1. Atribuindo perfil para o servidor operar documentos e processos eletrônicos no Suap
Premissa:
Para poder criar e editar documentos e processos eletrônicos a pessoa tem que ser
servidora ouservidora, prestadora de serviços ou estagiário não obrigatório (bolsista) no IFSP, previamente cadastrada no Suap.
1. Quem pode atribuir o perfil para o servidor/prestadorprestador/ estagiário bolsista operar e/ou criar documentos e processos eletrônicos?
O chefe da área ou um servidor com poder de chefe no setor do servidor/prestador.prestador/estagiário bolsista, que analisa a necessidade da sua área.
2. Qual o caminho no Suap?
Figura - 1
a) No menu lateral clicar no módulo DOCUMENTOS/PROCESSOS;
b) Clicar na Guia: "Gerenciamento de Permissões"
Figura - 2 - Destaque da mensagem que é apresentada ao servidor com poder de chefe
Figura - 3 - Guia onde aparece os servidores com "Poder de Chefe":
O servidor com poder de chefe pode atribuir esse perfil para outros servidores, quando entender necessário. Por exemplo: um servidor que o substituirá na função por algum motivo (Férias, Afastamento). É só procurar o nome do servidor e fixá-lo no campo e clicar no botão "Enviar"
3. Atribuindo perfil para operacionalizar e/ou criar Processos Eletrônicos
3.1. Na aba "Processo Eletrônico", será possível gerenciar permissões de processos eletrônicos com Setores ou com Servidores e Prestadores de Serviços (opções 1 e 2 da Figura - 3)
Figura - 4
3.2. A opção 1) Gerenciar Permissões de Processos Eletrônicos com Setores se desdobra em duas permissões:
a) Setores que podem operar processos eletrônicos do(a) XXXX - Este nível de perfil permite aos servidores lotados no setor e prestadores tramitar processos, bem como, outros setores de interesse, que necessitam ser autorizados a operar processos do setor dono do perfil (XXXX).
b) Setores que podem operar e criar processos eletrônicos do(a) XXXX - Este nível de perfil permite aos servidores lotados no setor e prestadores tramitar processos, bem como, outros setores de interesse, que necessitam ser autorizados a operar e criar processos do setor dono do perfil (XXXX).
Quando a permissão é dada ao Setor (e não servidor a servidor), ao entrar ou sair um servidor no setor, automaticamente o perfil que está atribuído ao setor reflete no perfil do servidor. Ou seja, ao ingressar no setor os perfis serão herdados e ao sair do setor, os perfis serão removidos.
3.3. A opção 2) Gerenciar Permissões de Processos Eletrônicos com Servidores e Prestadores de Serviços se desdobra em duas permissões:
a) Servidores/Prestadores de Serviços que podem operar processos eletrônicos do(a) XXXX - Este nível de perfil permite cadastrar servidores de outros setores ou prestadores de serviços para operar processos do setor dono do perfil (XXXX).
b) Servidores/Prestadores de Serviços que podem operar e criar processos eletrônicos do(a) XXXX - Este nível de perfil permite aos servidores lotados no setor e prestadores tramitar processos, bem como, outros setores de interesse, que necessitam ser autorizados a operar e criar processos do setor dono do perfil (XXXX).
Pode-se utilizar esta opção para cadastrar os servidores do setor dono do perfil, porém, caso o servidor saia do setor, a chefia, salvo decisão contrária, deve lembrar de removê-lo do perfil, pois, caso contrário, o servidor, mesmo estando em outra área, continuará operacionalizando os processos do setor dono do perfil.
4. Atribuindo perfil para operacionalizar Documentos Eletrônicos
Segue a mesma lógica do item 3.
Figura - 5
Figura - 6 - Destaque das Regras Gerais para a atribuição do perfil para editar e/ou ler Documentos Eletrônicos
Figura - 7 - Aba de cadastro de perfil para editar e/ou ler Documentos Eletrônicos
Todas as vezes que indicar informação nos campos, conferir os dados e clicar no Botão "Enviar"
Elaborado por Regiani Aparecida da Silva - CGI-DDI - junho/2024