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Evolução dos trabalhos relacionados ao Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

Publicado: Quarta, 01 de Maio de 2024, 13h37

Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h33


Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

    a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap; a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

    Resultado das Ações

    Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024

    Data Suap
    Processos Autuados
    Qtde Tipos Processos
    Tipos Ativos
    Tipos Inativos
    Inativos c/ Processos
    Qtde Processos em Tipos Inativados
    Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap 
    Qtd Tipos Eliminados do Suap
    31.01.2024 399,4mil 470 299 171 22 26,2mil 154 0 29.02.2024 410,0mil 401 297 103 23 42,6mil 80 69 31.03.2024 419,7mil 395 296 99 18 40,9mil 81  6 30/04/2024 425,4mil 317 306 11 10 28,8mil 1 89

    A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

    Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

    Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. embedded-image-geowv8yp.png 

    Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

    Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total % Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados Sim % Não % Quantidade % IFSP 1 0,33 1 9,09 2 0,63 89 0,26 PRA 78 25,49 2 18,18 80 25,24 0 0,00 PRD 128 41,83 4 36,36 132 41,64 396 1,14 PRE 48 15,69 4 36,36 52 16,40 34.376 98,61 PRP 8 2,61 0 0,00 8 2,52 0 0,00 PRX 6 1,96 0 0,00 6 1,89 0 0,00 RET 37 12,09 0 0,00 37 11,67 0 0,00 Total 306 96,53 11 3,47 317 100,00 34.861 100,00

    Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

    Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

    O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

    embedded-image-2pywmf03.png

    Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

    Distribuição por Diretoria

    Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4). 

    Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD  Quantidade e Processos - Ativo    Total  %  Sim % Não % Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI 2 1,56 4 100,00 6 56,85 Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP 124 96,88 0 0,00 124 42,47 Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI 2 1,56 0 0,00 2 0,68 Total 128 43,84 4 56,16 132 100,00

    Publicado: Segunda, 01 de Abril de 2024, 16h43

    Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h37


    Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

    Esta revisão envolve ações como:

      a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap; a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

      Resultado das Ações

      Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024

      Data Suap
      Processos Autuados
      Qtde Tipos Processos
      Tipos Ativos
      Tipos Inativos
      Inativos c/ Processos
      Qtde Processos em Tipos Inativados
      Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap 
      Qtd Tipos Eliminados do Suap
      31.01.2024 399,4mil 470 299 171 22 26,2mil 154 0 29.02.2024 410,0mil 401 297 103 23 42,6mil 80 69 31.03.2024 419,7mil 395 296 99 18 40,9mil 81  6

      A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

      Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

      Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (395), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. embedded-image-koqizk4x.png 

      Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

      No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

      Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

      No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.

      Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total % Processos a Migrar autuados nos 18 Tipos Inativados Sim % Não % Quantidade % IFSP 1 0,34 1 1,01 2 0,51 90 0,22 PRA 78 26,35 11 11,11 89 22,53 4.101 10,02 PRD 128 43,24 84 84,85 212 53,67 3.099 7,57 PRE 41 13,85 3 3,03 44 11,14 33.628 82,18 PRP 8 2,70 0 0,00 8 2,03 0 0,00 PRX 5 1,69 0 0,00 5 1,27 0 0,00 RET 35 11,82 0 0,00 35 8,86 0 0,00 Total 296 74,94 99 25,06 395 100,00 40.918 100,00

      Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

      Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

      O total geral de tipos de processos do IFSP é de 395. Destes, 296 estão ativos no Suap e para 281 (94,93%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

      embedded-image-thonsgut.png

      Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

      Distribuição por Diretoria

      Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84). 

      Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD  Quantidade e Processos - Ativo Total  %  Sim % Não % Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI 2 1,56 84 100,00 86 56,85 Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP 124 96,88 0 0,00 124 42,47 Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI 2 1,56 0 0,00 2 0,68 Total 128 43,84 84 56,16 212 100,00

      Publicado: Sexta, 01 de Março de 2024, 15h51

      Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h41


      Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

      Esta revisão envolve ações como:

        a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap; a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

        Evolução das Ações

        Fonte: Suap

        Data Posição
        Suap
        Total de Processos Autuados
        Quantidade de Tipos de Processos
        Tipos Ativos
        Tipos Inativos
        Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
        Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
        Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
        31.01.2024 399,4mil 470 299 171

        22

        26,2mil 154 29.02.2024 410,0mil 401 297 103

        23

        42,6mil 80 

        A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

        Posição geral:

        Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. embedded-image-ocpumupd.png 

        Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

        No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

        Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401. 

        Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total  %  Processos a Migrar autuados nos 17 Tipos Inativados Sim % Não % Quantidade % IFSP 1 0,34 1 0,96 2 0,50 90 0,21 PRA 78 26,26 13 12,50 91 22,69 5.746 13,48 PRD 129 43,43 87 83,65 216 53,87 3.153 7,40 PRE 41 13,80 3 2,88 44 10,97 33.627 78,91 PRP 8 2,69 0 0,00 8 2,00 0 0,00 PRX 5 1,68 0 0,00 5 1,25 0 0,00 RET 35 11,78 0 0,00 35 8,73 0 0,00 Total 297 74,06 104 25,94 401 100 42.616 100

        Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

        Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

        O total geral de tipos de processos do IFSP é de 401. Destes, 297 estão ativos no Suap e para 280 (69,82%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

        embedded-image-4uzzyylr.png

        Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

        Distribuição por Diretoria

        Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.

        PRD Quantidade e Processos - Ativo Total % Sim % Não % Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI 2 1,55 87 100,00 89 41,20 Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP 125 96,90 0 0,00 125 57,87 Diretoria de ecnologia da Informação - DTI 2 1,55 0 0,00 2 0,93 Total 129 59,72 87 40,28 216 100,00

        Publicado: Segunda, 05 de Fevereiro de 2024, 00h00

        Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h44


        Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

        Esta revisão envolve ações como:

          a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap; a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

          Situação até 31/01/2024 

          Fonte: Suap

          Data Posição
          Suap
          Total de Processos Autuados
          Quantidade de Tipos de Processos
          Tipos Ativos
          Tipos Inativos
          Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
          Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
          Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
          31.01.2024 399,4mil 470 299 171

          22

          26,2mil 154

          A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

          Posição geral:

          Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. embedded-image-ggddulku.png

           Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

          No demonstrativo abaixo, 36,38% se referem a 171 tipos que foram inativados, e destes, 149 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

          Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total  %  Quantidade de Processos a Migrar autuados em Tipos Inativados Sim % Não % IFSP 2 0.67 0 0.00 2 0.43 0 PRA 78 26.09 13 7.60 91 19.36 5.193 PRD 128 42.81 157 91.81 285 60.64 3.156 PRE 43 14.38 1 0.58 44 9.36 17.854 PRP 8 2.68 0 0.00 8 1.70 0 PRX 5 1.67 0 0.00 5 1.06 0 RET 35 11.71 0 0.00 35 7.45 0 Total 299 63,62 171 36,38 470 100.00 26.203

          Cerca de 26,2 mil processos, que correspondem a 22 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

          Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

          O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 299 estão ativos no Suap e para 204 (68,23%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

          embedded-image-g28saqlr.png

          Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

          Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 60,64% (285), sendo que do total dos ativos (299) ela responde por 42,81% (128) e dos inativos 91,81% (157). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (149) estar sob sua gestão. 

          PRD Quantidade e Processos - Ativo Total % Sim % Não % DDI 2 1,56 157 100,00 159 56,85 DGP 124 96,88 0 0,00 124 42,47 DTI 2 1,56 0 0,00 2 0,68 Total 128 43,84 157 56,16 285 100,00

          embedded-image-gwes3fpm.png

          Publicado: Sexta, 19 de Janeiro de 2024, 11h29

          Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h48

          Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

          Esta revisão envolve ações como:

            a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap; a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

            Situação até 31/12/2023 

            Fonte: Suap

            Data Posição
            Suap
            Total de Processos Autuados
            Quantidade de Tipos de Processos
            Tipos Ativos
            Tipos Inativos
            Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
            Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
            Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
            31/12/2023 393.4 mil 470 294 176 22 27,5 mil 154

            A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

            Posição geral:

            Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. embedded-image-zvsn3i1y.png

             Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

            No demonstrativo abaixo, 37,45% se referem a 176 tipos que foram inativados, e destes, 154 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

            Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total % Sim % Não % IFSP 4 1,36 0 0,00 4 0,85 PRA 78 26,53 11 6,25 89 18,94 PRD 128 43,54 164 93,18 292 62,13 PRE 38 12,93 1 0,57 39 8,30 PRP 8 2,72 0 0,00 8 1,70 PRX 4 1,36 0 0,00 4 0,85 RET 34 11,56 0 0,00 34 7,23 Total 294 62,55 176 37,45 470 100,00

            Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

            O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 294 estão ativos no Suap e para 196 (66,67%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

            embedded-image-pnnng1s2.png

            Quantidade de processos autuados em tipos que foram inativados:

            Cerca de 27,5 mil processo, que correspondem aos 22 tipos inativos, estão assim distribuídos por área gestora:

            embedded-image-ilzof2x8.png

             Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

            Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 62,13% (292), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 93,18% (164). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (154) estar sob sua gestão. 

            PRD Quantidade e Processos - Ativo Total % Sim % Não % DDI 2 1,56 164 100,00 166 56,85 DGP 124 96,88 0 0,00 124 42,47 DTI 2 1,56 0 0,00 2 0,68 Total 128 43,84 164 56,16 292 100,00

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            Escrito por Regiani / Projeto Desenvolvido por: Regiani A Silva e Janaína Zaffani / Colaboração: Suzana Mayumi Chardulo / Supervisão: Antonio A Palladino - EP

            Publicado: Quarta, 29 de Novembro de 2023, 20h07

            Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h54

            Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

            Esta revisão envolve ações como:

              a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap; a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

              Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos, porém 146 tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas e viraram tipo "Reserva", que faz parte dos tipos inativos no sistema e que pode ser utilizado para criação de novos tipo. Portanto, dentro dos 324 tipos (ativos e não ativos), existem cerca de 386 mil processos eletrônicos autuados desde março/2018 (início da autuação de processos por meio eletrônico (Suap) pelo IFSP) até 29/11/2023.  

              Data Posição
              Suap
              Total de Processos Autuados
              Tipos de Processos
              Total de Tipos Inativos com Processos
              Total de Tipos de Processos Reserva (*)
              Junho/2023  350mil  461  58 118 16/08/2023 366mil 461 42 115 15/10/2023 378mil 470 53 122 29/11/2023 386mil 470 30 146

              (*) Os processos classificados no tipo "Reserva" já foram migrados para tipologias mais adequadas.

              Dentro dos 30 tipos inativos, existem classificados cerca de 28 mil processos para os quais o EP vem providenciando a reclassificação para os tipos ativos.

              A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

              Representação Gráfica do Projeto

              Posição Suap 29/11/2023

              Do total de 294 Tipos de Processos ativos no Suap, para 199 (67,69%) já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

                

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              O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

               

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              Ressalte-se que 37,45% se referem aos 176 tipos já inativados, e destes, 146 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e que tiveram seus processos migrados, estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras. Ainda restam cerca de 28 mil processos a serem migrados, que correspondem aos 30 tipos inativados, distribuídos nas áreas gestoras, conforme gráfico abaixo: 

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              Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 61,28% (288), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 90,91% (160). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (146) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo: 

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              Publicado: Quarta, 18 de Outubro de 2023, 18h29

              Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h59

              Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

              Esta revisão envolve ações como:

                a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

                Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 470 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 378 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até a primeira quinzena de outubro 2023.

                A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

                Registro da Evolução do Projeto

                Posição Suap 15/10/2023

                Do total de 295 Tipos de Processos ativos no Suap, para 63,39% já foram atribuídos os códigos de classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

                embedded-image-zmb0cshc.png

                O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

                Ressalte-se que 37,23% se referem aos 175 tipos já inativados, e destes, 122 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

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                Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 56,38% (265), sendo que dos ativos são 43,73% (129) e dos inativos 77,71% (136). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (122) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo:

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                Escrito por Regiani Aparecida da Silva

                Publicado: Terça, 13 de Junho de 2023, 13h57

                Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 15h02

                Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

                Esta revisão envolve ações como:

                  a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

                  Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 461 tipos de processos, sendo que dentro desses tipos, já são mais de 350 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até o 1º semestre 2023.

                  A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

                   

                  embedded-image-oynsgdjr.png

                  Gestora Ativo no Suap Total Geral % Não Sim CGPD -    1 1 0,2% COET   2 2 0,4% COMUNICAÇÃO   3 3 0,7% CONSUP   2 2 0,4% COPAD   2 2 0,4% GABINETE 3 7 10 2,2% IFSP (*) 12 2 14 3,0% INOVA   5 5 1,1% PRA 16 98 114 24,7% PRD 122 129 251 54,4% PRE 4 38 42 9,1% PRF   1 1 0,2% PRP   8 8 1,7% PRX   2 2 0,4% UADIN   4 4 0,9% Total Geral 157 304 461 100,0%

                  (*) Falta identificar a área gestora.

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                  Posição Suap 10/07/2023

                   Quantidade de processos eletrônicos autuados nos tipos de processos sob a responsabilidade de cada área gestora da Reitoria - desde 2018 (implantação do Processo Eletrônico no Suap): 

                  Gestora Ano Total Geral % 2018 2019 2020 2021 2022 2023 COET 17 24 10 19 9 6 85 0,02 COMUNICAÇÃO 651 831 202 30 103 49 1.866 0,53 CONSUP 0 0 0 0 12 23 35 0,01 COPAD 1.103 1.480 775 626 772 250 5.006 1,42 GABINETE 187 145 101 250 375 243 1.301 0,37 IFSP 2.268 3.812 1.453 1.291 3.265 666 12.755 3,61 INOVA 0 0 0 0 23 22 45 0,01 LGPD 0 0 0 0 1 3 4 0,00 PRA 6.104 14.070 13.383 13.968 19.477 9.668 76.670 21,69 PRD 21.442 36.900 22.838 22.314 35.593 19.842 158.929 44,95 PRE 2.131 9.945 14.337 24.654 30.860 13.575 95.502 27,01 PRF 0 0 0 0 42 148 190 0,05 PRP 0 0 0 38 633 261 932 0,26 PRX 4 4 3 30 33 46 120 0,03 UADIN 24 9 10 18 32 25 118 0,03 Total Geral 33.931 67.220 53.112 63.238 91.230 44.827 353.558 100,00

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                  Posição Suap 06/07/2023

                  Destaque:
                   
                  Quantidade de Processos Eletrônicos Autuados nos tipos de processos sob a responsabilidade da Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PRD: 
                   

                   

                  Diretorias da PRD Ano Total Geral % 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Diretoria de Gestão de Pessoas DGP-PRD 21.422 36.883 22.713 22.173 35.546 19.809 158.546 99,76 Diretoria de Tecnologia da Informação – DTI-PRD 7 12 24 13 21 14 91 0,06 Diretoria de Desenvolvimento Institucional – DDI-PRD 13 5 101 128 26 19 292 0,18 Total Geral 21.442 36.900 22.838 22.314 35.593 19.842 158.929 100,00

                   

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                  Posição Suap 06/07/2023 

                  Escrito por Regiani Aparecida da Silva

                  Publicado: Terça, 13 de Junho de 2023, 13h57

                  Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 15h05

                  Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

                  Esta revisão envolve ações como:

                    a criação de novos tipos de processos; a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo; a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade; atualização do cadastro de classificação documental do Suap; e o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

                    Para se ter uma ideia do universo que vem sendo trabalhado, o IFSP possui 461 tipos de processos (ativos e não ativos), sendo que dentro desses tipos, já são mais de 350 mil processos eletrônicos autuados desde 2018 até o 1º semestre 2023.

                    A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

                    Registro da Evolução do Projeto

                    Posição Suap 16/08/2023

                    Do total de 285 Tipos de Processos ativos no Suap, para 49,47% já foram atribuídas as classificações de acordo com as normas do Conarq 2020, conforme representado a seguir:

                    embedded-image-4xdgeom7.png

                    O gráfico abaixo apresenta a quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP, distribuída entre as Pró-reitorias, responsáveis pelas orientações de abertura dos processos nas respectivas tipologias.

                    Ressalte-se que cerca de 38% se referem aos 176 tipos já inativados, e destes, 118 tipos já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas. Os tipos inativados e migrados estão sendo renomeados como Tipo "Reserva", que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

                    embedded-image-l5kunkxw.png

                    Do total de tipos de processos do IFSP (461), a PRD responde por 57,27% (264), sendo que dos ativos são 45,26% (129) e dos inativos 76,70% (135). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (115) estar sob sua gestão. Veja gráfico abaixo:

                    embedded-image-ep9quwfb.png



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