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2. Adicionar Documento Eletrônico

2.1 Acessar o Módulo de DOCUMENTOS / PROCESSOS do Suap

 

a) Caminho para a Tela 1:

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Tela 1 - MENU DO MÓDULO DOCUMENTOS/PROCESSOS - SUAP

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b) Caminho para a Tela 2:

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Tela 2 - DOCUMENTOS DE TEXTO - Clicar no Botão "Adicionar Documento de Texto"

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2.2 Preencher os Dados Básicos do Documento Eletrônico

a) Caminho para as Telas 3 à 16:

 

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Tela 3 - ADICIONAR DOCUMENTO DE TEXTO

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Tela 4 - Clicar no campo "TIPO DE DOCUMENTO" e escolher o tipo que será utilizado para a elaboração do Documento Eletrônico

Existem mais de 90 (noventa) tipos de documentos, para visualizar todos é só rolar com o mouse e clicar sobre o tipo desejado.

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Tela 5 - Neste exemplo, escolhemos o tipo Ata - clicar sobre o Tipo:

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Tela 6 - Tipo Ata fixado no campo TIPO DE DOCUMENTO:

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Tela 7 - Clicar no campo "MODELO" e escolher o que será utilizado para a elaboração do Documento Eletrônico

Existem vários modelos dentro de cada tipo de documento, para visualizar todos é só rolar com o mouse e clicar sobre o modelo desejado. Para o exemplo só aparecerão os modelos que são do tipo "Ata"

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Tela 8 - Neste exemplo, escolhemos o modelo ATA-Geral - clicar sobre o Modelo:

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Tela 9 - Modelo ATA-Geral fixado no campo MODELO:

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Tela 10 - Clicar no campo "NÍVEL DE ACESSO" e escolher o nível que será atribuído ao Documento Eletrônico

Existem 3 (três) níveis de acesso: SIGILOSO, RESTRITO e PÚBLICO. No campo já vem inserido o acesso padrão atribuído ao modelo, porém o nível de acesso pode ser alterado de acordo com a necessidade do usuário.

No nosso exemplo, o "default" é Público e será alterado para Restrito:

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Tela 11 - Acesso Restrito fixado no campo NÍVEL DE ACESSO:

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Tela 12 -  O campo HIPÓTESE LEGAL só se abrirá caso o usuário queira atribuir a opção "SIGILOSO" ao Documento Eletrônico

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Tela 13 - O campo "SETOR DONO" trás o setor do usuário logado e ele somente se abrirá caso o usuário esteja cadastrado em mais de um setor, para que seja escolhido o setor de origem do DOCUMENTO ELETRÔNICO:

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Tela 14 - O campo "ASSUNTO" deve ser preenchido com informações sobre o objetivo da emissão do DOCUMENTO ELETRÔNICO. Este campo está limitado à 255 caracteres, mas atenção para não colocar no assunto dados pessoais ou sensíveis

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Tela 14.1 - O campo "ASSUNTO" preenchido

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Tela 15 - O campo "CLASSIFICAÇÕES" já vem com os códigos de classificações atribuídos ao MODELO DE DOCUMENTO ELETRÔNICO (*): 

(*) CLASSIFICAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

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Tela 16 - Clicar em   Salvar :      

Antes de salvar, confira todos os dados informados em ADICIONAR DOCUMENTO DE TEXTO

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2.3 Acessar o Documento Eletrônico para a sua elaboração

a) Caminho pra as Telas 17 à 19:

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Tela 17 - Clicar no botão "Editar ↓":

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Tela 18 - Clicar em "Texto". A edição de Dados Básicos levará à edição da tela de dados básicos do documento apresentados anteriormente quando da sua criação.

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Tela 19 - Visualização da Edição do Documento:

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Os modelos de documentos, criados de acordo com as especificações de formatação estabelecidas pelo IFSP Digital, apresentam em sua estrutura: cabeçalho; rodapé (nem todos); margens; tipo de fonte padrão e campos variáveis de preenchimento automático (campos identificados entre chaves duplas). No modo Edição, o visual do Documento de Texto se apresenta desconfigurado (texto e tabelas fora das margens). Porém, após sua finalização, automaticamente ele é gerado em PDF devidamente formatado.
Ao acessar o Modo Editar Texto, cuidado para não digitar as informações/inserir tabelas fora da área entre as margens definidas. Veja como se comporta o Editor de Texto do Suap nas figuras abaixo:

 

Figura 1
  • Visualização do Modo Edição do Modelo do Documento Eletrônico devidamente formatado, que no exemplo é um Tipo de Documento = Ofício e o Modelo = IFSP: Expediente - Ofício - Uso Geral (o usuário ainda não adicionou conteúdo):
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Figura 2
Para melhor entendimento, compare a partir desta figura todos os passos a seguir com a Figura 1
  • Visualização ao inserir o conteúdo por digitação (destaque em amarelo) - observe que foi preservada a formatação de margens e espaçamentos (ver a localização dos texto em relação à régua, comparado com a Figura 1), porém a fonte se alterou.
  • Visualização ao inserir o texto referente a Olavo Bilac por colagem a partir da letra "i" de "Digite" (destaque em verde) - observe o que ocorreu! O texto foi para a linha de baixo perdendo as margens, o alinhamento e tipo e tamanho de fonte, porém a letra "D" permaneceu no alinhamento correto:

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Figura 3 
  • Visualização de como fica o documento antes de efetuar as correções de formatação:
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Figura 4
  • Visualização em impressão PDF

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  Corrigindo a formatação:
  1. Colocando o texto destacado em verde dentro da formatação original do Modelo:
      • Coloque o cursor encostado à letra D e pressione "DEL" - o primeiro parágrafo do texto que foi colado será  trazido para dentro das margens e recuos existentes no Modelo. Veja que o nome Olavo está alinhado ao vocativo, respeitando o avanço existente para o parágrafo, bem como, o alinhamento à margem direita.
Figura 5

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      • Ao final do parágrafo corrigido, pressione "ENTER"  e "DEL" e o segundo parágrafo será  trazido para a formatação das margens e recuos existentes no Modelo e assim sucessivamente:
Figura 6

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    • Alterando a cor da fonte para preta em todo documento: Selecione todo o texto e no A da barra de configuração escolha a caixa com a cor preta:preta e clique sobre ela:

       

Figura 7

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Figura 8

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Figura 9

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 Figura 10

Removendo os destaques amarelo e verde do texto: Selecione todo o texto e no segundo A da barra de configuração escolha a caixa sem cor e clique sobre ela:

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Por limitações do Editor de Texto do SUAP, não há condições de atribuir a quebra e a numeração de páginas.

 

2.4 Preencher o Documento Eletrônico

a) Caminho para a Tela 20:

 

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Tela 20 - Clicar no botão image-1627069897333.png para Maximizar o Corpo do Documento:

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Tela 20.1 - Preencher o Documento Eletrônico:

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Tela 20.2 - Documento Eletrônico preenchido:

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continua...

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continua...

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continua...

image-1627090589904.png

continua...

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O documento aceita inserção de imagens.

 

2.5 Salvar o Documento Eletrônico

a) Caminho para as Telas 21 e 22

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Tela 21 - Clicar no botão image-1627069897333.png para Minimizar o Corpo do Documento e acessar o Botão  Salvar e Visualizar :

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Tela 22 - Visualização do Documento:

Quando se salva o documento, saímos do modo Edição e acessamos o modo Visualização do Documento. Observe que ao Documento salvo, o sistema atribuiu uma numeração, neste exemplo, o DOCUMENTO é o 210520.  Essa numeração é sequencial e abrange todos os tipos de Documento Eletrônicos criados na plataforma.

Quando o Tipo de Documento possui a variável de Identificador, ao assinar o documento, a numeração que será atribuída é a sequencial para o Tipo de Documento/Modelo para área que está elaborando o documento. Na Tela 36 deste manual, você poderá verificar que este Documento 210520 receberá o identificador: ATA N.º 7/2021 - CEPR-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP, ou seja, é a sétima ata do ano de 2021 da Coordenadoria do Escritório de Processos.

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Observe que onde constavam as variáveis, ou seja, as informações entre chaves duplas {{ }} dentro do modo Edição, no modo Visualização aparecem os dados preenchidos. Neste exemplo, Edição: {{ instituicao_sigla }} - {{ unidade_nome }} : {{ setor_sigla }}-{{ unidade_sigla }} = Visualização: IFSP - Reitoria : CEPR-PRD-RET

2.6 Concluir o Documento Eletrônico:

a) Caminho para a Tela 23 à 25:

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Tela 23 - Clicar em Concluir o Documento Eletrônico:

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Tela 24 - Na janela que se abre, clicar em    OK   :

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Tela 25 - Documento Concluído

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Mesmo depois de concluído, caso tenha necessidade de inserir conteúdo, retirar conteúdo ou revisar, é só clicar no Botão "Retornar para Rascunho" e em "OK", que a opção Editar | Texto se abre novamente.

 

2.7 Checar a visualização das margens do documento

Esta ação é opcional, mas é importante para garantir que o documento apresentará uma formatação harmônica entre o cabeçalho e o texto, respeitando as margens.

a) Caminho para a Tela 26 à 28:

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Tela 26 - Clicar em   Ações ↓  

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Tela 27 - Clicar em   Imprimir em Carta  

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Tela 28 - Visualização do documento para impressão / exportação PDF:

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continua...

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continua...

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continua...

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continua...

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continua...

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O texto, as imagens e as tabelas inseridas no documento estão alinhados às margens do cabeçalho.

 

2.8 Assinar o documento

 

Para voltar à Visualização do Documento, clicar sobre a seta à esquerda ← no canto superior esquerdo da tela, conforme indicado abaixo:

Tela 29 - Sair da visualização em PDF para voltar à área de elaboração do documento:

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Tela 30 - Visualização do documento:

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Tela 31 - Clicar em Assinar:

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Tela 32 -Clicar em Com Senha:

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Tela 33 - Tela de ASSINATURA DE DOCUMENTO:

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Tela 34 - Clicar em Assinar Documento:

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Tela 35 - Digitar a senha, ou se ela já estiver salva, clicar sobre o usuário para que a senha seja fixada no campo:

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Teça 35.1 - Continua...

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Tela 35.2 - Continua...

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Tela 36 - Documento Assinado:

Ao assinar o documento, o sistema atribui o identificador e o nº sequencial do documento. No exemplo abaixo, o Documento 210520 recebeu o identificador: ATA N.º 7/2021 - CEPR-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP

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Tela 36.1 - Documento Assinado digitalmente:

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Tela 37 - Clicar em Finalizar Documento:

Caso o documento tenha que ser assinado por mais pessoas, não o finalize. Encaminhe primeiro para colher as assinaturas e somente após, você poderá finalizá-lo. Veja como Solicitar Assinatura em Documentos Eletrônicos em IFSP Digital | Manuais IFSP

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Tela 38 - Na janela que se abre, clicar em    OK   :

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Pronto! Documento finalizado com sucesso!

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ATENÇÃO: SOMENTE UM DOCUMENTO FINALIZADO PODE SER ANEXADO A UM PROCESSO.

 

Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD)
Revisado por: Antonio A. Palladino (CEPR-PRD)
IFSP/CEPR-PRD - Versão 03 - setembro/2021

 

 

 

 

 

 

 

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