Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

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Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024

Data Suap	Processos Autuados	Qtde Tipos Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Inativos c/ Processos	Qtde Processos em Tipos Inativados	Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap	Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154	0
29.02.2024	410,0mil	401	297	103	23	42,6mil	80	69
31.03.2024	419,7mil	395	296	99	18	40,9mil	81	6
30/04/2024	425,4mil	317	306	11	10	28,8mil	1	89

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

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Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

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Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%	Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados
	Sim	%	Não	%			Quantidade	%
IFSP	1	0,33	1	9,09	2	0,63	89	0,26
PRA	78	25,49	2	18,18	80	25,24	0	0,00
PRD	128	41,83	4	36,36	132	41,64	396	1,14
PRE	48	15,69	4	36,36	52	16,40	34.376	98,61
PRP	8	2,61	0	0,00	8	2,52	0	0,00
PRX	6	1,96	0	0,00	6	1,89	0	0,00
RET	37	12,09	0	0,00	37	11,67	0	0,00
Total	306	96,53	11	3,47	317	100,00	34.861	100,00

Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

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Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

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Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4). 

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
	Sim	%	Não	%
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI	2	1,56	4	100,00	6	56,85
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP	124	96,88	0	0,00	124	42,47
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI	2	1,56	0	0,00	2	0,68
Total	128	43,84	4	56,16	132	100,00

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Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.

Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84). 

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Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

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Evolução das Ações

Fonte: Suap

Data Posição Suap	Total de Processos Autuados	Quantidade de Tipos de Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Total de Tipos Inativos com Processos Autuados	Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos	Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154
29.02.2024	410,0mil	401	297	103	23	42,6mil	80

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

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Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (401), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

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Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,94% se referem a 104 tipos que foram inativados, e destes, 87 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, foram eliminados 69 o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401. 

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%	Processos a Migrar autuados nos 17 Tipos Inativados
	Sim	%	Não	%			Quantidade	%
IFSP	1	0,34	1	0,96	2	0,50	90	0,21
PRA	78	26,26	13	12,50	91	22,69	5.746	13,48
PRD	129	43,43	87	83,65	216	53,87	3.153	7,40
PRE	41	13,80	3	2,88	44	10,97	33.627	78,91
PRP	8	2,69	0	0,00	8	2,00	0	0,00
PRX	5	1,68	0	0,00	5	1,25	0	0,00
RET	35	11,78	0	0,00	35	8,73	0	0,00
Total	297	74,06	104	25,94	401	100	42.616	100

Cerca de 42,6 mil processos, que correspondem a 24 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

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Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 401. Destes, 297 estão ativos no Suap e para 280 (69,82%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

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Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (401), a PRD responde por 53,86% (216), sendo que do total dos ativos (297) ela responde por 43,43% (129) e dos inativos 83,65% (87). O índice de tipos inativos na PRD é elevado, devido ao tipo "Reserva" (80) estar sob sua gestão, porém, assim que a TI terminar de liberar algumas travas, todos os 80 reservas atualmente existentes no sistema serão eliminados da base.

PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
	Sim	%	Não	%
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI	2	1,55	87	100,00	89	41,20
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP	125	96,90	0	0,00	125	57,87
Diretoria de ecnologia da Informação - DTI	2	1,55	0	0,00	2	0,93
Total	129	59,72	87	40,28	216	100,00

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Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Situação até 31/01/2024 

Fonte: Suap

Data Posição Suap	Total de Processos Autuados	Quantidade de Tipos de Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Total de Tipos Inativos com Processos Autuados	Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos	Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

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Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

 Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 36,38% se referem a 171 tipos que foram inativados, e destes, 149 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%	Quantidade de Processos a Migrar autuados em Tipos Inativados
	Sim	%	Não	%
IFSP	2	0.67	0	0.00	2	0.43	0
PRA	78	26.09	13	7.60	91	19.36	5.193
PRD	128	42.81	157	91.81	285	60.64	3.156
PRE	43	14.38	1	0.58	44	9.36	17.854
PRP	8	2.68	0	0.00	8	1.70	0
PRX	5	1.67	0	0.00	5	1.06	0
RET	35	11.71	0	0.00	35	7.45	0
Total	299	63,62	171	36,38	470	100.00	26.203

Cerca de 26,2 mil processos, que correspondem a 22 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

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Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 299 estão ativos no Suap e para 204 (68,23%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

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Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 60,64% (285), sendo que do total dos ativos (299) ela responde por 42,81% (128) e dos inativos 91,81% (157). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (149) estar sob sua gestão. 

PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
	Sim	%	Não	%
DDI	2	1,56	157	100,00	159	56,85
DGP	124	96,88	0	0,00	124	42,47
DTI	2	1,56	0	0,00	2	0,68
Total	128	43,84	157	56,16	285	100,00