Evolução dos trabalhos relacionados ao Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4). 

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (395), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

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Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.

Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84). 

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Evolução das Ações

Fonte: Suap

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401. 

Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Situação até 31/12/2023 

Fonte: Suap

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

 Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 37,45% se referem a 176 tipos que foram inativados, e destes, 154 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

Quantidade de processos autuados em tipos que foram inativados:

 Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 62,13% (292), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 93,18% (164). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (154) estar sob sua gestão. 

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;

• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;

• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;

• atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e

• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 378 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até a primeira quinzena de outubro 2023.

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Registro da Evolução do Projeto

Posição Suap 15/10/2023

Do total de 295 Tipos de Processos ativos no Suap, para 63,39% já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

Ressalte-se que 37,23% se referem aos 175 tipos já inativados, e destes, 122 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 56,38% (265), sendo que dos ativos são 43,73% (129) e dos inativos 77,71% (136). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (122) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo: