Atribuindo o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos

A preocupação com a transparência e a proteção de dados pessoais pode provocar dúvidas na hora de escolher o nível de acesso para os documentos e os processos eletrônicos.

A classificação adequada do nível de acesso permite que a informação chegue a quem precisa e, ao mesmo tempo, impede o acesso indevido de quem não pode ver.

1. Visibilidade do Processo Eletrônico de acordo com o Nível de Acesso

O esquema a seguir apresenta o fluxo simples de um processo eletrônico e os diversos atores que podem ou não ter acesso a sua visualização, conforme a seleção de níveis de acesso atribuídos ao processo e aos respectivos documentos a ele inseridos.

Figura - 1 - Fluxo

1.1. No esquema acima, os atores foram numerados de 1 a 7, conforme o seguinte critério:

1 É o servidor requerente lotado em um setor de origem que irá abrir um processo eletrônico, inserir documentos e depois tramitá-lo ao setor de destino. Para este esquema, este servidor também é o autor do documento eletrônico criado no SUAP.

São os servidores que estão lotados no mesmo setor do servidor requerente.

É a pessoa interessada no processo que pode ser qualquer pessoa que possui um cadastro de pessoa física no SUAP (servidor, aluno, prestador de serviço e pessoa externa cadastrada para fazer assinatura em documentos eletrônicos).

É o destinatário específico que irá receber o processo com nível de acesso privado. Pois só é possível encaminhar nominalmente e não para setores.

Qualquer pessoa do setor de destino poderá receber o processo encaminhado com nível de acesso público ou restrito.

São servidores lotados em outros setores do IFSP. Todos os processos com nível de acesso público poderão ser acessados por qualquer servidor do instituto.

É o cidadão sem cadastro no SUAP, que poderá acessar processos eletrônicos públicos ativados para Consulta Pública, sem a necessidade de fazer login e senha. (veja manual de Consulta Pública).

2. Visibilidade dos processos eletrônicos para cada tipo de nível de acesso:

2.1. Processo Público:

Figura - 2

2.2. Processo Público Ativado para Consulta Pública:

Figura - 3

2.3. Processo Restrito:

Figura - 4

2.4. Processo Privado

Figura - 5

3. Exemplos de Tipos de Processos com Orientações para Escolha de Níveis de Acesso Adequados

3.1. Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios

Processo que se aplica às rotinas administrativas relativas à implantação e/ou pagamento de bolsas ou auxílios a discentes ou servidores no âmbito da pesquisa no IFSP. Este é um tipo de processo que deve estar disponível para Consulta Pública a qualquer cidadão, segundo o TCU. Nas orientações de abertura de processo traz alertas para submeter duas versões de documentos de interesse público com dados pessoais, um com nível de acesso restrito sem anonimizar e uma cópia anonimizada com nível de acesso público.

Figura - 6

(clicar na figura para melhor visualização)

3.2. Ética: Processo de Apuração Ética

Processo que se aplica às denúncias relativas ao Decreto 1.171/94 – Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. Desta forma, não é recomendável que seja aberto com nível de acesso público. Nas orientações de abertura de processo o requerente pode optar por abrir um processo restrito ou privado.

Figura - 7

(clicar na figura para melhor visualização)

3.3. Controle Externo: Demandas do TCU e Controle Externo: Demandas da CGU.

Figura - 8

3.3.1. Atribuir Restrição ao Processo:

Considerando a natureza e temáticas mais recorrentes dos processos de controle externo, antes da autuação recomendamos análise do enquadramento da temática do processo nas seguintes hipóteses de restrição ou sigilo:

Nível de Acesso

Nome da Hipótese Legal

Base Legal

Detalhamento

Restrito

Controle Interno

Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001

Restrito

Documento Preparatório

Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011

Documento preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo.

Restrito

Informação Pessoal

Art. 31 da Lei nº 12.527/2011

Informações pessoais relacionadas a uma pessoa identificável.

São exemplos de dados pessoais:

- nome e sobrenome;

- data e local de nascimento;

- RG;

- CPF;

- retrato em fotografia;

- endereço residencial;

- endereço de e-mail;

- número de cartão bancário;

- renda;

- histórico de pagamentos;

- hábitos de consumo;

- dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular;

- endereço de IP (protocolo de internet);

- testemunhos de conexão (cookies);

- número de telefone.

Restrito

Investigação de Responsabilidade de Servidor

Art. 150 da Lei nº 8.112/1990

Restrito

Livros e Registros Contábeis Empresariais

Art. 1.190 do Código Civil

Restrito

Operações Bancárias

Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001

Informações protegidas por sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil.

3.3.2. Atribuir Restrição a Documentos Específicos do Processo:

Se o processo como um todo não se enquadrar em nenhuma dessas hipóteses de restrição, deve ser autuado como processo público, mas caso haja algum documento onde constem informações sujeitas a restrição ou sigilo, estes documentos devem ser anexados ao processo com a devida restrição justificada pela sua hipótese legal.

3.3.2.1. Atribuição de Nível de Acesso aos Documentos Eletrônicos

A definição do nível de acesso a documentos eletrônicos no Suap deve observar os mesmos princípios aplicados aos processos: transparência, proteção de dados pessoais e atendimento à legislação vigente (LAI, LGPD e normas complementares).

3.3.2.2. Quando atribuir Nível de Acesso ao Documento Individual

Sempre que um documento for criado, mesmo fora de um processo, seu conteúdo deve ser avaliado individualmente; Mesmo dentro de processos públicos, documentos com dados sensíveis devem ser restritos ou, em casos específicos, sigilosos; e O campo "Assunto" também exige cuidado para não expor dados protegidos.

3.3.2.3. Diferença entre Níveis: Público, Restrito e Sigiloso

Restrito: quando há dados pessoais ou situações protegidas por lei, mas que não exigem segredo de Estado; Sigiloso: quando o conteúdo se enquadra nas hipóteses do art. 23 da LAI, com risco à segurança, defesa, saúde pública ou relações internacionais; e Público: quando não há risco à privacidade ou à segurança institucional.

3.3.2.3. Hipóteses Legais no sistema Suap

As tabelas a seguir apresentam separadamente as hipóteses legais para atribuição de nível de acesso Restrito e Sigiloso, conforme disponíveis na lista suspensa do Suap:

Tabela 1 – Hipóteses para Nível de Acesso Restrito

Hipótese Legal (Suap)

Base Legal

Exemplos Práticos

Atividade Empresarial

Art. 5º, § 2º, Decreto nº 7.724/2012

Plano de negócios, proposta concorrente em edital

Controle Interno

Art. 26, § 3º, Lei nº 10.180/2001

Relatórios de auditoria interna

Direito Autoral

Art. 24, III, Lei nº 9.610/1998

Obra inédita de servidor ou aluno

Documento Preparatório

Art. 7º, § 3º, Lei nº 12.527/2011

Minuta de portaria ainda não publicada

Informação Pessoal

Art. 31, Lei nº 12.527/2011

CPF, RG, e-mail, endereço, dados bancários

Informação Privilegiada de Sociedades Anônimas

Art. 155, § 2º, Lei nº 6.404/1976

Informações de empresa parceira do IFSP

Interceptações Telefônicas

Art. 8º, caput, Lei nº 9.296/1996

Gravações de apuração interna judicializada

Investigação de Responsabilidade de Servidor

Art. 150, Lei nº 8.112/1990

Processo de apuração preliminar

Investigação de Acidentes Aeronáuticos

Art. 88-I, § 3º, Lei nº 7.565/1986

Informações técnicas em parceria com a ANAC

Livros e Registros Contábeis Empresariais

Art. 1.190, Código Civil

Documentos contábeis de empresa conveniada

Operações Bancárias

Art. 1º, LC nº 105/2001

Comprovantes de transferência bancária

Processo Administrativo Disciplinar (PAD)

Art. 4º, §1º, Decreto nº 8.420/2015

Processo de apuração de conduta de servidor

Propriedade Intelectual de Software

Art. 2º, Lei nº 9.609/1998

Códigos de sistemas desenvolvidos internamente

Segredo de Justiça no Processo Civil

Art. 189, CPC

Ações judiciais envolvendo menores

Segredo de Justiça no Processo Penal

Art. 201, § 6º, CPP

Processos penais com vítimas identificáveis

Segredo Industrial

Art. 195, XIV, Lei nº 9.279/1996

Testes técnicos de produto submetido ao IFSP

Tabela 2 – Hipóteses para Nível de Acesso Sigiloso

Hipótese Legal (Suap)

Base Legal

Exemplos Práticos

Atividades de Inteligência

Art. 23, VIII, Lei nº 12.527/2011

Relatórios de investigação de irregularidades

Informação Pessoal

Art. 31, Lei nº 12.527/2011

Dados sensíveis em investigações conjuntas

Investigação e Fiscalização em andamento

Art. 23, VII, Lei nº 12.527/2011

Procedimentos com riscos à segurança

Defesa e Soberania Nacional

Art. 23, I, Lei nº 12.527/2011

Protocolos de cooperação internacional

Risco a sistemas estratégicos

Art. 23, VI, Lei nº 12.527/2011

Plantas e mapas de instalações sensíveis

Processo Administrativo Disciplinar (PAD)

Art. 4º, §1º, Decreto nº 8.420/2015

Quando envolve servidores em alta posição

Estabilidade financeira e econômica do País

Art. 23, IV, Lei nº 12.527/2011

Estudos com impacto orçamentário

Projetos de Pesquisa Científica

Art. 23, VI, Lei nº 12.527/2011

Dados de patentes em desenvolvimento

Segurança de Instituições e Autoridades

Art. 23, VII, Lei nº 12.527/2011

Informações sobre vulnerabilidades internas

Relações Internacionais

Art. 23, II, Lei nº 12.527/2011

Comunicação com agências estrangeiras

Risco à vida, segurança ou saúde da população

Art. 23, III, Lei nº 12.527/2011

Dados sobre pandemias ou crises sanitárias

3.3.3. Orientações Complementares – Enunciados da CGU sobre Acesso à Informação

Para reforçar os critérios de atribuição de nível de acesso aos documentos eletrônicos, recomenda-se a consulta aos Enunciados da CGU (2023), que esclarecem a aplicação da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) em situações práticas.

Enunciado

Tema central

Aplicação prática no Suap

CGU nº 1/2023

Registros de entrada e saída

Registros públicos, salvo exceções classificadas

CGU nº 3/2023

PADs de militares

Equiparação com PADs civis quanto à publicidade após conclusão

CGU nº 5/2023

Licitações e contratos

São públicos, salvo hipóteses legais específicas

CGU nº 7/2023

Currículos e títulos acadêmicos

Devem ser públicos quando vinculados ao exercício de função pública

CGU nº 8/2023

Concursos públicos

Dados de candidatos aprovados devem ser públicos

CGU nº 10/2023

Benefícios sociais

Valores e nomes de beneficiários são públicos (com cuidado com dados sensíveis)

CGU nº 12/2023

Informação pessoal vs. interesse público

A proteção de dados pode ser relativizada em nome do interesse público relevante

? Consulte o documento completo: Novos Enunciados da CGU (PDF):

3.3.43.. Orientações Gerais

Atenção com a escolha do texto no assunto e nos despachos realizados nos processos eletrônicos:

a) ASSUNTO- O texto do assunto fica visível a qualquer cidadão quando o processo é restrito ou público. Portanto devemos evitar a exposição de dados pessoais/pessoais sensíveis, e colocar as palavras-chave referente a temática tratada no processo eletrônico;

b) DESPACHOS- O texto do despacho fica visível a qualquer cidadão quando o processo é público e está ativado para consulta pública. Desta forma, também devemos pensar na proteção da privacidade, salvo quando tratar-se de interesse público.

Como saber quando uma informação é de interesse público? Resp.: Veja os Novos Enunciados da CGU (CLIQUE AQUI)

Elaborado em 16/06/2023 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD

Revisão em 19/06/2023 por Regiani A. Silva - CEPR-PRD

Atualizado em 03/05/2025 por Regiani A. Silva - CGI-DDI