Planos de Trabalho - Registros de Execução e Ocorrências

Este manual assume que você está familiarizado com os conceitos e definições do novo PGD. Dessa forma, antes de prosseguir, recomendamos a leitura das Definições e Visão Geral do Ciclo PGD.

Permissões requeridas: Ser servidor ativo habilitado para o PGD.

Após a elaboração e homologação do plano de trabalho (para mais informações, ver o Manual de Elaboração do Plano de Trabalho e Homologação do Plano de Trabalho, começa a fase de execução do plano de trabalho.

1 - Visão Geral

Nesta etapa, o participante deve:

Registrar os trabalhos efetuados para cada contribuição prevista no plano (ver Seção 2 deste manual).
Registrar as ocorrências que ocorreram no período e afetam a execução do plano (ver Seção 3 deste manual).

Todas as etapas de execução e avaliação de um plano de trabalho são realizadas dentro de um período de consolidação, que funciona como a unidade de acompanhamento e controle do plano.

Conforme normativa do IFSP, os planos de trabalho são mensais, portanto cada plano possui um único período de consolidação, que concentra os registros de execução, ocorrências e avaliação.

Todas as ações de execução e avaliação do plano de trabalho são realizadas nos períodos de consolidação, e não diretamente no plano. O período de consolidação funciona como uma janela temporal que organiza o registro das atividades e das ocorrências, além da avaliação correspondente.

O período de consolidação foi criado para simplificar a aplicação da normativa federal, que diferencia:

Planos com duração inferior a 30 dias: os prazos de execução, avaliação, recurso e análise de recurso são contabilizados a partir da data do fim do plano.
Planos com duração superior a 30 dias: essas ações são recorrentes mensalmente, com prazos contabizados a partir do fim de cada mês.

Após o plano ser homologado, a interface de visualização do plano exibirá uma aba de execução para cada período de consolidação. É nessa aba que o participante e a chefia realizarão todas as ações de execução, registro, avaliação e recursos.

Logo abaixo do período de consolidação, o sistema apresenta os prazos limite de cada ação, sempre calculados em relação à data de fim do período:

Conclusão pelo participante: até 10 dias corridos após o fim do período.
Avaliação pela chefia: até 30 dias corridos após o fim do período.
Recurso do participante: até 40 dias corridos após o fim do período.
Análise do recurso pela chefia: até 50 dias corridos após o fim do período.

Essas informações ficam destacadas em um quadro de prazos, como mostrado na imagem acima, permitindo ao participante e à chefia acompanhar facilmente os limites de cada etapa.

Logo abaixo do quadro de Prazos para Ações, a aba de execução exibe quatro seções principais, como mostrado na imagem abaixo:

a) Avaliação do período apresenta avisos e informações sobre o status do período, indicando se o participante já concluiu a execução e se a chefia pode realizar a avaliação.

b) Registros de execução lista as contribuições definidas no plano de trabalho e os registros de execução correspondentes, sendo a área destinada ao participante para registrar os trabalhos realizados.

c) Ocorrências exibe os eventos registrados pelo participante durante o período e permite incluir novos registros que tenham impactado a execução, como ausências ou liberações imprevistas.

d) Comparecimento presencial é destinado ao registro das presenças em atividades presenciais vinculadas ao plano de trabalho, sempre que ocorrerem.

Nas seções seguintes, detalhamos cada uma destas seções, a começar pelos registros de execução.

2 - Resgistros de Execução

Os registros de execução detalham os trabalhos realizados pelo participante em cada contribuição do plano de trabalho e servem como base para que a chefia da Unidade Executora (UE) avalie a execução do período. Nessa etapa, o participante deve registrar cada atividade de forma específica e objetiva, preferencialmente em nível diário, de modo a permitir um acompanhamento preciso das tarefas realizadas.

Enquanto na elaboração do plano as contribuições são descritas de maneira ampla, abrangendo todo o período, nos registros de execução essas contribuições são detalhadas em atividades concretas, vinculadas a datas específicas.

Por exemplo, na DSI poderíamos ter um plano de entregas com a entrega Novo módulo do PGD no SUAP para atender a normativa 24/2023, onde:

Um servidor A, possui um plano de trabalho com uma contribuição Desenvolvimento de funcionalidades para o módulo PGD2 do SUAP, para a qual registraria os trabalhos:
- 01/11 - 03/11: Criação de funcionalidades para registros de execução dos planos de trabalho no módulo do PGD2
- 04/11 - 06/11: Criação de funcionalidades para registro de ocorrências no módulo do PGD2
Um servidor B, possui um plano de trabalho com uma contribuição Teste de funcionalidades desenvolvidas para o módulo PGD2 do SUAP, para a qual registraria os trabalhos:
- 06/11 - 07/11: Teste das funcionalidades de registros de execução dos planos de trabalho no módulo do PGD2
- 07/11 - 07/11: Teste das funcionalidades para registro de ocorrências no módulo do PGD2

Outro exemplo, seria um plano de trabalho de um servidor contendo uma contribuição Elaboração de processo de licitação para contratação de equipamentos para o laboratório A, para o qual registra os trabalhos 01/03 - 01/03: Prospecção de modelos de equipamento X e 02/03 - 02-/03: Elaboração de orçamentos para equipamento X.

O registro de execução dos trabalhos efetuados é bastante flexível e permite que sejam registrados quantos trabalhos forem necessários, permitindo inclusive o registro de múltiplos trabalhos no mesmo dia.

Além disso, é possível registrar trabalhos com duração de um único dia ou que se estendem por vários dias.

Embora seja possível registrar trabalhos que se estentam por vários dias, é desejável que os trabalhos sejam registrados da forma mais granular possível, atendendo assim o propósito do PGD.

Obviamente, não é viável para um servidor que passou dois dias revisando uma minuta de normativa, ficar registrando que em um dia revisou os artigos a, b e c, enquanto no outro dia revisou o anexo x. Por outro lado, para um servidor que passou alguns dias dando manutenção em laboratórios, é perfeitamente possível dizer que no dia 1 deu manutenção no laboratório a, no dia 2 deu manutenção nos laboratórios b e c, e assim por diante.

Apesar de haver bastante flexibilidade nos registros, exitem algumas restrições:

Não é possível registrar um trabalho que extrapole as datas do período de consolidação. Se algum trabalho tiver se estendido além do período, é necessário dividir esse trabalho e efetuar o registro separadamente;
Não é possível registrar trabalhos com data futura;

O sistema não enforça que sejam efetuados registros de execução para todos os dias e também não enforça que existam registros para todas as contribuições. Cabe à chefia analisar os trabalhos e ocorrências registradas e efetuar a avaliação adequada. Se há contribuições sem trabalhos registrados ou dias sem trabalhos registrados e não há ocorrências ou justificativa para tal, a avaliação do período deve refletir isso.

Registrando os trabalhos efetuados

Para registrar os trabalhos efetuados, o participante deve selecionar a opção Registrar Trabalho, na seção Registros de Execução.

O prazo para que o participante registre a execução e as ocorrências é o prazo para conclusão exibido no topo da aba do período. Após essa data, o período é concluído automaticamente e encaminhado para a chefia avaliar, não sendo mais possível efetuar inclusão de novos trabalhos ou alterações nos registrados.

CAPTURA DE TELA PENDENTE

Ao selecionar a opção será exibido um formulário simples contendo apenas os campos para informar as datas em que o trabalho foi realizado e uma descrição para o trabalho.

CAPTURA DE TELA PENDENTE

Enquanto for possível registrar trabalhos, é possível também alterar os trabalhos registrados ou excluí-los. Para tal, basta selecionar a opção correspondente.

CAPTURA DE TELA PENDENTE

Ao selecionar a opção Editar será exibido um formulário idêntico ao formulário de registro, em que é possível alterar todas as informações cadastradas. E ao selecionar Excluir será exigida uma simples confirmação para excluir completamente o registro do trabalho.

Além de registrar os trabalhos efetuados, o participante também deverá registrar as ocorrências que surgiram no período (ver próxima seção). Após registrar os trabalhos e ocorrências, o período deve ser concluído, encaminhando-o para avaliação.

3 - Registro de Ocorrências

Quando o plano de trabalho é elaborado, as configurações de participação (a qual incluem a carga horária e os dias de expediente, juntamente com as liberações e afastamentos previstos (os importados automaticamente e os inseridos manualmente pelo participante) são utilizados para determinar a carga horária disponível pelo participante no período. Contudo, podem ocorrer imprevistos que afetem esse planejamento inicial. Esses imprevistos são registrados como ocorrências durante a execução do plano e servem como elemento para ajustar a carga horária disponível e como base para justificar a qualidade da execução do período (ou a falta dela) durante a avaliação.

Existem dois tipos de ocorrência que podem ser registrados:

Liberação, afastamento ou outro tipo de ausência imprevisto;
Expediente em dia com liberação ou afastamento previsto no plano.

O primeiro é utilizado para indicar datas nas quais havia expediente previsto, mas surgiu algo que impossibilitou o expediente, como problemas de saúde ou recessos não previstos no calendário. Já o segundo é utilizado para indicar datas nas quais havia uma liberação, afastamento ou qualquer outro tipo de ausência prevista (cadastrada na respectiva aba do plano durante a elaboração), mas que por algum motivo passou a ter expediente, como acontece no caso de interrupções de férias.

O registro de ocorrências segue as mesmas restrições aplicáveis ao registro dos trabalhos efetuados, devendo ser feito também até a data limite para conclusão do período.

Registrando as ocorrências para o período

Para adicionar uma ocorrência, o participante deve selecionar a opção Registrar ocorrência na seção correspondente. Será exibido um formulário onde o participante deve indicar:

O tipo de ocorrência: Se a ocorrência se trada de Liberação, afastamento ou outro tipo de ausência imprevisto ou Expediente em dia com liberação ou afastamento previsto no plano;
Datas de início e fim;
Descrição: Uma descrição para a ocorrência registrada.

Após especificar os detalhes da ocorrência e submeter o formulário, a ocorrência será incluída na lista de ocorrências do período. Enquanto for permitido registrar novas ocorrências, também será permitido alterar as ocorrências registradas ou excluí-las, através dos botões Editar e Excluir exibidos ao lado de cada ocorrência registrada.

Após registrar os trabalhos efetuados no período e as ocorrências que surgiram, o participante pode concluir o período, encaminhando-o para avaliação pela chefia da Unidade Executora.

4 - Conclusão da Execução do Período

A conclusão da execução do período é um processo bastante simples e serve para indicar que o período está pronto para ser avaliado.

A conclusão pode ser feita a partir do último dia do período de consolidação até a data limite para conclusão, exibida na aba do respectivo período. Uma vez que a conclusão é feita, o período fica disponível para que a chefia possa efetuar a sua avaliação.

Uma vez que é feita a conclusão da execução do período, a situação do período muda de Pendente para Concluído. Nessa situação, não é possível incluir, alterar ou remover os trabalhos registrados do registro de execução ou as ocorrências registradas.

Se a data atual ainda estiver dentro do prazo limite para conclusão do período e a chefia da unidade executora ainda não tiver avaliado o período, é possível desfazer a conclusão, retornando o período para a situação anterior e permitindo alterações nos registros de execução e ocorrências.

É importante notar que, se o prazo para conclusão do período se encerrar e o participante não efetuar sua conclusão, o sistema irá concluir o período automaticamente, independentemente da existência de qualquer trabalho ou ocorrência ter sido registrado pelo participante.

Concluindo a execução do período

Para concluir a execução do período, basta selecionar a opção Concluir execução do período, localizada no topo da aba do respectivo período. Ao selecionar essa opção, será solicitada uma simples confirmação.

CAPTURA DE TELA PENDENTE

Ao concluir a ação, o período terá a situação alterada para Concluído , impedindo alterações e liberando-o para avaliação pela chefia.

5 - Desfazendo a conclusão da execução do período.

Para desfazer a conclusão da execução do período, basta selecionar a opção Desfazer conclusão da execução do período, localizada no topo da aba do respectivo período. Ao selecionar essa opção, será solicitada uma simples confirmação.

Como já citado anteriormente, só é possível desfazer a conclusão se o prazo para conclusão ainda não tiver encerrado e a chefia ainda não tiver avaliado o período.

Ao concluir a ação, a situação do período irá retornar para Pendente, voltando a como estava anteriormente à sua conclusão.

5.1 - Próximos passos

Após elaborar o plano, é necessário efetuar as seguintes ações:

Revisar as liberações e afastamentos previstos que foram importados e efetuar os devidos ajustes (ver Liberações e Afastamentos Previstos).
Homologar o plano de trabalho junto à chefia da Unidade Executora (ver Homologação do Plano de Trabalho).

Encontrou algum problema? Se encontrou algum problema no fluxo de execução do sistema ou alguma informação equivocada neste manual, por favor, entre em contato através de suporte@ifsp.edu.br para reportar a situação.

A solicitação de qualquer melhoria no sistema depende da abertura de um chamado, por parte da própria DGP (ccp@ifsp.edu.br), junto à equipe de TI.

Elaborado por Anderson Luiz de Souza (DSI/DTI).

Atualizado por Karhyne Sousa Padilha de Assis (CDSA/DTI).
Revisado por Antônio Junior de Mattos (CDSA/DTI).