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Consulta Pública de Processos Eletrônicos do IFSP no SUAP

A auditoria do Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário, motivada pelo princípio da transparência e para facilitar o acesso dos cidadãos aos documentos dos processos administrativos, deliberou determinações e recomendações a toda rede federal de ensino visando atingir dois principais objetivos:

a) que as IFEs implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os autos sejam autuados em formato digital (item 9.1.1 do Acórdão); e

b) que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos, mediante ferramenta de transparência ativa - Pesquisa Pública (item 9.1.2 ).

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Este tutorial oferece orientações detalhadas para a realização da consulta pública de processos eletrônicos do Instituto Federal de São Paulo (IFSP), autuados desde 16 de abril 2018, utilizando o Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). Aqui você encontrará informações e exemplos sobre:
  • Como realizar a consulta por número do processo, interessados ou assunto, incluindo a utilização de filtros de busca conforme a situação do processo;
  • Exemplo de resultado de uma pesquisa pelo número de processo;
  • Procedimentos para realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo;
  • Como obter diferentes resultados de pesquisa, variando de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos associados.

Atenção: Em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD, destacamos o Comunicado 001/2024 - CGI-DDI de 04/07/2024, emitido em 04/07/2024, que aborda "Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas Diretrizes para o Atendimento ao Acórdão 484/2021-TCU - Plenário". Este documento disponibiliza orientações atualizadas que devem ser seguidas. Não deixe de lê-lo.

Passo a Passo para Consulta Pública de Processo Eletrônico:

1. Realizar Consulta Utilizando Número do Processo, Interessado ou Assunto

1.1 Consulta pelo Número do Processo

A maneira mais rápida de localizar um processo específico é através do seu número. Insira o número no formato adequado, por exemplo: 23305.011633.2021-57. Se você não tiver o número do processo, também é possível realizar a busca por:

  • Interessado: inserindo o nome do interessado relacionado ao processo.
  • Assunto: digitando palavras-chave que descrevam o assunto do processo.

1.2 Utilização de Filtros de Busca

Para refinar sua pesquisa, utilize os filtros disponíveis relacionados à situação do processo. Isso permite uma busca mais precisa e direcionada, facilitando a localização dos documentos necessários.

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1.2  Consulta por interessado

Insira o nome completo ou parte dele, de uma pessoa física ou jurídica envolvida no processo, ex.: “Carolina”

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1.3  Consulta por assunto

Digite uma palavra-chave relacionada ao tema do processo, ex.: “cantina”. 

Nota: Você pode combinar os campos [Assunto] e [Interessado] para uma busca mais específica.

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1.4 Utilização de Filtro de Busca por Situação do Processo

Após inserir os dados de busca, selecione a situação específica do processo ou marque a opção "Todas as situações" para uma pesquisa mais abrangente, especialmente útil se você não estiver certo sobre a situação atual do processo.

1.4.1 Situações ativas:
  • Em trânsito;
  • Aguardando ciência;
  • Aguardando juntada de documentos;
  • Em validação de juntada de documentos;
  • Finalizado; 
  • Anexado,
1.4.2 Situações Ainda Não Ativas: (Nota: as situações listadas abaixo ainda não estão disponíveis no sistema)
  • Em trâmite externo
  • Arquivado
  • Sobrestado
  • Reaberto
1.5  Enviar os dados da pesquisa

Complete o captcha [Não sou um robô] e clique em [Enviar] para prosseguir com a pesquisa.

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2. Exemplo de resultado de pesquisa por número de processo
2.1 Tela 1 - Consulta de Processo Eletrônico:  

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2.2 Tela 2 - Consulta de Processo Eletrônico:

Esta tela apresenta informações detalhadas do processo, incluindo trâmites realizados e uma listagem dos tipos de documentos autuados. No exemplo mostrado, o botão “Baixar/Visualizar Processo” possibilita o acesso ao conteúdo dos documentos do processo, desde que estes também estejam disponíveis para acesso público.

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 Ao clicar no Botão image-1631272343527.png    Baixar, Visualizar Processo   selecione a opção "Baixar/Visualizar em PDF"

 


2.3 Tela de Tarefa:

Aguarde a geração do arquivo até que o progresso alcance 100%, em seguida clique em   Continuar   

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2.4 Resultado da Pesquisa:

Pronto! Na tela de resultados, você visualizará o conteúdo do processo em formato PDF. A partir daí, você pode optar por baixar o arquivo para o seu dispositivo ou imprimir diretamente para leitura física ou arquivamento.

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Observação:

A pesquisa por:

  • "Interessado" trará todos os processos públicos envolvendo a pessoa física ou jurídica informada; e

  • "Assunto" trará todos os processos públicos envolvendo o assunto informado.

Os passos para execução dessas consultas são os mesmos descritos acima.

3. Como realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo

Esta funcionalidade permite pesquisar e acessar uma lista de processos eletrônicos categorizados por tipo. Esses processos estão habilitados para transparência ativa, permitindo que você baixe e visualize todo o conteúdo dos processos que têm nível de acesso público.

3.1 Tipos de processos já habilitados para consulta pública de inteiro teor:

Na barra de seleção de “Tipo de Processo”, estão disponíveis para consulta os tipos já habilitados para a transparência ativa, conforme autorização das área gestoras. 

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Clique Aqui para conhecer as áreas responsáveis por cada tipo de processo já ativado para consulta pública em seu inteiro teor.

Importante:
O cadastro para habilitação do filtro de consulta pública é realizado pela CGI-DDI, com base em um documento de autorização emitido pela área gestora responsável pelo tipo de processo. Esse documento deve especificar a data a partir da qual a consulta será permitida.

 

3.2 Tela de Consulta

Após selecionar o tipo de processo desejado, marque a opção "Não sou robô" e clique em "Enviar". Será exibida uma lista contendo todos os processos eletrônicos correspondentes ao tipo escolhido.

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3.3. Interpretando o Resultado da Consulta

A busca resultou em um total de três processos eletrônicos. Observe que o primeiro processo não apresenta o botão "Baixar/Visualizar Processo", pois foi classificado com nível de acesso restrito devido a uma hipótese legal. Por outro lado, o segundo processo disponibiliza o botão, permitindo a consulta ao seu inteiro teor.

4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos

Os resultados de conteúdo e andamentos (trâmites) apresentados pelo Módulo de Consulta de Processos Eletrônico do SUAP dependem da categorização de nível de acesso público, restrito ou sigiloso/privado realizado pelo usuário interno do SUAP e estão detalhados abaixo. 

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Elaborado por: Regiani Aparecida da Silva e Suzana Mayumi Iha Chardulo
Revisado por: Antonio Airton Palladino
IFSP/CEPR/DADI-PRD - Versão 01 - dezembro/2021

Atualizado por: CGI-DDI - Regiani A da Silva em 31/08/2024

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