Padronizando as Informações.
Padronização é um conceito utilizado para manter a estabilidade nos processos, garantindo que as atividades realizadas sempre da mesma forma, obtendo elevada qualidade. Informações organizadas facilitam o acesso, uso, reutilização e produção de resultados dos dados.
1 - Apresentação da Estrutura do Sistema.
- Organização - Grupos - Conjuntos - Planilhas.
O Ckan do IFSP conta com uma única organização, sete grupos e quarenta conjuntos. Neste manual veremos como organizar todos os conjuntos de uma mesma forma, seguindo um padrão único, passando por tanta facilidade na inserção como a busca por informações no sistema.
Figura 1 - Organização.
Figura 2 - Grupos.
Figura 3 - Conjuntos.
Figura 4 - Planilhas.
2 - Descrição dos Conjuntos.
Utilizaremos como exemplo o conjunto Informações Campus IFSP.
A apresentação do conjunto deve seguir o seguinte padrão.
- Resumo do conjunto iniciado com a descrição:
Os conjuntos de dados apresentados (descrição a que o conjunto se refere; por exemplo: orçamento - bolsas - informações do campus) do IFSP com as seguintes informações: + a descrição dos dados que compõem as planilhas de acordo com o PDA vigente.
- Referência para localização do conjunto de dados:
Para interpretar o conjunto de dados baixe o arquivo de dicionário de dados clicando aqui (link para o conjunto de dados).
- Indicação para converter os conjuntos em outros formatos:
Para abrir os arquivos no formato Comma-Separated Values(CSV) veja o tópico Formas de abrir arquivos .CSV em https://dados.ifsp.edu.br/organization/about/ifsp
*Ao abrir ou atualizar o conjunto, copiar estas informações, abrir a aba gerenciar, colar o conteúdo no campo descrição e preencher com as informações do conjunto.
Figura 5 - Botão Gerenciar.
Figura 6 - Campo Descrição
3 - Dados e recursos.
Neste item são inseridas as informações das planilhas de dados e devem estar apresentadas da seguinte forma.
- Titulo do conjunto - com inicial maiúscula.
- Período de referência - Período: + ano.
- * Quando a atualização for semestral utilizar - Período: semestre + ano.
- Data de extração com mês e ano: Data de atualização + mês (minúsculo + ano).
Figura 7 - Padrão das Informações das Planilhas.
4 - Etiquetas.
As etiquetas são "palavras chave" onde o usuário pode localizar os itens de sua pesquisa por assunto.
Figura 8 - Filtro etiquetas
Devem sempre serem cadastradas em letra minúscula.
Figura 9 - Modelo padrão
Elas podem referenciar conjuntos de um mesmo grupo, bem como de grupos diferentes.
Figura 10 - Demonstração de variedade.
5 - Informações adicionais.
São os metadados do sistema. Indicam as informações básicas do conjunto quanto a sua administração. Podem ser editadas no botão 
de cada conjunto.
Os itens editáveis são:
- Autor - Diretoria responsável.
- Mantenedor - Diretoria responsável.
- Categorias no VCGE - vocabulário controlado para indexar informações (documentos, bases de dados, sites etc) no governo federal.
- Frequência de Atualização - Ano (Mês) - com as iniciais em guardas.
Figura 11 - Padrão das Informações Adicionais.
