Plano de Entregas - Elaboração

Este manual assume que você está familiarizado com os conceitos e definições do novo PGD. Dessa forma, antes de prosseguir, recomendamos a leitura das Definições e Visão Geral do Ciclo PGD.

1 - Notificações de Eventos aos Interessados

O sistema PGD v2 conta com mecanismos automáticos de notificação que informam os usuários interessados sobre eventos importantes nos Planos de Entregas e Planos de Trabalho.

Essas notificações são enviadas de duas formas:

E-mail institucional
Notificação interna no SUAP (ícone de sininho)

EVENTO	DESTINATÁRIOS	OBSERVAÇÕES
Inclusão de servidor ou setor como interessado em plano ou entrega	Servidor ou setor incluído	Contém informações básicas e link para o módulo PGD v2.
Envio, devolução, homologação, repactuação ou cancelamento de Plano de Entregas	Chefia da UE e substituto(s) / Membros da força de trabalho	Mensagem específica para cada evento, informando período e status.
Envio, devolução, homologação, repactuação ou cancelamento de Plano de Trabalho	Participante e/ou chefia conforme regras	Segue as regras de envio para chefias (ver abaixo).
Conclusão, avaliação, reversão de conclusão ou recurso de período de execução do Plano de Trabalho	Participante e/ou chefia conforme regras	Informa prazos e situação do período avaliado.
Alertas no início do PGD 2.0	Servidor e chefia imediata	Enviado quando necessário configurar participação no TCR ou assinar Termo de Condições de Referência.

Regras de envio para chefias da Unidade Executora (UE)

SITUAÇÃO	QUEM RECEBE A NOTIFICAÇÃO	EVENTOS COBERTOS
O Plano de Trabalho pertence à chefia da UE	Chefia da unidade imediatamente superior e seu substituto (se houver)	Submeter plano para homologação, cancelar plano, concluir/reverter conclusão de execução, interpor recurso, iniciar/submeter/cancelar repactuação.
O Plano de Trabalho pertence a outro servidor da UE	Chefia da própria UE e seu substituto (se houver)	Submeter plano para homologação, cancelar plano, concluir/reverter conclusão de execução, interpor recurso, iniciar/submeter/cancelar repactuação.

2 - Listagem dos Planos de Entregas

Acesse o SUAP com sua conta institucional.
No menu lateral, selecione: GESTÃO DE PESSOAS → PGD v2 → Planos de Entregas

Permissões requeridas: Ser servidor ativo e chefe de Unidade de Execução

Todo o acesso aos Planos de Entregas cadastrados é feito através dessa interface. Através dela é possível buscar planos por unidade, fase, situação e vigência, além de acessar os planos cadastrados e elaborar novos planos. Também é mostrado um quadro resumo dos Planos de Entregas relacionado ao usuário logado, onde, a depender do nível hierárquico, será possível também verificar o resumo de planos de entregas das unidades subordinadas.

Por padrão, conforme ilustrado na figura abaixo, a listagem é filtrada para exibir apenas os planos da Unidade Executora em que o servidor se encontra em exercício no momento. Para consultar planos de outras unidades, basta utilizar os filtros disponíveis.

Para visualizar um plano de entregas, utilize o ícone correspondente na coluna “Ações” da lista. A visualização do plano é organizada em blocos, como demonstrado na imagem a seguir:

2.1 - Filtros de Busca

O filtro avançado de busca permite refinar a visualização dos planos de entrega com base em critérios específicos. Localizado abaixo do painel de estatísticas, esse recurso é especialmente útil para chefias ou gestores que acompanham múltiplos planos simultaneamente, pois amplia a capacidade de filtragem das informações exibidas.

Abaixo, estão descritos os campos disponíveis no filtro:

FILTRO	DESCRIÇÃO	EXEMPLOS DE OPÇÃO
Unidade Executora	Permite selecionar a unidade responsável pelo plano de entregas.	CCF-ARQ, ADM-CPV, ADM-SRQ...
Unidades Subordinadas	Adiciona a visualização os planos de entrega associados a UE, que estão abaixo na hierarquia.	Checado ou não
Fase	Seleciona a fase atual do Plano de Entregas	Planejamento Execução
Situação	Seleciona a situação atual do Plano de Entregas	Em elaboração Aguardando homologação Ativo Concluído Avaliado Suspenso Cancelado
Vigentes em	Aponta uma data específica para filtro de plano de entregas vigente
Exibir Arquivados	Restringir visualização para planos de entregas arquivados	Checado ou não

2.2 - Visualização de Plano de Entregas

Informações principais: Localizada no topo da tela, irá conter as informações básicas do plano, como o seu período e unidade de execução. Nesse bloco, são exibidos também diversos indicadores coloridos sobre a situação do plano.
Ações principais: Acima do bloco de informações principais são localizadas as ações principais do plano, tais como as ações para o fluxo de homologação do plano, conclusão ou cancelamento.
Avisos: Abaixo do bloco de informações principais são exibidos avisos diversos sobre o plano, como alertas sobre pendências, mensagens de devolução, dentre outras. Obs.: na imagem de exemplo abaixo não há nenhum aviso.
Abas: Por fim, abaixo das informações principais e dos avisos é localizado o bloco das abas específicas. As abas irão variar a depender das permissões do usuário e da situação atual do plano. (os detalhes de cada aba são explicados nos manuais específicos das funcionalidades que à envolvem).

2. Elaboração do Plano

Acesso ao Recurso: Gestão de Pessoas > PGD v2 > Planos de Entregas

Permissões requeridas: Ser chefia ou substituto de uma Unidade Executora.

Para elaborar um novo plano de entregas, a chefia deve executar o botão à partir da listagem de Planos de Entregas.

Será exibido um formulário para indicar a unidade, o qual será preenchido por padrão com a unidade de exercício da chefia, e dois campos de data para indicar o período do plano.

O formulário é bastante simples, mas há uma série de exigências quanto às datas de início e fim do plano, como mostrado a seguir:

A data de fim do Plano de Entregas sempre deve ser o último dia de um período do calendário, considerando as opções de periodicidade aceitas para planos de entregas definidas pela DGP (ver Regramento Vigente para mais detalhes). Por exemplo, se as periodicidades disponíveis forem apenas trimestre e ano, isso significa que um plano com início em 09/01 deve obrigatoriamente terminar em 31/03 (fim do trimestre) ou 31/12 (fim do ano). Vale citar que nesse exemplo, mesmo que o plano se inicie em fevereiro ou março, ele deve terminar nas mesmas datas (31/03 ou 31/12), pois a definição dos períodos é em relação ao calendário anual.
O início do plano deve estar dentro dos limites de antecedência/retroatividade para os planos de entregas definidos em normativa e configurados pela DGP (ver Regramento Vigente para mais detalhes). Em um exemplo, onde o limite estabelecido é de até 10 dias de retroatividade e no máximo 60 dias de antecedência e estando no dia 16/01, o início do plano poderia ser retroativo até o dia 06/01 e futuro até 17/03. Dessa forma, se ocorrer uma demora para o cadastro do plano, a unidade pode ficar sem um plano por algum tempo, impossibilitando que os participantes criem planos e podendo ocorrer em penalidades e suspensão do PGD, conforme normativa.
O período do plano deve estar dentro de um período para o qual a Unidade Instituidora Descentralizada possui uma adesão vigente. Por exemplo, se o diretor do campus tiver cadastrado uma adesão ao PGD com inicio em 01/03, nenhuma unidade subordinada poderá elaborar um plano com data de início anterior à 01/03 (a menos que exista outra adesão anterior).
A inclusão de "todos os servidores em exercício na UE na equipe" vai, automaticamente, trazer os servidores da UE cadastrados como "força de trabalho" no respectivo plano de entregas.

Após especificar as datas, estando dentro dos limites válidos, o plano será criado e o usuário será redirecionado para a visualização do plano de entregas, com a mensagem de sucesso "Plano de entregas adicionado com sucesso". Obs.: Posteriormente, é possível acessar a visualização através da listagem dos planos de entregas.

Uma vez que o plano foi criado, é necessário especificar as entregas planejadas para o período.

2.1 Especificando Entregas

A especificação de entregas é feita através da aba Entregas. Nesta aba é possível visualizar as entregas planejadas e, enquanto o plano está na situação Em elaboração, adicionar novas entregas e alterar ou remover as configuradas.

Devido a natureza do plano de entregas, de ser um mecanismo utilizado para planejamento e avaliação do trabalho da unidade, o qual é autorizado e avaliado pelo superior hierárquico, somente a chefia da unidade e seu substituto podem adicionar, alterar ou remover as entregas do plano. Superiores hierárquicos ficam com sua atuação limitada a homologar, acompanhar e avaliar o plano, não podendo alterar o seu conteúdo.

2.1.1 O que são entregas

Antes de adicionar uma entrega, é essencial entender o que é uma entrega e como elas devem ser definidas. Para uma explicação detalhada e exemplos de especificação de entregas, ver Definições e Visão Geral do Ciclo PGD.

2.1.2 Adicionando entregas

Permissões requeridas: Ser servidor ativo e chefe de Unidade de Execução

Para adicionar uma entrega ao plano, a chefia deve selecionar a opção Adicionar, localizado no topo do conteúdo da aba Entregas. Será então exibido um formulário, com os seguintes campos:

Título da entrega: Produto ou serviço que planeja-se entregar.
Descrição: Descrição detalhada da entrega.
Previsão de início: Data a partir da qual a unidade pretende começar a trabalhar na entrega.
Previsão de conclusão: É o prazo ou previsão para a conclusão da entrega.
Demandante: O setor que originou a demanda para a entrega.
Destinatário: Quem vai se beneficiar da entrega.
Tipo de indicador: Especifica a forma como a meta é quantificada.
Situação Anterior: Para metas que já iniciadas anteriormente, pode-se indicar a quantificação desta no momento da elaboração; caso contrário, será zero.
Meta: Quantidade ou percentual a ser atingido ao final do período.
Descrição da meta: Um campo não obrigatório para descrição complementar, caso julgue-se necessário.

Após especificar os detalhes da entrega e submeter o formulário, a lista de entregas do plano será exibida, contendo agora a nova entrega adicionada.

Abaixo do título da entrega será exibido um indicador informando o andamento da entrega em relação à sua meta. Como a entrega acabou de ser cadastrada, é normal que seja exibido Não Executado. Após a homologação do plano, a medida que o progresso da entrega for atualizado, esse indicador será atualizado.

Enquanto o plano estiver em elaboração, é possível alterar as entregas cadastradas ou removê-las completamente. Para isso, basta utilizar as opções Editar, a qual irá exibir um formulário identico ao de adição de entregas, ou a opção Excluir, o qual exigirá uma simples confirmação para excluir a entrega completamente do plano.

3. Próximos passos

Após elaborar o plano, é necessário efetuar as seguintes ações (em qualquer ordem):

Homologar o plano de entregas junto ao superior hierárquico (ver Homologação do Plano de Entregas)
Definir a força de trabalho do plano de entregas (ver Gerenciamento da Equipe da Unidade)

Encontrou algum problema? Se encontrou algum problema no fluxo de execução do sistema ou alguma informação equivocada neste manual, por favor, entre em contato através de suporte@ifsp.edu.br para reportar a situação.

A solicitação de qualquer melhoria no sistema depende da abertura de um chamado, por parte da própria DGP (ccp@ifsp.edu.br), junto à equipe de TI.

Elaborado por Anderson Luiz de Souza (DSI/DTI).

Atualizado por Karhyne Sousa Padilha de Assis (CDSA/DTI).
Revisado por Antônio Junior de Mattos (CDSA/DTI).