínimo, os seguintes documentos:

• • • • • • Tipo de processo eletrônico no SUAP: Licitação: Participação em ata RP
        •  
          • Documento de Formalização de Demanda - DFD
          • Estudo Técnico Preliminar Digital - ETPD
          • Estudo de demanda (se houver)
          • Termo de Referência e seus apêndices
          • Resumo da Manifestação de Interesse
          • Quadro IRP
          • Edital e anexos
          • Resultado por fornecedor

9.2.8 A instrução do processo de participação será realizada conforme o andamento dos processos. 

9.3 ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG (CÂMPUS AVANÇADO)

9.3.1 A Reitoria do IFSP conduzirá o processo licitatório como Órgão Gerenciador da ata de Registro de Preços e os quantitativos dos câmpus avançados comporão a estimativa da Reitoria.

9.3.2 Os câmpus avançados devem realizar sua estimativa de quantitativo através de upload dos documentos abaixo elencados no link https://drive.google.com/drive/folders/1T4haZYuN2FvI0r6FVl26b9AyIA1yh8e7

I. Planilha de itens com a estimativa do câmpus. A planilha deve ser uma cópia fiel daquela que consta na coluna "Nº IRP" correspondente à SRP de interesse da Planilha de Status SRP, sem exclusão de células. O arquivo deve estar no formato .xls, .xlsx ou formato próprio do Google Drive, e nomeado com a sigla do câmpus, número e ano da SRP (ex.: JND - SRP 02_2021)

II. Documento de Formalização de Demanda - DFD - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/369759/

III. Estudo Técnico Preliminar Digital - ETPD

9.3.3 É de responsabilidade do câmpus avançado, a inserção da demanda no Plano Anual de Contratações - PAC para que haja alinhamento entre a contratação e o planejamento.

9.4 ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG (PRÓ-REITORIA)

9.4.1 Os setores da Reitoria devem realizar sua estimativa de quantitativo através de upload dos documentos abaixo elencados no link https://drive.google.com/drive/folders/1T4haZYuN2FvI0r6FVl26b9AyIA1yh8e7

I. Planilha de itens com a estimativa do setor. A planilha deve ser uma cópia fiel daquela que consta na coluna "Nº IRP" correspondente à SRP de interesse da Planilha de Status SRP, sem exclusão de células. O arquivo deve estar no formato .xls, .xlsx ou formato próprio do Google Drive, e nomeado com a sigla do câmpus, número e ano da SRP (ex.: PRD_DGP - SRP 02_2021)

II. Documento de Formalização de Demanda - DFD - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/369759/

9.4.2 A CGRP-PRA irá compilar as demandas dos setores da Reitoria para inclusão no Plano Anual de Contratações - PAC, para que haja alinhamento entre a contratação e o planejamento.

10. DA MINUTA DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS, DA MINUTA DO EDITAL E DA ANÁLISE JURÍDICA 

10.1 A minuta da ata de registro de preços serão elaboradas pela CGRP-PRA e a minuta de contrato, quando aplicável, pela Coordenadoria de Contratos (COC-PRA).

10.2 A minuta do edital, a autorização para abertura dos procedimentos licitatórios, o preenchimento do formulário ENQUETES IFSP e o envio para a análise jurídica será realizado pela Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta (CLT-PRA).

Utilizar minutas padrão da AGU disponíveis em https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/cgu/cgu/modelos/licitacoesecontratos

10.3 Caso haja apontamentos no parecer realizado pela Procuradoria Regional Federal - PRF, o processo eletrônico deverá:

10.3.1 Ser tramitado para a Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços (CGRP-PRA) quando os apontamentos realizados forem pertinentes aos documentos de planejamento da contratação para realização das adequações junto ao Câmpus/setor/comissão responsável;

10.3.2 Ser tramitado para a Coordenadoria de Contratos (COC-PRA) quando os apontamentos realizados forem pertinentes à minuta de contratos para realização das adequações;

10.3.3 Ser adequado quando os apontamentos realizados forem pertinentes à minuta do edital. 

11. DA LICITAÇÃO

11.1 A realização dos procedimentos licitatórios poderá ocorrer pela Reitoria do IFSP ou pelo Câmpus responsável pela elaboração da documentação inicial.

11.2 A análise das propostas e amostras serão realizadas exclusivamente pelo Câmpus/setor/comissão responsável que elaborou a documentação do processo.

11.3 A homologação e convocação dos fornecedores para o cadastro reserva será realizada pela Reitoria do IFSP.

12. DA ASSINATURA DAS ATAS

12.1 A elaboração das atas de registro de preços e a coleta das assinaturas poderão ser descentralizadas para o Câmpus/Setor/Comissão Responsável, caso haja necessidade.

12.2 O Órgão Gerenciador deve realizar a inserção da data de vigência da ata no sistema SERPRO HOD.

12.3 O Órgão Gerenciador deverá publicar as atas de registro de preços no Diário Oficial da União - DOU.

Passo a passo para inserção da vigência da ata: https://drive.google.com/file/d/18fwQ0gpYmNDMgDIIHr4vfsyVlS27nk3V/view?usp=sharing

13. DAS ATAS VIGENTES

13.1 ÓRGÃO GERENCIADOR (CGRP-PRA)

13.1.1 A cada disponibilização de processo de Registro de Preços vigente, a CGRP-PRA irá realizar a atualização Planilha de Status SRP e enviar comunicado de ata vigente para todo o IFSP.

13.1.2 Durante a vigência da ata, a CGRP-PRA irá recepcionar os processos eletrônicos de aquisição dos Câmpus avançados e pró-reitorias, via SUAP.

13.1.3 DO REMANEJAMENTO DE QUANTITATIVO

13.1.3.1 A CGRP-PRA realizará os remanejamentos de quantitativos para todo o IFSP. As solicitações de remanejamento devem ser direcionadas ao endereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br com as seguintes informações:

• • • • • • • Aceite da UASG de Origem
            • Aceite do fornecedor beneficiário da ata (em caso de alteração do local de entrega)
            • Número da licitação SRP (SRP xx/20xx)
            • Número da UASG Origem
            • Número da UASG Destino
            • Número do item e respectiva quantidade

13.1.3.2 Para consultar os quantitativos de todas as atas de Registro de Preços, acesse www.gov.br/compras > Acesso à informação > Consulta detalhada > Atas > Gestão de Ata de Registro de Preços/SRP - https://www2.comprasnet.gov.br/siasgnet-atasrp/public/principal.do

Lembrando: Instrução Normativa SLTI nº 6/2014, artigo 2º, §4º - Caso o remanejamento seja feito entre órgãos de Estados ou Municípios distintos, caberá ao fornecedor beneficiário da Ata de Registro de Preços, observadas as condições nela estabelecidas, optar pela aceitação ou não do fornecimento decorrente do remanejamento dos itens.

Entenda:
UASG Origem é a UASG que está cedendo o quantitativo.
UASG Destino é a UASG que estará recebendo o quantitativo.

13.1.4 SOLICITAÇÕES DE ADESÃO RECEBIDAS

13.1.4.1 Durante a vigência da ata, a CGRP-PRA irá realizar as aprovações de adesões como Órgão Gerenciador a cada 15 dias no sistema Comprasnet 4.0 - Gestão de Ata SRP, ou quando solicitado formalmente.

13.1.5 SOLICITAÇÃO DE ADESÃO ENVIADAS (Pró-reitorias)

13.1.5.1 A CGRP-PRA solicitará adesões a atas gerenciadas por outros órgãos, via sistema, para as pró-reitorias, mediante o envio das seguintes informações para o endereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br: 

• • • • • • • Número da UASG Gerenciadora da Licitação
            • Número e ano da licitação - PR XX/20XX
            • Número do item e respectiva quantidade
            • Número do processo de compra
            • Justificativa para a adesão
            • Respostas das perguntas:

              • Pergunta 01 - Foi realizada ampla pesquisa de mercado e, quando couber, elaboradas as respectivas especificações ou termo de referência ou projeto básico ou planejamento da contratação? 

              • Pergunta 02 - Houve anuência do fornecedor beneficiário da ata de registro de preços?

              • Pergunta 03 - O local de entrega desejado para o item é igual ao informado no edital?

              • Se resposta não para a pergunta 03 - O fornecedor está ciente e de acordo que o local de entrega desejado para o item é diferente do informado no edital?

13.1.5.2 Deverá ser instaurado processo de adesão às atas de registro de preços de outros órgãos, contendo os documentos constantes aqui. 

13.1.6 ALTERAÇÃO DE MARCA/MODELO

13.1.3.1 A CGRP-PRA irá gerir as possíveis alterações de marca/modelo/valor e as solicitações de cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas de registro de preços. As solicitações devem ser direcionadas ao endereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br.

13.1.6.2 Para realização da formalização do pedido de alteração de marca e modelo, o fornecedor deverá enviar: 

I - Carta em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, dos itens para os quais se solicita a alteração de marca/modelo e a devida fundamentação para a solicitação (obrigatório);

II- Folder, catálogo ou descrição técnica do novo produto ofertado em substituição ao produto originalmente licitado, para análise da área técnica (obrigatório); 

III - Declaração do fabricante, do distribuidor ou do importador, referendando a alegação fundamentada no pedido de troca (nos casos de itens descontinuados/fora de linha).

Lembrando: O novo produto ofertado deverá atender, por força de lei, aos seguintes quesitos, concomitantemente:
1) Ter qualidade e especificações técnicas iguais ou superiores às do produto originalmente licitado;
2) Ter preço igual ou superior ao produto originalmente licitado.

13.1.6.3 Para realização da formalização do pedido de reequilíbrio econômico financeiro, o fornecedor deverá enviar:

I - Carta em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, relação dos itens para os quais se solicita a revisão de preços, relato dos motivos que ocasionaram o desequilíbrio econômico-financeiro e o aumento pretendido para cada item (obrigatório);

II - Memorial de cálculos, inicial e atual, onde serão demonstradas as composições de todos os custos considerados para a confecção dos preços, tais como, o custo do bem adquirido, de impostos e transporte; as taxas, a margem de lucro, valores de comissão, etc (opcional);

III - Informações que justifiquem que a proposta apresentada na época da licitação era economicamente viável (nota fiscal do produto da época da apresentação da proposta e tabela de preços do fabricante, como exemplos) (opcional);

IV - Informações que justifiquem o reajuste pretendido (como exemplos: informação do fabricante sobre o aumento dos preços, nota fiscal de compra do produto na época da solicitação de revisão de preços) (opcional).

13.1.6.4 Para realização da formalização do pedido de liberação do compromisso de fornecimento do Registro de Preços firmado junto ao IFSP, o fornecedor deverá enviar:

I - Solicitação em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, dos itens para os quais se solicita a liberação do compromisso e os motivos que justifiquem a solicitação (obrigatório);

II - Cópias de documentos que comprovem a ocorrência de fato superveniente (opcional).

13.2 ÓRGÃO PARTICIPANTE

13.2.1 Para a abertura de processos de aquisição durante a vigência da ata, o requisitante deve se certificar que possui quantitativo para tal aquisição.

13.2.2 Caso não tenha quantitativo, proceder com a solicitação de remanejamento constante no item 13.1.3 deste manual.

13.2.3 Indicamos instruir os processos de aquisições de atas de Registro de Preços com, no mínimo, o seguinte documento:

• • • • • • Tipo de processo eletrônico no SUAP: Licitação: Aquisição atas vigentes - Gerenciador e Participante
        •  
        • Requerimento - Aquisição de materiais por meio de ata de registro de preços
          https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/398491/
          
        •  
        • Subsidiariamente, se necessário, utilizar a planilha https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LUSWNJTGgx6dESP0XJ0UMSANfrcBkwxv4DwuN5ie9QU/edit?usp=sharing
          •  

Para uma melhor organização, indicamos relacionar o processo de aquisição ao processo de participação aberto conforme item 9.2.7 (somente Câmpus Pleno).

14. DAS ATAS VENCIDAS/ENCERRADAS

14.1 As atas de registro de preços vencidas servirão de base para estudo de demanda e elaboração das novas atas de registro de preços nos anos subsequentes. 

CONSIDERAÇÕES FINAIS

• Este manual tem a finalidade de padronizar os procedimentos dos Pregões de Registro de Preços, definindo as fases processuais, que compreendem desde a montagem dos processos originais até a vigência da ata, para uma melhor compreensão e organização da gestão administrativa do IFSP, visando à descentralização de algumas práticas operacionais;
• Todas as condutas tomadas pelos desenvolvedores e executores dos procedimentos dos Registros de Preços devem ter por base a Lei n° 8.666/1993, Lei nº 10.520/2002, Decreto nº 7.892/2013 e demais diplomas legais pertinentes;
• Toda a comunicação entre a DLA e os câmpus se dará por meio dos endereços de e-mail institucionais adm.sigladocâmpus@ifsp.edu.br; e
• Em caso de dúvidas, entrar em contato com a Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços pelo e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br ou com a Diretoria de Logística e Aquisições - DLA pelo e-mail dla@ifsp.edu.br

Elaborado por DLA-PRA - Versão atualizada em JUNHO/2022.