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Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

  • Publicado: Quarta, 01 de Maio de 2024, 13h37
  • Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h33

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

  • a criação de novos tipos de processos;
  • a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
  • a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
  • a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
  • a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
  • o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024

Data Suap
Processos Autuados
Qtde Tipos Processos
Tipos Ativos
Tipos Inativos
Inativos c/ Processos
Qtde Processos em Tipos Inativados
Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap 
Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024 399,4mil 470 299 171 22 26,2mil 154 0
29.02.2024 410,0mil 401 297 103 23 42,6mil 80 69
31.03.2024 419,7mil 395 296 99 18 40,9mil 81  6
30/04/2024 425,4mil 317 306 11 10 28,8mil 1 89

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.


Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.  

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total % Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados
Sim % Não % Quantidade %
IFSP 1 0,33 1 9,09 2 0,63 89 0,26
PRA 78 25,49 2 18,18 80 25,24 0 0,00
PRD 128 41,83 4 36,36 132 41,64 396 1,14
PRE 48 15,69 4 36,36 52 16,40 34.376 98,61
PRP 8 2,61 0 0,00 8 2,52 0 0,00
PRX 6 1,96 0 0,00 6 1,89 0 0,00
RET 37 12,09 0 0,00 37 11,67 0 0,00
Total 306 96,53 11 3,47 317 100,00 34.861 100,00

Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.


Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:


Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4). 

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD  Quantidade e Processos - Ativo    Total  % 
Sim % Não %
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI 2 1,56 4 100,00 6 56,85
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP 124 96,88 0 0,00 124 42,47
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI 2 1,56 0 0,00 2 0,68
Total 128 43,84 4 56,16 132 100,00

  • Publicado: Segunda, 01 de Abril de 2024, 16h43
  • Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h37

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

  • a criação de novos tipos de processos;
  • a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
  • a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
  • a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
  • a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
  • o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024

Data Suap
Processos Autuados
Qtde Tipos Processos
Tipos Ativos
Tipos Inativos
Inativos c/ Processos
Qtde Processos em Tipos Inativados
Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap 
Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024 399,4mil 470 299 171 22 26,2mil 154 0
29.02.2024 410,0mil 401 297 103 23 42,6mil 80 69
31.03.2024 419,7mil 395 296 99 18 40,9mil 81  6

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.


Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (395), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.  

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.

Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total % Processos a Migrar autuados nos 18 Tipos Inativados
Sim % Não % Quantidade %
IFSP 1 0,34 1 1,01 2 0,51 90 0,22
PRA 78 26,35 11 11,11 89 22,53 4.101 10,02
PRD 128 43,24 84 84,85 212 53,67 3.099 7,57
PRE 41 13,85 3 3,03 44 11,14 33.628 82,18
PRP 8 2,70 0 0,00 8 2,03 0 0,00
PRX 5 1,69 0 0,00 5 1,27 0 0,00
RET 35 11,82 0 0,00 35 8,86 0 0,00
Total 296 74,94 99 25,06 395 100,00 40.918 100,00

Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.


Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 395. Destes, 296 estão ativos no Suap e para 281 (94,93%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:


Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84). 

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD  Quantidade e Processos - Ativo Total 
Sim % Não %
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI 2 1,56 84 100,00 86 56,85
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP 124 96,88 0 0,00 124 42,47
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI 2 1,56 0 0,00 2 0,68
Total 128 43,84 84 56,16 212 100,00

  • Publicado: Sexta, 01 de Março de 2024, 15h51
  • Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h41

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

  • a criação de novos tipos de processos;
  • a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
  • a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
  • a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
  • a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
  • o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Evolução das Ações

Fonte: Suap

Data Posição
Suap
Total de Processos Autuados
Quantidade de Tipos de Processos
Tipos Ativos
Tipos Inativos
Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
31.01.2024 399,4mil 470 299 171

22

26,2mil 154
29.02.2024 410,0mil 401 297 103

23

42,6mil 80 

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.


Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.  

Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401. 

Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total  Processos a Migrar autuados nos 17 Tipos Inativados
Sim % Não % Quantidade %
IFSP 1 0,34 1 0,96 2 0,50 90 0,21
PRA 78 26,26 13 12,50 91 22,69 5.746 13,48
PRD 129 43,43 87 83,65 216 53,87 3.153 7,40
PRE 41 13,80 3 2,88 44 10,97 33.627 78,91
PRP 8 2,69 0 0,00 8 2,00 0 0,00
PRX 5 1,68 0 0,00 5 1,25 0 0,00
RET 35 11,78 0 0,00 35 8,73 0 0,00
Total 297 74,06 104 25,94 401 100 42.616 100

Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.


Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 401. Destes, 297 estão ativos no Suap e para 280 (69,82%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:


Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.

PRD Quantidade e Processos - Ativo Total %
Sim % Não %
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI 2 1,55 87 100,00 89 41,20
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP 125 96,90 0 0,00 125 57,87
Diretoria de ecnologia da Informação - DTI 2 1,55 0 0,00 2 0,93
Total 129 59,72 87 40,28 216 100,00

  • Publicado: Segunda, 05 de Fevereiro de 2024, 00h00
  • Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h44

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

  • a criação de novos tipos de processos;
  • a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
  • a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
  • a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
  • a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
  • o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Situação até 31/01/2024 

Fonte: Suap

Data Posição
Suap
Total de Processos Autuados
Quantidade de Tipos de Processos
Tipos Ativos
Tipos Inativos
Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
31.01.2024399,4mil470299171

22

26,2mil154

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.


Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

 Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 36,38% se referem a 171 tipos que foram inativados, e destes, 149 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Área GestoraTipo de Processo Ativo?Total Quantidade de Processos a Migrar autuados em Tipos Inativados
Sim%Não%
IFSP20.6700.0020.430
PRA7826.09137.609119.365.193
PRD12842.8115791.8128560.643.156
PRE4314.3810.58449.3617.854
PRP82.6800.0081.700
PRX51.6700.0051.060
RET3511.7100.00357.450
Total29963,6217136,38470100.0026.203

Cerca de 26,2 mil processos, que correspondem a 22 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.


Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 299 estão ativos no Suap e para 204 (68,23%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:


Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 60,64% (285), sendo que do total dos ativos (299) ela responde por 42,81% (128) e dos inativos 91,81% (157). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (149) estar sob sua gestão. 

PRDQuantidade e Processos - AtivoTotal%
Sim%Não%
DDI21,56157100,0015956,85
DGP12496,8800,0012442,47
DTI21,5600,0020,68
Total12843,8415756,16285100,00