[Servidor.2] Registrar Frequência Manualmente

Quem faz? Servidor

Quando utilizar? Esta opção somente deverá ser utilizada quando houver divergência entre os registros biométricos realizados e os esperados, conforme o cadastro da folha de horário. Exemplo: O servidor(a) deveria ter realizado quatro registros no dia (entrada, início e fim de intervalo, saída), mas, por algum motivo, fez menos ou mais registros.

Caso o(a) servidor(a) registre corretamente todos os horários esperados, o sistema atribuirá a frequência automaticamente no dia seguinte.

Funcionamento do Sistema de Frequência: Consideração de Segundos

O sistema de frequência contabiliza internamente os segundos nos cálculos de tempo, embora exiba apenas horas e minutos. Isso pode ocasionar pequenas diferenças na folha de frequência exibida ou até mesmo o registro de débitos.

Exemplo:
Um(a) servidor(a) registra entrada no terminal de ponto às 13:30 e saída às 19:30. Espera-se que constem 6 horas trabalhadas na folha de frequência, mas, ao consultar a folha, o servidor identifica um débito de 1 minuto.
No entanto, digamos que analisando o tempo exato considerando os segundo, observamos que o servidor(a) teve:

- Entrada registrada: 13:30:59
- Saída registrada: 19:30:00

Como o sistema calcula o tempo exato considerando os segundos, o total resulta em 5 horas, 59 minutos e 1 segundo. Entretanto, na folha de frequência, esse valor é arredondado para 5 horas e 59 minutos, o que gera um débito de 1 minuto devido ao arredondamento.

1 - Prazos para Ajuste da Frequência no Sistema de Ponto

O sistema de ponto permite ajustes nas folhas de frequência de acordo com os seguintes prazos:

Servidor(a): pode realizar ajustes até o 5º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
Exemplo: para a frequência de julho/2023, o prazo vai até 07/09/2023.
Chefia imediata: pode realizar ajustes até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
Setor de Gestão de Pessoas: até o 1º dia antes do terceiro mês subsequente ao mês de referência.

2 - Dados da Folha de Frequência

A tela de frequências exibe os dados relacionados à folha no mês de referência. Veja na tabela abaixo a explicação de cada campo:

Campo	Descrição
Mês/Ano	Indica o mês e o ano da folha que está sendo analisada.
Homologada pela Chefia	Informa se a folha foi homologada pela chefia. Caso não tenha sido, o campo exibirá "Não".
Carga Horária Planejada	Apresenta o total de horas de trabalho planejadas para o mês de referência.
Carga Horária Realizada	Mostra o total de horas efetivamente registradas pelo servidor durante o mês.
Débito	Indica o total de horas de débito acumuladas pelo servidor no mês, ou seja, a diferença entre a carga horária planejada e a realizada.
Débito Pendente	Informa se existem débitos ainda não compensados/abonados. Caso esteja como "0h00m", significa que o servidor não possui débitos pendentes para o mês.
Crédito	Exibe o total de horas extras registradas pelo servidor no mês.
Crédito Disponível	Indica o total de créditos disponíveis para o servidor, considerando períodos anteriores.
Banco de Horas	Apresenta o saldo atual do banco de horas do servidor.
Adicional Noturno	Informa o total de horas de adicional noturno realizadas no mês.
Faltas	Exibe o número total de faltas registradas no mês, independentemente de terem sido compensadas ou abonadas.
Faltas sem Abono	Mostra o total de faltas que não foram abonadas (não considera compensações).
Dias disponíveis para exames de Câncer	Informa a quantidade de ausências ainda disponíveis no ano para a realização de exames preventivos de câncer, conforme previsto no Decreto nº 12.246/2024.
Botões Disponíveis	Inclui os botões "Mês Anterior" e "Mês Seguinte" para navegar entre os meses, "Reprocessar folha" e "Logs" para exibir o histórico de alterações ou registros.

Em conformidade com o Decreto nº 12.246/2024, servidores ocupantes de cargo público de provimento efetivo, bem como contratados temporariamente nos termos da Lei nº 8.745/93, passaram a ter direito a até três ausências por ano para a realização de exames preventivos de câncer, sem necessidade de compensação da jornada.

A opção "Reprocessar folha" é utilizada para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet. Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

Em "Logs" é possível visualizar o histórico detalhado de registros e ações realizadas pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. Nesta tela, é possível acompanhar informações como inclusão de frequências, registros de afastamentos, solicitações de compensação de horário e outras alterações efetuadas.

3 - Acessando o sistema

Acesse o SUAP com sua conta IFSP.
Navegue até: Gestão de Pessoas > Administração de Pessoal > Frequência > Servidores > Registrar Frequências
Escolha o mês de referência.
Selecione o dia que deseja ajustar.
Clique em Registrar Frequência.

4 - Realizando o Registro Manual

Ao clicar no botão "Registrar frequência", será exibida a tela de lançamento manual para preenchimento dos horários do dia selecionado. As possíveis situações para o lançamento manual são:

Registros biométricos incompletos: Quando o número de marcações biométricas do dia for menor ou maior que o previsto (4 marcações diárias), associar os horários já registrados às suas respectivas marcações: Entrada, Início de Intervalo, Fim de Intervalo e Saída.

Para dias em que já houver marcações biométricas de entrada e saída, o sistema não permitirá ajustes manuais nesses registros, exibindo a seguinte mensagem: "Não é possível informar o horário manualmente pois há registros biométricos suficientes.".
Ausência total de registro biométrico: Se não houver nenhuma marcação biométrica registrada no dia, informar manualmente todos os horários de ponto (Entrada, Intervalos e Saída) correspondentes ao esperado conforme folha de horário.
Justificativa obrigatória: Em ambos os casos acima, é obrigatório apresentar uma justificativa para o registro manual da frequência, como esquecimento de registrar o ponto, participação em atividade externa ou falha no terminal de ponto.

Após informar todos os horários e a justificativa, clicar no botão “Registrar” para salvar o lançamento manual da frequência.

Frequência adicionada com sucesso!

Servidores técnico-administrativos, se necessário, poderão informar a entrada e saída dispensando o intervalo entre as jornadas, desde que na data a carga horária realizada seja inferior a 08 horas. Exemplo: um servidor com previsão de 8 horas de trabalho, que tenha cumprido 5 horas, este poderá informar apenas a entrada e saída.

Para jornada diária a partir de 8h é necessário 4 registros (entrada, início do intervalo, volta do intervalo e saída) conforme § 5º, Art. 2º da IN.º 8/2022 - RET/IFSP.

5 - Remover Frequência

6 - Orientações para Desconto de Intervalo para Almoço em Registros de Jornada de 8 Horas Ininterruptas

Para garantir que o cálculo da carga horária dos servidores esteja em conformidade com a legislação vigente, o sistema adota as seguintes regras para contabilização das horas de trabalho, conforme o OFÍCIO Nº 53/2023 - DGP-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP:

Registros com Carga Horária Inferior a 8 Horas: Quando o servidor registrar apenas duas marcações (entrada e saída) com uma carga horária total inferior a 8 horas, o sistema considera automaticamente esse registro como entrada e saída, sem contabilizar intervalo para refeição. Nesse caso, o intervalo de refeição não é obrigatório, sendo contabilizado apenas o período efetivo entre a entrada e a saída como tempo trabalhado.
Registros com Carga Horária Igual ou Superior a 8 Horas: Quando o servidor registrar duas ou três marcações com uma carga horária total igual ou superior a 8 horas, no caso de frequência biométrica, o sistema calculará a carga horária considerando o intervalo entre o primeiro e o último registro de ponto, subtraindo 3 horas para o intervalo de refeição.
No caso de registro manual, o sistema exigirá que o horário de almoço seja informado para realizar o cálculo da carga horária corretamente.

7 - Observações Importantes

7.1 - Mensagem de erro

Em caso de erro, leia a mensagem apresentada pelo sistema e corrija o apontamento.

Exemplo:

Neste caso da mensagem apresentada, a folha de horário prevê um registro em pares, permitindo o registro de apenas uma entrada e uma saída. Assim, não será possível registrar manualmente novos períodos adicionais (como uma segunda entrada e saída) para essa data. O sistema aceitará somente as marcações realizadas por meio do ponto biométrico.

ATENÇÃO! Esta regra de marcações a mais se aplica apenas para docentes.

7.2 - Registro de frequência para participantes em PGD

Participantes do PGD não podem registrar frequência manual. A frequência é registrada como excepcional no primeiro dia útil do mês subsequente.

Os servidores participantes do Programa de Gestão por Desempenho (PGD) não poderão realizar registro manual de frequência, uma vez que está previsto o lançamento de frequência excepcional no primeiro dia útil do mês subsequente à folha atual, conforme as diretrizes do programa.

Essa orientação está em conformidade com o Art. 25 da Portaria Normativa nº 82/2023 – RET/IFSP, de 14 de fevereiro de 2023, que altera o Art. 17 da Portaria Normativa nº 46/2022 – RET/IFSP, de 25 de abril de 2022, passando a vigorar com a seguinte redação:

Art. 17 – “Todos os participantes do teletrabalho, independentemente do regime de execução, estão dispensados do registro de frequência.”

5. Frequência Registrada

Utilizar o botão "Remover frequência" para os casos em que seja necessário refazer os lançamentos e o botão "Visualizar frequência" para verificar as informações lançadas no dia.

As frequências com horário(s) informado(s) manualmente serão submetidas à validação da chefia responsável, sendo que esta poderá informar horários distintos dos registrados inicialmente pelo servidor.

6. Após o registro da frequência e validação da chefia, serão disponibilizadas informações sobre carga horária realizada, débitos ou saldos, se houver, veja o exemplo abaixo: