[Chefia.1] Avaliar Frequências

Quem faz? Chefia

Sugere-se que a chefia realize a verificação nas folhas dos servidores de seu setor no início de cada mês.

1 - Prazos para Ajuste da Frequência no Sistema de Ponto

O sistema de ponto permite ajustes nas folhas de frequência conforme os prazos estabelecidos na Instrução Normativa nº 8/2022 – RET/IFSP:

Servidor(a): pode realizar ajustes até o 5º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
Exemplo: para a frequência de maio/2025, o prazo vai até 07/07/2025.
Chefia imediata: pode realizar ajustes até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência.
Setor de Gestão de Pessoas: até o 1º dia antes do terceiro mês subsequente ao mês de referência.

Não será possível homologar a folha se:
- Existir solicitações que não foram avaliadas pela chefia
- Houver registros manuais que não foram confirmados pela chefia.

2 - Dados da Folha de Frequência

A tela de frequências exibe os dados relacionados à folha no mês de referência. Veja na tabela abaixo a explicação de cada campo:

Campo	Descrição
Mês/Ano	Indica o mês e o ano da folha que está sendo analisada.
Homologada pela Chefia	Informa se a folha foi homologada pela chefia. Caso não tenha sido, o campo exibirá "Não".
Carga Horária Planejada	Apresenta o total de horas de trabalho planejadas para o mês de referência.
Carga Horária Realizada	Mostra o total de horas efetivamente registradas pelo servidor durante o mês.
Débito	Indica o total de horas de débito acumuladas pelo servidor no mês, ou seja, a diferença entre a carga horária planejada e a realizada.
Débito Pendente	Informa se existem débitos ainda não compensados/abonados. Caso esteja como "0h00m", significa que o servidor não possui débitos pendentes para o mês.
Crédito	Exibe o total de horas extras registradas pelo servidor no mês.
Crédito Disponível	Indica o total de créditos disponíveis para o servidor, considerando períodos anteriores.
Banco de Horas	Apresenta o saldo atual do banco de horas do servidor.
Adicional Noturno	Informa o total de horas de adicional noturno realizadas no mês.
Faltas	Exibe o número total de faltas registradas no mês, independentemente de terem sido compensadas ou abonadas.
Faltas sem Abono	Mostra o total de faltas que não foram abonadas (não considera compensações).
Dias disponíveis para exames de Câncer	Informa a quantidade de ausências ainda disponíveis no ano para a realização de exames preventivos de câncer, conforme previsto no Decreto nº 12.246/2024.
Botões Disponíveis	Inclui os botões "Mês Anterior" e "Mês Seguinte" para navegar entre os meses, "Reprocessar folha" e "Logs" para exibir o histórico de alterações ou registros.

Em conformidade com o Decreto nº 12.246/2024, servidores ocupantes de cargo público de provimento efetivo, bem como contratados temporariamente nos termos da Lei nº 8.745/93, passaram a ter direito a até três ausências por ano para a realização de exames preventivos de câncer, sem necessidade de compensação da jornada.

A opção "Reprocessar folha" é utilizada para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet. Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

Em "Logs" é possível visualizar o histórico detalhado de registros e ações realizadas pelo(a) servidor(a) ou pela chefia imediata. Nesta tela, é possível acompanhar informações como inclusão de frequências, registros de afastamentos, solicitações de compensação de horário e outras alterações efetuadas.

3 - Avaliar Frequência

Acesse o SUAP com sua conta IFSP.
Navegue até: Gestão de Pessoas > Administração de Pessoal > Frequência > Chefia> Avaliar Frequências
Escolha o mês, ano e setor caso ternha outros setores sob sua hierarquia,
Se preferir pode ajustar o filtro para trazer apenas as frequencias homologadas ou não, com pendencias ou não
depois clique no botão "Filtrar" para buscar as frequências que deverão ser avaliadas.
Clicar na "lupa" para acessar a tela de frequências.

Para acessar e avaliar as folhas de frequência no sistema SUAP, siga os passos abaixo:

Acesse o SUAP com sua conta institucional (IFSP).

No menu lateral, selecione: Gestão de Pessoas > Administração de Pessoal > Frequência > Chefia > Avaliar Frequências.

Na tela de filtros exibida (conforme imagem), selecione:
- O mês e o ano desejados.
- Se necessário, ajuste o campo Setor, caso gerencie mais de uma unidade. A opção “Todos gerenciados por mim” retorna todas as folhas de servidores sob sua chefia no período.
- Os campos Homologada e Pendências permitem filtrar as folhas conforme o status de homologação e existência de pendências, com as opções: Sim ou Não.

Após configurar os filtros, clique no botão Filtrar.

Os resultados aparecerão abaixo. Para visualizar e avaliar uma frequência, clique no ícone de lupa ao lado do registro desejado.

A opção "Todos gerenciados por mim" retorna todas as folhas onde sou chefia ou substituto no período selecionado.

Clicar na "lupa" para acessar a tela de frequências.

3. Avaliar frequência

A chefia deve verificar todas as frequências antes de homologar a folha, pois a ausência de registros não é automaticamente identificada pelo sistema.

Caso o(a) servidor(a) não tenha informado a frequência solicitar que efetue a ação, com urgência, de modo que os prazos não sejam perdidos. Clique no botão "Registrar falta" para os casos de ausência.

Para servidores(as) que efetuarem o registro manual da frequência, será preciso que a chefia valide essa frequência utilizando o botão "Validar frequência".

O botão "Visualizar frequência" exibirá os registros e justificativas informadas pelo(a) servidor(a).

Ao clicar no botão "Validar frequência", será disponibilizada a seguinte tela:

1) Clique no campo "Horário" para corrigir as informações registradas pelo(a) servidor(a), caso julgue necessário. O formato deve ser como na imagem acima.

2) Clique no campo "Motivo alteração" para informar o motivo da alteração.

Em caso de inércia da chefia, o sistema manterá os registros informados pelo servidor.

Após a validação, a frequência do(a) servidor(a) apresentará o registro da carga horária validada.

Note que no exemplo constam 4 horas de carga horária realizada e 4 horas de débito. O(a) servidor(a) deverá solicitar a compensação ou abono do saldo pendente e esta solicitação deverá ser avaliada novamente pela chefia.

Passado o período para o servidor solicitar compensação/abono, e caso não o tenha feito, nas frequências com débitos, irá aparecer para a chefia a opção de "Avaliar abono", veja imagens abaixo:

4. Informações gerais

Na tela de frequências temos disponíveis as informações sobre os Dados da Folha e os seguintes botões:

1) Clique no botão "Reprocessar folha" para corrigir informações em casos de erro na importação dos dados ou mudanças ocorridas em cadastros no Siapenet.

Exemplos: Interrupção de férias, afastamentos para tratamento de saúde homologados após fase de recursos, retificação de períodos de afastamento para qualificação, entre outros.

2) Clique no botão "Homologar folha" para :

3) Clique no botão "Voltar" para voltar à página anterior.

4) Clique no botão "Logs" para visualizar o histórico de registros de ações efetuadas pelo(a) servidor(a) ou chefia imediata.