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Conceitos

1. Documento: Unidade de registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado.

 2. Documento digital: Informação registrada e codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistemas computacionais. Pode ser:

3. Documento nato-digital: Documento criado originalmente em meio eletrônico.

4. Documento digitalizado: Documento obtido a partir da conversão de um documento físico para uma fiel representação em código digital.

 5. Processo: Documento ou conjunto de documentos que requer um estudo detalhado, incluindo procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos, ou instruções para pagamento de despesas. Esses documentos são protocolados e autuados por órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

 5.1.. Processo Eletrônico: Processo em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

 5.2. Processo de Negócio: Conjunto de atividades ou tarefas estruturadas e inter-relacionadas que produzem um serviço ou produto específico para clientes ou para um cliente particular.

 6. Fluxos: Registro das movimentações de documentos e processos.

 7. Assinatura Eletrônica: Forma de assinar documentos e processos eletrônicos de maneira digital. Existem vários tipos de assinaturas eletrônicas. 

 7.1. Existem diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, cada uma com níveis variados de segurança e aplicabilidade. Aqui estão os principais tipos:

7.1.1.  Assinatura Eletrônica Simples:

  • Descrição: É a assinatura eletrônica mais básica. Envolve métodos como a digitação do nome, a inserção de uma imagem da assinatura manuscrita ou o uso de um clique para aceitar os termos de um documento eletrônico.
  • Uso Comum: Utilizada em situações onde a segurança não é uma grande preocupação, como contratos de pequeno valor ou aceitação de termos e condições em websites.

7.1.2. Assinatura Eletrônica Avançada:

  • Descrição: É uma forma mais segura de assinatura eletrônica que requer identificação do assinante e vinculação única ao mesmo, garantindo a integridade do documento.
  • Características:
    • Criada usando métodos que permitem ao assinante manter controle exclusivo.
    • Capaz de identificar o assinante de forma única.
    • Vinculada ao documento de tal forma que qualquer alteração subsequente seja detectável.
  • Uso Comum: Usada em transações comerciais mais importantes e documentos que requerem maior segurança.

7.1.3. Assinatura Eletrônica Qualificada:

  • Descrição: É a assinatura eletrônica mais segura e confiável, equivalente a uma assinatura manuscrita em termos legais. Requer um certificado digital qualificado emitido por uma autoridade certificadora (AC) reconhecida.
  • Características:
    • Baseada em um certificado digital qualificado.
    • Criada por um dispositivo de criação de assinatura qualificado.
    • Oferece o mais alto nível de segurança e autenticidade.
  • Uso Comum: Utilizada em documentos de alto valor ou importância jurídica, como contratos de imóveis, acordos governamentais e documentos financeiros.

7.2. Exemplos de Aplicação

  • Assinatura Eletrônica Simples: Aceitação de termos de serviço em um site, assinatura de um formulário online.
  • Assinatura Eletrônica Avançada: Contratos comerciais entre empresas, assinaturas de documentos internos com exigência de maior segurança.
  • Assinatura Eletrônica Qualificada: Assinatura de contratos de compra e venda de imóveis, documentos legais que exigem alta autenticidade e segurança.

7.3. Ferramentas e Certificados Digitais

Para a criação e uso de assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas, são frequentemente utilizadas ferramentas e plataformas como:

  • Certificados Digitais: Emitidos por Autoridades Certificadoras (AC), como ICP-Brasil.
  • Softwares de Assinatura: Adobe Sign, DocuSign, entre outros.

A escolha do tipo de assinatura eletrônica depende do nível de segurança necessário e do valor jurídico requerido para o documento em questão. As assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas fornecem maior segurança e são apropriadas para documentos que exigem um nível mais alto de autenticidade e integridade.4o

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