Consulta Pública de Processos Eletrônicos do IFSP no SUAP
Breve Histórico
A auditoria do Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário, motivada pelo princípio da transparência e para facilitar o acesso dos cidadãos aos documentos dos processos administrativos, deliberou determinações e recomendações a toda rede federal de ensino visando atingir dois principais objetivos:
a) que as IFEs implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os autos sejam autuados em formato digital (item 9.1.1 do Acórdão); e
b) que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos, mediante ferramenta de transparência ativa - Pesquisa Pública (item 9.1.2 ).
Evolução:
Este tutorial oferece orientações detalhadas para a realização da consulta pública de processos eletrônicos do Instituto Federal de São Paulo (IFSP), autuados desde 16 de abril 2018, utilizando o Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). Aqui você encontrará informações e exemplos sobre:
Como realizar a consulta por número do processo, interessados ou assunto, incluindo a utilização de filtros de busca conforme a situação do processo;
Exemplo de resultado de uma pesquisa pelo número de processo;
Procedimentos para realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo;
Como obter diferentes resultados de pesquisa, variando de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos associados.
Atenção: Em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD, destacamos o Comunicado 001/2024 - CGI-DDI de 04/07/2024, emitido em 04/07/2024, que aborda sobre a "Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas Diretrizes para o Atendimento ao Acórdão 484/2021-TCU - Plenário". Esse documento disponibiliza orientações atualizadas que devem ser seguidas. Não deixe de lê-lo.
Atenção: Somente será possível o acesso ao inteiro teor do tipo de processo público (Veja o item 4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos)
,já possuir a partirdata de abertura da datareferida consulta cadastrada no Sistema Suap, para essa permissão, que é dadadeterminada pelas áreasrea gestorasgestora da atividade. O acesso é para os processos criados a partir dadessa data de abertura da consulta pública.. Os processos criados anteriormenteanteriormente, ano essacaso data,de poderãointeresse público, deverá ser acessadossolicitado poro demandaacesso, específica,de forma passiva, ou seja, por meio de abertura de requerimento no Fala.BR.BR.
Passo a Passo para Consulta Pública de Processo Eletrônico:
Acessar o Suap:
Clique na imagem abaixo para acessar a tela de consulta de processos, disponível para todos os cidadãos:
1. Realizar Consulta Utilizando Número do Processo, Interessado ou Assunto
1.1 Consulta pelo Número do Processo
A maneira mais rápida de localizar um processo específico é através do seu número. Insira o número no formato adequado, por exemplo: 23305.011633.2021-57.
1.2 Consulta por interessado
Insira o nome completo ou parte dele, de uma pessoa física ou jurídica envolvida no processo, ex.: “Carolina”
1.3 Consulta por assunto
Digite uma palavra-chave relacionada ao tema do processo, ex.: “cantina”.
Nota: Você pode combinar os campos [Assunto] e [Interessado] para uma busca mais específica.
1.4 Utilização de Filtro de Busca por Situação do Processo
Após inserir os dados de busca, selecione a situação específica do processo ou marque a opção "Todas as situações" para uma pesquisa mais abrangente, especialmente útil se você não estiver certo sobre a situação atual do processo.
1.4.1 Situações ativas:
- Em trânsito;
- Aguardando ciência;
- Aguardando juntada de documentos;
- Em validação de juntada de documentos;
- Finalizado;
- Anexado,
1.4.2 Situações Ainda Não Ativas: (Nota: as situações listadas abaixo ainda não estão disponíveis no sistema)
- Em trâmite externo
- Arquivado
- Sobrestado
- Reaberto
1.5 Enviar os dados da pesquisa
Complete o captcha [Não sou um robô] e clique em [Enviar] para prosseguir com a pesquisa.
2. Exemplo de resultado de pesquisa por número de processo
2.1 Tela 1 - Consulta de Processo Eletrônico:
2.2 Tela 2 - Consulta de Processo Eletrônico:
Esta tela apresenta informações detalhadas do processo, incluindo trâmites realizados e uma listagem dos tipos de documentos autuados. No exemplo mostrado, o botão “Baixar/Visualizar Processo” possibilita o acesso ao conteúdo dos documentos do processo, desde que estes também estejam disponíveis para acesso público.
Ao clicar no Botão 
Baixar, Visualizar Processo selecione a opção "Baixar/Visualizar em PDF"
2.3 Tela de Tarefa:
Aguarde a geração do arquivo até que o progresso alcance 100%, em seguida clique em Continuar
2.4 Resultado da Pesquisa:
Pronto! Na tela de resultados, você visualizará o conteúdo do processo em formato PDF. A partir daí, você pode optar por baixar o arquivo para o seu dispositivo ou imprimir diretamente para leitura física ou arquivamento.
Observação:
A pesquisa por:
"Interessado" trará todos os processos públicos envolvendo a pessoa física ou jurídica informada; e
"Assunto" trará todos os processos públicos envolvendo o assunto informado.
Os passos para execução dessas consultas são os mesmos descritos acima.
3. Como realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo
Esta funcionalidade permite pesquisar e acessar uma lista de processos eletrônicos categorizados por tipo. Esses processos estão habilitados para transparência ativa, permitindo que você baixe e visualize todo o conteúdo dos processos que têm nível de acesso público.
3.1 Tipos de processos já habilitados para consulta pública de inteiro teor:
Na barra de seleção de “Tipo de Processo”, estão disponíveis para consulta os tipos já habilitados para a transparência ativa, conforme autorização das área gestoras.
Clique Aqui para conhecer as áreas responsáveis por cada tipo de processo já ativado para consulta pública em seu inteiro teor.
Importante:
O cadastro para habilitação do filtro de consulta pública é realizado pela CGI-DDI, com base em um documento de autorização emitido pela área gestora responsável pelo tipo de processo. Esse documento deve especificar a data a partir da qual a consulta será permitida.
3.2 Tela de Consulta
Após selecionar o tipo de processo desejado, marque a opção "Não sou robô" e clique em "Enviar". Será exibida uma lista contendo todos os processos eletrônicos correspondentes ao tipo escolhido.
3.3. Interpretando o Resultado da Consulta
A busca resultou em um total de três processos eletrônicos. Observe que o primeiro processo não apresenta o botão "Baixar/Visualizar Processo", pois foi classificado com nível de acesso restrito devido a uma hipótese legal. Por outro lado, o segundo processo disponibiliza o botão, permitindo a consulta ao seu inteiro teor.
4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos
Os resultados de conteúdo e andamentos (trâmites) apresentados pelo Módulo de Consulta de Processos Eletrônico do SUAP dependem da categorização de nível de acesso público, restrito ou sigiloso/privado realizado pelo usuário interno do SUAP e estão detalhados abaixo.
Elaborado por: Regiani Aparecida da Silva e Suzana Mayumi Iha Chardulo
Revisado por: Antonio Airton Palladino
IFSP/CEPR/DADI-PRD - Versão 01 - dezembro/2021
Versão 2 - Atualizado por: CGI-DDI - Regiani A Silva em 02/08/2024