Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e também ao CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

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Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024

Data Suap	Processos Autuados	Qtde Tipos Processos	Tipos Ativos	Tipos Inativos	Inativos c/ Processos	Qtde Processos em Tipos Inativados	Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap	Qtd Tipos Eliminados do Suap
31.01.2024	399,4mil	470	299	171	22	26,2mil	154	0
29.02.2024	410,0mil	401	297	103	23	42,6mil	80	69
31.03.2024	419,7mil	395	296	99	18	40,9mil	81	6
30/04/2024	425,4mil	317	306	11	10	28,8mil	1	89

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

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Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

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Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

Área Gestora	Tipo de Processo Ativo?				Total	%	Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados
	Sim	%	Não	%			Quantidade	%
IFSP	1	0,33	1	9,09	2	0,63	89	0,26
PRA	78	25,49	2	18,18	80	25,24	0	0,00
PRD	128	41,83	4	36,36	132	41,64	396	1,14
PRE	48	15,69	4	36,36	52	16,40	34.376	98,61
PRP	8	2,61	0	0,00	8	2,52	0	0,00
PRX	6	1,96	0	0,00	6	1,89	0	0,00
RET	37	12,09	0	0,00	37	11,67	0	0,00
Total	306	96,53	11	3,47	317	100,00	34.861	100,00

Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

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Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado:

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Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4). 

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD	Quantidade e Processos - Ativo				Total	%
	Sim	%	Não	%
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI	2	1,56	4	100,00	6	56,85
Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP	124	96,88	0	0,00	124	42,47
Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI	2	1,56	0	0,00	2	0,68
Total	128	43,84	4	56,16	132	100,00

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Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

Resultado das Ações

Fonte: Suap - Posição em 31/03/2024

 

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas

Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 25,06% se referem a 99 tipos que foram inativados, e destes, 82 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que serão eliminados da base do Suap. 

Em 29/02/2024 a TI disponibilizou a funcionalidade que permite eliminar do sistema os tipos inativos e sem processos autuados. Desta forma, dos 149 tipos Reservas, em fevereiro/2024 foram eliminados 69, o que justifica a diminuição de tipos na base que passou de 470 para 401.

No mês de março/2024, foram eliminados mais 6 tipos da base, ficando um total de 395 tipos.

Cerca de 40,9mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.

Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:

Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD

Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (395), a PRD responde por 53,67% (212), sendo que do total dos ativos (296) ela responde por 43,24% (128) e dos inativos (99) por 84,85% (84). 

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