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5. Clonando um Documento Eletrônico

? Atenção: desde 02/06/2025, o sistema passou a impedir a clonagem de documentos vinculados a modelos (templates) que já foram atualizados após a criação do documento original. Ou seja, só é possível clonar documentos cujo modelo esteja na mesma versão vigente no momento da tentativa de clonagem.
Um documento pode ser clonado em qualquer status em que ele se encontre. 

No exemplo a seguir, clonaremos um documento Cancelado com Nível de Acesso Sigiloso. 

5.1. Acessar o documento a ser clonado:

Figura - 1

image-1659108123327.png

5.2. Clicar no  botão "Ações" e clicar em "Clonar":

O sistema cria um documento de texto com o conteúdo do documento que foi clonado.

  • Ao clicar em Clonar abre-se a tela para alteração dos dados básicos do novo documento eletrônico:

Figura - 2

image-1659108438540.png

5.3. Caso necessite alterar o nível de acesso, clicar no campo Nível de Acesso para abrir a lista de opções:
Só é possível alterar o nível de acesso se a opção para a qual se deseja alterar estiver ativa para o modelo de documento eletrônico correspondente ao documento que está sendo elaborado.
  • Neste exemplo, vamos alterar o Nível de Acesso para Restrito:

Figura - 3

image-1659108399524.png

  • Clicar sobre o Nível de Acesso desejado para fixá-lo no campo:

Figura - 3.1

image-1659109075142.png

  • Nível de Acesso fixado no campo:

Figura - 3.2

image-1659109476480.png

5.4. Escolher a Hipótese Legal:
Quando o nível de acesso for Sigiloso ou Restrito, é obrigatório o preenchimento do campo "Hipótese Legal". Escolha a hipótese legal condizente com o conteúdo do documento.
  • Clicar no campo Hipótese Legal:

Figura - 4

image-1659109368069.png

  • Clicar sobre a hipótese legal, que justifica a restrição do nível de acesso ao documento, para fixá-la no campo:

Figura 4.1

image-1659110408817.png

Figura - 4.2

image-1659110738777.png

5.5. Escolher o Setor Dono
Setor dono se refere à área em que o documento está sendo criado.

Este campo geralmente já aparece preenchido automaticamente. No entanto, se o usuário estiver vinculado a mais de um setor — como no caso de participação em comissões — será exibida uma lista com todos os setores aos quais ele possui autorização para emitir documentos, sendo necessário selecionar aquele que corresponde ao conteúdo a ser elaborado.

Caso o setor desejado não apareça na lista suspensa, é preciso solicitar à chefia da área que autorize o seu usuário a emitir documentos naquele setor. Essa autorização é obrigatória para que o sistema habilite a criação de documentos eletrônicos vinculados ao setor correspondente.      
As instruções para atribuição dessa permissão estão disponíveis no tutorial:  Cadastrando - Perfil para Usuário Operacionalizar Documentos e Processos Eletrônicos - Suap.
  • Clicar sobre o setor:

Figura - 5

image-1659111507311.png

  • O setor escolhido será fixado no campo:

Figura - 5.1

image-1659111685921.png

5.6 - Ajustar o campo Assunto, se for o caso:

Figura - 6

image-1659111826146.png

5.7 - Conferir o preenchimento dos campos e Salvar:

Figura - 7

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Ao salvar, o sistema atribuirá o número sequencial do documento dentro do Módulo de Documentos Eletrônicos e dará acesso ao corpo do documento para adequação do texto e demais ações para conclusão, assinatura e finalização do novo documento.

Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD)
Revisado por: 
IFSP/CEPR-PRD - Versão 01 - julho/2022

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