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Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

  • Publicado: Quarta, 01 de Maio de 2024, 13h37
  • Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h33

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

  • a criação de novos tipos de processos;
  • a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
  • a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
  • a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
  • a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
  • o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024

Data Suap
Processos Autuados
Qtde Tipos Processos
Tipos Ativos
Tipos Inativos
Inativos c/ Processos
Qtde Processos em Tipos Inativados
Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap 
Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024 399,4mil 470 299 171 22 26,2mil 154 0
29.02.2024 410,0mil 401 297 103 23 42,6mil 80 69
31.03.2024 419,7mil 395 296 99 18 40,9mil 81  6
30/04/2024 425,4mil 317 306 11 10 28,8mil 1 89

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.


Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.  

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total % Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados
Sim % Não % Quantidade %
IFSP 1 0,33 1 9,09 2 0,63 89 0,26
PRA 78 25,49 2 18,18 80 25,24 0 0,00
PRD 128 41,83 4 36,36 132 41,64 396 1,14
PRE 48 15,69 4 36,36 52 16,40 34.376 98,61
PRP 8 2,61 0 0,00 8 2,52 0 0,00
PRX 6 1,96 0 0,00 6 1,89 0 0,00
RET 37 12,09 0 0,00 37 11,67 0 0,00
Total 306 96,53 11 3,47 317 100,00 34.861 100,00

Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.


Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:


Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4). 

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD  Quantidade e Processos - Ativo    Total  % 
Sim % Não %
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI 2 1,56 4 100,00 6 56,85
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP 124 96,88 0 0,00 124 42,47
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI 2 1,56 0 0,00 2 0,68
Total 128 43,84 4 56,16 132 100,00

  • Publicado: Segunda, 01 de Abril de 2024, 16h43
  • Última atualização em Terça, 16 de Julho de 2024, 14h37

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

  • a criação de novos tipos de processos;
  • a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
  • a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
  • a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
  • a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
  • o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024

Data Suap
Processos Autuados
Qtde Tipos Processos
Tipos Ativos
Tipos Inativos
Inativos c/ Processos
Qtde Processos em Tipos Inativados
Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap 
Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024 399,4mil 470 299 171 22 26,2mil 154 0
29.02.2024 410,0mil 401 297 103 23 42,6mil 80 69
31.03.2024 419,7mil 395 296 99 18 40,9mil 81  6

 

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.


Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (395), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.  

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.

Área Gestora Tipo de Processo Ativo? Total % Processos a Migrar autuados nos 18 Tipos Inativados
Sim % Não % Quantidade %
IFSP 1 0,34 1 1,01 2 0,51 90 0,22
PRA 78 26,35 11 11,11 89 22,53 4.101 10,02
PRD 128 43,24 84 84,85 212 53,67 3.099 7,57
PRE 41 13,85 3 3,03 44 11,14 33.628 82,18
PRP 8 2,70 0 0,00 8 2,03 0 0,00
PRX 5 1,69 0 0,00 5 1,27 0 0,00
RET 35 11,82 0 0,00 35 8,86 0 0,00
Total 296 74,94 99 25,06 395 100,00 40.918 100,00

Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.


Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 395. Destes, 296 estão ativos no Suap e para 281 (94,93%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:


Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84). 

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD  Quantidade e Processos - Ativo Total 
Sim % Não %
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI 2 1,56 84 100,00 86 56,85
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP 124 96,88 0 0,00 124 42,47
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI 2 1,56 0 0,00 2 0,68
Total 128 43,84 84 56,16 212 100,00