Manual de Modelagem de Processos do IFSP

Estas são as orientações relacionadas à Gestão de Processos do IFSP definidas pelo Escritório de Processos do IFSP / CEPR-PRD (aqui definido como EP-IFSP).

Gerenciamento de processos do IFSP

O Gerenciamento dos Processos do IFSP é uma das atribuições do EP-IFSP, dessa forma, as modelagens de processos institucionais devem ser comunicadas e tratadas junto ao EP-IFSP, para sua padronização institucional, seu mapeamento e guarda na pasta de modelagens do IFSP.

Guarda dos diagramas da modelagem

As modelagens de processos locais do Câmpus ou Reitoria, ou seja, que não necessitem sua padronização institucional, devem ser criadas localmente e as demais, de caráter institucional, devem ser comunicadas e tratadas junto ao EP-IFSP.

A Governança de dados do IFSP nos determina a NÃO guardar dados institucionais do IFSP em nuvens que não estejam no "controle" do IFSP, seja fisicamente (dentro de nossos servidores) ou contratualmente (em equipamentos de terceiros mas com os quais temos contratos firmados), dessa forma orientamos que:

• os diagramas gerados nas ferramentas de modelagem NÃO sejam criados e guardados em nuvens suportadas pelas próprios fabricantes das ferramentas de modelagem;

• os diagramas de modelagem devem ser criados localmente e guardados e compartilhados nas nuvens que o IFSP suporta atualmente, a saber: google drive de setores criados e compartilhados pela TI e o drive.ifsp.edu.br, observando-se as orientações dos processos institucionais;

• para o compartilhamento da modelagem realizada deve-se salvá-la em PDF, subir no drive escolhido e criar um link de compartilhamento (somente leitura), que permitirá que essa modelagem seja pública, acessada externamente sem necessidade de login e senha;

Processos escolhidos para a realização de modelagem

A definição de quais processos são candidatos à realização de modelagem é atribuição das próprias áreas e pode ser feita das seguintes formas:

• através da realização prévia de um mapeamento de processos, normalmente conduzida pelo EP-IFSP e, posterior eleição da ordem de processos a serem modelados;

• definição da própria área de processos críticos que estejam com problemas ou necessitam de otimização e que necessitam modelagem urgente;

• processos associados a padronizações institucionais através de normativas, resoluções, entre outras, onde a modelagem do processo auxilie na verificação de atores, atividades, responsabilidades e decisões existentes nesses processos. Normalmente esse trabalho é realizado por comissões ou grupos de trabalho específicos, sendo muito interessante o envolvimento do EP-IFSP no auxílio da construção dessas modelagens.
  

Notação a ser utilizada na diagramação da modelagem de processos

O EP-IFSP, para efeito de padronização e consequente facilidade de comunicação e entendimento, indica que seja utilizada institucionalmente na construção de diagramas de processos, a Business Process Model and Notation (BPMN), notação que já se tornou padrão e referência em modelagens de processos, independente de software a ser utilizado.

Ferramenta para realizar a modelagem de processos

O EP-IFSP, para efeito de padronização e consequente facilidade de treinamento e utilização, indica que seja utilizada institucionalmente na construção de diagramas de processos, o software Bizagi. Para isso, deve-se baixar a funcionalidade de modelagem do Bizagi, porção gratuita desse software, será necessário somente a criação de uma conta na plataforma do Bizagi, orientamos que para isso se utilize os dados institucionais, como email e dados do IFSP.

Impressão das modelagens de processos

Na utilização do software Bizagi, para a impressão do modelo, usar as seguintes configurações, que são salvas pelo aplicativo para as próximas impressões dessa modelagem:

-> File | Print Preview

Scale: Fit to 1 page wide
Orientation: Landscape
Size: A3
Margins: Narrow e Rigth margin 0

Watermark:
Picture watermark:
Load image: Marca_IFSP_SimpHor
Size mode: Zoom
Horizontal alignment: Center
Vertical alignmente: Middle
Transparency: 240
Position: In front
Page Range: All

-> Print | Print em PDF

Elaborado pelo Escritório de Processos do IFSP / CEPR-PRD - atualizado em 05/04/23