Evolução dos trabalhos relacionados ao Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

Publicado: Quinta, 18 de Julho de 2024, 17h00

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 18/07/2024

Data Suap	Processos Autuados	Qtde Tipos Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Inativos c/ Processos	Qtde Processos em Tipos Inativados	Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap	Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154	0
29.02.2024	410,0mil	401	297	103	23	42,6mil	80	69
31.03.2024	419,7mil	395	296	99	18	40,9mil	81	6
30/04/2024	425,4mil	317	306	11	10	28,8mil	1	89
18/07/2024	439,3mil

Publicado: Quarta, 01 de Maio de 2024, 13h37

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h33

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024

Data Suap	Processos Autuados	Qtde Tipos Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Inativos c/ Processos	Qtde Processos em Tipos Inativados	Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap	Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154	0
29.02.2024	410,0mil	401	297	103	23	42,6mil	80	69
31.03.2024	419,7mil	395	296	99	18	40,9mil	81	6
30/04/2024	425,4mil	317	306	11	10	28,8mil	1	89

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%	Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados
Área Gestora	Sim	%	Não	%	Total	%	Quantidade	%
IFSP	1	0,33	1	9,09	2	0,63	89	0,26
PRA	78	25,49	2	18,18	80	25,24	0	0,00
PRD	128	41,83	4	36,36	132	41,64	396	1,14
PRE	48	15,69	4	36,36	52	16,40	34.376	98,61
PRP	8	2,61	0	0,00	8	2,52	0	0,00
PRX	6	1,96	0	0,00	6	1,89	0	0,00
RET	37	12,09	0	0,00	37	11,67	0	0,00
Total	306	96,53	11	3,47	317	100,00	34.861	100,00

Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4).

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD	Sim	%	Não	%	Total	%
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI	2	1,56	4	100,00	6	56,85
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP	124	96,88	0	0,00	124	42,47
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI	2	1,56	0	0,00	2	0,68
Total	128	43,84	4	56,16	132	100,00

Publicado: Segunda, 01 de Abril de 2024, 16h43

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h37

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024

Data Suap	Processos Autuados	Qtde Tipos Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Inativos c/ Processos	Qtde Processos em Tipos Inativados	Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap	Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154	0
29.02.2024	410,0mil	401	297	103	23	42,6mil	80	69
31.03.2024	419,7mil	395	296	99	18	40,9mil	81	6

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (395), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap.

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%	Processos a Migrar autuados nos 18 Tipos Inativados
Área Gestora	Sim	%	Não	%	Total	%	Quantidade	%
IFSP	1	0,34	1	1,01	2	0,51	90	0,22
PRA	78	26,35	11	11,11	89	22,53	4.101	10,02
PRD	128	43,24	84	84,85	212	53,67	3.099	7,57
PRE	41	13,85	3	3,03	44	11,14	33.628	82,18
PRP	8	2,70	0	0,00	8	2,03	0	0,00
PRX	5	1,69	0	0,00	5	1,27	0	0,00
RET	35	11,82	0	0,00	35	8,86	0	0,00
Total	296	74,94	99	25,06	395	100,00	40.918	100,00

Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 395. Destes, 296 estão ativos no Suap e para 281 (94,93%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84).

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD	Sim	%	Não	%	Total	%
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI	2	1,56	84	100,00	86	56,85
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP	124	96,88	0	0,00	124	42,47
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI	2	1,56	0	0,00	2	0,68
Total	128	43,84	84	56,16	212	100,00

Publicado: Sexta, 01 de Março de 2024, 15h51

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h41

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Evolução das Ações

Fonte: Suap

Data Posição Suap	Total de Processos Autuados	Quantidade de Tipos de Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Total de Tipos Inativos com Processos Autuados	Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos	Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154
29.02.2024	410,0mil	401	297	103	23	42,6mil	80

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap.

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%	Processos a Migrar autuados nos 17 Tipos Inativados
Área Gestora	Sim	%	Não	%	Total	%	Quantidade	%
IFSP	1	0,34	1	0,96	2	0,50	90	0,21
PRA	78	26,26	13	12,50	91	22,69	5.746	13,48
PRD	129	43,43	87	83,65	216	53,87	3.153	7,40
PRE	41	13,80	3	2,88	44	10,97	33.627	78,91
PRP	8	2,69	0	0,00	8	2,00	0	0,00
PRX	5	1,68	0	0,00	5	1,25	0	0,00
RET	35	11,78	0	0,00	35	8,73	0	0,00
Total	297	74,06	104	25,94	401	100	42.616	100

Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 401. Destes, 297 estão ativos no Suap e para 280 (69,82%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.

PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
PRD	Sim	%	Não	%	Total	%
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI	2	1,55	87	100,00	89	41,20
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP	125	96,90	0	0,00	125	57,87
Diretoria de ecnologia da Informação - DTI	2	1,55	0	0,00	2	0,93
Total	129	59,72	87	40,28	216	100,00

Publicado: Segunda, 05 de Fevereiro de 2024, 00h00

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h44

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Situação até 31/01/2024

Fonte: Suap

Data Posição Suap	Total de Processos Autuados	Quantidade de Tipos de Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Total de Tipos Inativos com Processos Autuados	Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos	Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 36,38% se referem a 171 tipos que foram inativados, e destes, 149 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%	Quantidade de Processos a Migrar autuados em Tipos Inativados
Área Gestora	Sim	%	Não	%	Total	%
IFSP	2	0.67	0	0.00	2	0.43	0
PRA	78	26.09	13	7.60	91	19.36	5.193
PRD	128	42.81	157	91.81	285	60.64	3.156
PRE	43	14.38	1	0.58	44	9.36	17.854
PRP	8	2.68	0	0.00	8	1.70	0
PRX	5	1.67	0	0.00	5	1.06	0
RET	35	11.71	0	0.00	35	7.45	0
Total	299	63,62	171	36,38	470	100.00	26.203

Cerca de 26,2 mil processos, que correspondem a 22 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 299 estão ativos no Suap e para 204 (68,23%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 60,64% (285), sendo que do total dos ativos (299) ela responde por 42,81% (128) e dos inativos 91,81% (157). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (149) estar sob sua gestão.

PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
PRD	Sim	%	Não	%	Total	%
DDI	2	1,56	157	100,00	159	56,85
DGP	124	96,88	0	0,00	124	42,47
DTI	2	1,56	0	0,00	2	0,68
Total	128	43,84	157	56,16	285	100,00

Publicado: Sexta, 19 de Janeiro de 2024, 11h29

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h48

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Situação até 31/12/2023

Fonte: Suap

Data Posição Suap	Total de Processos Autuados	Quantidade de Tipos de Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Total de Tipos Inativos com Processos Autuados	Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos	Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
31/12/2023	393.4 mil	470	294	176	22	27,5 mil	154

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 37,45% se referem a 176 tipos que foram inativados, e destes, 154 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%
Área Gestora	Sim	%	Não	%	Total	%
IFSP	4	1,36	0	0,00	4	0,85
PRA	78	26,53	11	6,25	89	18,94
PRD	128	43,54	164	93,18	292	62,13
PRE	38	12,93	1	0,57	39	8,30
PRP	8	2,72	0	0,00	8	1,70
PRX	4	1,36	0	0,00	4	0,85
RET	34	11,56	0	0,00	34	7,23
Total	294	62,55	176	37,45	470	100,00

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 294 estão ativos no Suap e para 196 (66,67%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

Quantidade de processos autuados em tipos que foram inativados:

Cerca de 27,5 mil processo, que correspondem aos 22 tipos inativos, estão assim distribuídos por área gestora:

Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 62,13% (292), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 93,18% (164). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (154) estar sob sua gestão.

PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
PRD	Sim	%	Não	%	Total	%
DDI	2	1,56	164	100,00	166	56,85
DGP	124	96,88	0	0,00	124	42,47
DTI	2	1,56	0	0,00	2	0,68
Total	128	43,84	164	56,16	292	100,00

Escrito por Regiani / Projeto Desenvolvido por: Regiani A Silva e Janaína Zaffani / Colaboração: Suzana Mayumi Chardulo / Supervisão: Antonio A Palladino - EP

Publicado: Quarta, 29 de Novembro de 2023, 20h07

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h54

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos, porém 146 tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas e viraram tipo "Reserva", que faz parte dos tipos inativos no sistema e que pode ser utilizado para criação de novos tipo. Portanto, dentro dos 324 tipos (ativos e não ativos), existem cerca de 386 mil processos eletrônicos autuados desde março/2018 (início da autuação de processos por meio eletrônico (Suap) pelo IFSP) até 29/11/2023.

Data Posição Suap	Total de Processos Autuados	Tipos de Processos	Total de Tipos Inativos com Processos	*Total de Tipos de Processos Reserva ()**
Junho/2023	350mil	461	58	118
16/08/2023	366mil	461	42	115
15/10/2023	378mil	470	53	122
29/11/2023	386mil	470	30	146

(*) Os processos classificados no tipo "Reserva" já foram migrados para tipologias mais adequadas.

Dentro dos 30 tipos inativos, existem classificados cerca de 28 mil processos para os quais o EP vem providenciando a reclassificação para os tipos ativos.

Representação Gráfica do Projeto

Posição Suap 29/11/2023

Do total de 294 Tipos de Processos ativos no Suap, para 199 (67,69%) já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

Ressalte-se que 37,45% se referem aos 176 tipos já inativados, e destes, 146 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e que tiveram seus processos migrados, estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras. Ainda restam cerca de 28 mil processos a serem migrados, que correspondem aos 30 tipos inativados, distribuídos nas áreas gestoras, conforme gráfico abaixo:

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 61,28% (288), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 90,91% (160). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (146) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo:

Publicado: Quarta, 18 de Outubro de 2023, 18h29

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h59

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 378 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até a primeira quinzena de outubro 2023.

Registro da Evolução do Projeto

Posição Suap 15/10/2023

Do total de 295 Tipos de Processos ativos no Suap, para 63,39% já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

Ressalte-se que 37,23% se referem aos 175 tipos já inativados, e destes, 122 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 56,38% (265), sendo que dos ativos são 43,73% (129) e dos inativos 77,71% (136). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (122) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo:

Escrito por Regiani Aparecida da Silva

Publicado: Terça, 13 de Junho de 2023, 13h57

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 15h02

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 461 tipos de processos, sendo que dentro desses tipos, já são mais de 350 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até o 1º semestre 2023.

Gestora	Ativo no Suap		Total Geral	%
Gestora	Não	Sim	Total Geral	%
CGPD -		1	1	0,2%
COET		2	2	0,4%
COMUNICAÇÃO		3	3	0,7%
CONSUP		2	2	0,4%
COPAD		2	2	0,4%
GABINETE	3	7	10	2,2%
IFSP ()*	12	2	14	3,0%
INOVA		5	5	1,1%
PRA	16	98	114	24,7%
PRD	122	129	251	54,4%
PRE	4	38	42	9,1%
PRF		1	1	0,2%
PRP		8	8	1,7%
PRX		2	2	0,4%
UADIN		4	4	0,9%
Total Geral	157	304	461	100,0%

(*) Falta identificar a área gestora.

Posição Suap 10/07/2023

Quantidade de processos eletrônicos autuados nos tipos de processos sob a responsabilidade de cada área gestora da Reitoria - desde 2018 (implantação do Processo Eletrônico no Suap):

Gestora	Ano						Total Geral	%
Gestora	2018	2019	2020	2021	2022	2023	Total Geral	%
COET	17	24	10	19	9	6	85	0,02
COMUNICAÇÃO	651	831	202	30	103	49	1.866	0,53
CONSUP	0	0	0	0	12	23	35	0,01
COPAD	1.103	1.480	775	626	772	250	5.006	1,42
GABINETE	187	145	101	250	375	243	1.301	0,37
IFSP	2.268	3.812	1.453	1.291	3.265	666	12.755	3,61
INOVA	0	0	0	0	23	22	45	0,01
LGPD	0	0	0	0	1	3	4	0,00
PRA	6.104	14.070	13.383	13.968	19.477	9.668	76.670	21,69
PRD	21.442	36.900	22.838	22.314	35.593	19.842	158.929	44,95
PRE	2.131	9.945	14.337	24.654	30.860	13.575	95.502	27,01
PRF	0	0	0	0	42	148	190	0,05
PRP	0	0	0	38	633	261	932	0,26
PRX	4	4	3	30	33	46	120	0,03
UADIN	24	9	10	18	32	25	118	0,03
Total Geral	33.931	67.220	53.112	63.238	91.230	44.827	353.558	100,00

Posição Suap 06/07/2023

Destaque:

Quantidade de Processos Eletrônicos Autuados nos tipos de processos sob a responsabilidade da Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PRD:

Diretorias da PRD	Ano						Total Geral	%
Diretorias da PRD	2018	2019	2020	2021	2022	2023	Total Geral	%
Diretoria de Gestão de Pessoas DGP-PRD	21.422	36.883	22.713	22.173	35.546	19.809	158.546	99,76
Diretoria de Tecnologia da Informação – DTI-PRD	7	12	24	13	21	14	91	0,06
Diretoria de Desenvolvimento Institucional – DDI-PRD	13	5	101	128	26	19	292	0,18
Total Geral	21.442	36.900	22.838	22.314	35.593	19.842	158.929	100,00

Posição Suap 06/07/2023

Escrito por Regiani Aparecida da Silva

Publicado: Terça, 13 de Junho de 2023, 13h57

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 15h05

Esta revisão envolve ações como:

a criação de novos tipos de processos;
a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e
o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 461 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 350 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até o 1º semestre 2023.

Registro da Evolução do Projeto

Posição Suap 16/08/2023

Do total de 285 Tipos de Processos ativos no Suap, para 49,47% já foram atribuídas as classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP, distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

Ressalte-se que cerca de 38% se referem aos 176 tipos já inativados, e destes, 118 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Do total de tipos de processos do IFSP (461), a PRD responde por 57,27% (264), sendo que dos ativos são 45,26% (129) e dos inativos 76,70% (135). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (115) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo: