Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Resultado das Ações
Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024
Data Suap
|
Processos Autuados
|
Qtde Tipos Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Inativos c/ Processos
|
Qtde Processos em Tipos Inativados
|
Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap
|
Qtd Tipos Eliminados do Suap
|
31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil | 154 | 0 |
29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil | 80 | 69 |
31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil | 81 | 6 |
30/04/2024 | 425,4mil | 317 | 306 | 11 | 10 | 28,8mil | 1 | 89 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados | ||||
Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
IFSP | 1 | 0,33 | 1 | 9,09 | 2 | 0,63 | 89 | 0,26 |
PRA | 78 | 25,49 | 2 | 18,18 | 80 | 25,24 | 0 | 0,00 |
PRD | 128 | 41,83 | 4 | 36,36 | 132 | 41,64 | 396 | 1,14 |
PRE | 48 | 15,69 | 4 | 36,36 | 52 | 16,40 | 34.376 | 98,61 |
PRP | 8 | 2,61 | 0 | 0,00 | 8 | 2,52 | 0 | 0,00 |
PRX | 6 | 1,96 | 0 | 0,00 | 6 | 1,89 | 0 | 0,00 |
RET | 37 | 12,09 | 0 | 0,00 | 37 | 11,67 | 0 | 0,00 |
Total | 306 | 96,53 | 11 | 3,47 | 317 | 100,00 | 34.861 | 100,00 |
Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4).
Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
Sim | % | Não | % | |||
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI | 2 | 1,56 | 4 | 100,00 | 6 | 56,85 |
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
Total | 128 | 43,84 | 4 | 56,16 | 132 | 100,00 |
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Resultado das Ações
Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024
Data Suap
|
Processos Autuados
|
Qtde Tipos Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Inativos c/ Processos
|
Qtde Processos em Tipos Inativados
|
Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap
|
Qtd Tipos Eliminados do Suap
|
31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil | 154 | 0 |
29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil | 80 | 69 |
31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil | 81 | 6 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (395), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap.
Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.
No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.
Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 18 Tipos Inativados | ||||
Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
IFSP | 1 | 0,34 | 1 | 1,01 | 2 | 0,51 | 90 | 0,22 |
PRA | 78 | 26,35 | 11 | 11,11 | 89 | 22,53 | 4.101 | 10,02 |
PRD | 128 | 43,24 | 84 | 84,85 | 212 | 53,67 | 3.099 | 7,57 |
PRE | 41 | 13,85 | 3 | 3,03 | 44 | 11,14 | 33.628 | 82,18 |
PRP | 8 | 2,70 | 0 | 0,00 | 8 | 2,03 | 0 | 0,00 |
PRX | 5 | 1,69 | 0 | 0,00 | 5 | 1,27 | 0 | 0,00 |
RET | 35 | 11,82 | 0 | 0,00 | 35 | 8,86 | 0 | 0,00 |
Total | 296 | 74,94 | 99 | 25,06 | 395 | 100,00 | 40.918 | 100,00 |
Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
O total geral de tipos de processos do IFSP é de 395. Destes, 296 estão ativos no Suap e para 281 (94,93%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84).
Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
Sim | % | Não | % | |||
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI | 2 | 1,56 | 84 | 100,00 | 86 | 56,85 |
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
Total | 128 | 43,84 | 84 | 56,16 | 212 | 100,00 |
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Evolução das Ações
Fonte: Suap
Data Posição
Suap
|
Total de Processos Autuados
|
Quantidade de Tipos de Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
|
Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
|
Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
|
31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 |
22 |
26,2mil | 154 |
29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 |
23 |
42,6mil | 80 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Posição geral:
Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |
Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap.
Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.
Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 17 Tipos Inativados | ||||
Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
IFSP | 1 | 0,34 | 1 | 0,96 | 2 | 0,50 | 90 | 0,21 |
PRA | 78 | 26,26 | 13 | 12,50 | 91 | 22,69 | 5.746 | 13,48 |
PRD | 129 | 43,43 | 87 | 83,65 | 216 | 53,87 | 3.153 | 7,40 |
PRE | 41 | 13,80 | 3 | 2,88 | 44 | 10,97 | 33.627 | 78,91 |
PRP | 8 | 2,69 | 0 | 0,00 | 8 | 2,00 | 0 | 0,00 |
PRX | 5 | 1,68 | 0 | 0,00 | 5 | 1,25 | 0 | 0,00 |
RET | 35 | 11,78 | 0 | 0,00 | 35 | 8,73 | 0 | 0,00 |
Total | 297 | 74,06 | 104 | 25,94 | 401 | 100 | 42.616 | 100 |
Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:
O total geral de tipos de processos do IFSP é de 401. Destes, 297 estão ativos no Suap e para 280 (69,82%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.
PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
Sim | % | Não | % | |||
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI | 2 | 1,55 | 87 | 100,00 | 89 | 41,20 |
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP | 125 | 96,90 | 0 | 0,00 | 125 | 57,87 |
Diretoria de ecnologia da Informação - DTI | 2 | 1,55 | 0 | 0,00 | 2 | 0,93 |
Total | 129 | 59,72 | 87 | 40,28 | 216 | 100,00 |
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Situação até 31/01/2024
Fonte: Suap
Data Posição
Suap
|
Total de Processos Autuados
|
Quantidade de Tipos de Processos
|
Tipos Ativos
|
Tipos Inativos
|
Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
|
Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
|
Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
|
31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 |
22 |
26,2mil | 154 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Posição geral:
Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |
Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 36,38% se referem a 171 tipos que foram inativados, e destes, 149 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.
Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Quantidade de Processos a Migrar autuados em Tipos Inativados | |||
Sim | % | Não | % | ||||
IFSP | 2 | 0.67 | 0 | 0.00 | 2 | 0.43 | 0 |
PRA | 78 | 26.09 | 13 | 7.60 | 91 | 19.36 | 5.193 |
PRD | 128 | 42.81 | 157 | 91.81 | 285 | 60.64 | 3.156 |
PRE | 43 | 14.38 | 1 | 0.58 | 44 | 9.36 | 17.854 |
PRP | 8 | 2.68 | 0 | 0.00 | 8 | 1.70 | 0 |
PRX | 5 | 1.67 | 0 | 0.00 | 5 | 1.06 | 0 |
RET | 35 | 11.71 | 0 | 0.00 | 35 | 7.45 | 0 |
Total | 299 | 63,62 | 171 | 36,38 | 470 | 100.00 | 26.203 |
Cerca de 26,2 mil processos, que correspondem a 22 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:
O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 299 estão ativos no Suap e para 204 (68,23%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 60,64% (285), sendo que do total dos ativos (299) ela responde por 42,81% (128) e dos inativos 91,81% (157). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (149) estar sob sua gestão.
PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
Sim | % | Não | % | |||
DDI | 2 | 1,56 | 157 | 100,00 | 159 | 56,85 |
DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
Total | 128 | 43,84 | 157 | 56,16 | 285 | 100,00 |