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5. Clonando um Documento Eletrônico

Atenção Antes de Usar a Clonagem de Documentos:
  • Ao optar por clonar um documento eletrônico, é crucial verificar se o documento original foi criado a partir da última versão do modelo no sistema.sistema. A clonagem pode ser extremamente útil e eficiente, contanto que o documento base esteja atualizado.
  • Se você busca garantir que o conteúdo esteja de acordo com as últimas atualizações de conteúdo ou legislação, opte por criar um novo documento diretamente a partir do modelo original, especialmente se houve recentes atualizações feitas pelo gestor do modelo.
    • Um documento pode ser clonado em qualquer status em que ele se encontre. 

    No exemplo a seguir, clonaremos um documento Cancelado com Nível de Acesso Sigiloso. 

    5.1. Acessar o documento a ser clonado:

    Figura - 1

    image-1659108123327.png

    5.2. Clicar no  botão "Ações" e clicar em "Clonar":

    O sistema cria um documento de texto com o conteúdo do documento que foi clonado.

    • Ao clicar em Clonar abre-se a tela para alteração dos dados básicos do novo documento eletrônico:

    Figura - 2

    image-1659108438540.png

    5.3. Caso necessite alterar o nível de acesso, clicar no campo Nível de Acesso para abrir a lista de opções:
    Só é possível alterar o nível de acesso se a opção para a qual se deseja alterar estiver ativa para o modelo de documento eletrônico correspondente ao documento que está sendo elaborado.
    • Neste exemplo, vamos alterar o Nível de Acesso para Restrito:

    Figura - 3

    image-1659108399524.png

    • Clicar sobre o Nível de Acesso desejado para fixá-lo no campo:

    Figura - 3.1

    image-1659109075142.png

    • Nível de Acesso fixado no campo:

    Figura - 3.2

    image-1659109476480.png

    5.4. Escolher a Hipótese Legal:
    Quando o nível de acesso for Sigiloso ou Restrito, é obrigatório o preenchimento do campo "Hipótese Legal". Escolha a hipótese legal condizente com o conteúdo do documento.
    • Clicar no campo Hipótese Legal:

    Figura - 4

    image-1659109368069.png

    • Clicar sobre a hipótese legal, que justifica a restrição do nível de acesso ao documento, para fixá-la no campo:

    Figura 4.1

    image-1659110408817.png

    Figura - 4.2

    image-1659110738777.png

    5.5. Escolher o Setor Dono

    Setor dono se refere à área em que o documento está sendo criado, que é a área do usuário que está elaborando o documento.

    Este campo geralmente já vem informado. Porém, caso o usuário participe, por exemplo, de alguma comissão, abrirá a lista de setores aos quais ele está vinculado, para que faça a escolha da área pertinente ao documento.

    • Clicar sobre o setor:

    Figura - 5

    image-1659111507311.png

    • O setor escolhido será fixado no campo:

    Figura - 5.1

    image-1659111685921.png

    5.6 - Ajustar o campo Assunto, se for o caso:

    Figura - 6

    image-1659111826146.png

    5.7 - Conferir o preenchimento dos campos e Salvar:

    Figura - 7

    image-1659111915280.png

    Ao salvar, o sistema atribuirá o número sequencial do documento dentro do Módulo de Documentos Eletrônicos e dará acesso ao corpo do documento para adequação do texto e demais ações para conclusão, assinatura e finalização do novo documento.

    Elaborado por: Regiani A. Silva (CEPR-PRD)
    Revisado por: 
    IFSP/CEPR-PRD - Versão 01 - julho/2022

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