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15. Buscando um Documento Eletrônico no Suap

Existem alguns caminhos para executar a busca de um documento eletrônico no Suap:
1. Pelo Dashboard de Documentos Eletrônicos: 

a) Na lupa digitar "Dash" e clicar sobre a Dashboard em Documentos Eletrônicos

Figura - 1

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b) Clicar em "Todos os Documentos Eletrônicos"

Figura - 2

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c) Inserir no campo "Texto" do FILTRO, a informação do identificador do documento, por exemplo: COMUNICADO N.º 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP:

Figura - 3

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d) Clicar no botão "Filtrar"

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e) Na janela que se abre, o sistema mostra o documento encontrado a partir da informação inserida no campo "Texto" do filtro:

Figura - 4image.png

Quando não souber qual o identificador do documento, você pode executar a busca, informando nos campos do filtro as informações que você conhece sobre o documento. 

No exemplo abaixo, foi inserido no campo "Tipo:" o tipo de documento (no caso Comunicado) e parte do assunto (Proteção de Dados) no campo "Texto". E o sistema trouxe uma lista com 3 comunicados que se enquadram nas informações do filtro:

Figura - 5

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2. Por Documentos Eletrônicos / Documentos

a) Clicar no Módulo: "DOCUMENTOS/PROCESSOS" em seguida nas opções: Documentos Eletrônicos e Documentos

Figura - 6

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b) Na janela que se abre "Documentos de Texto" execute a busca, de acordo com o orientado acima:

Figura - 7

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Na busca realizada em Documentos Eletrônicos / Documentos, serão exibidos todos os documentos que você criou, pois o campo 'Agrupamento' já está filtrado como 'Meus Documentos'

Figura - 8

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3. Se precisar realizar uma busca em todo o módulo de Documentos Eletrônicos, basta alterar a opção no campo 'Agrupamento:'. Para isso, clique em 'Todos' para selecionar essa opção, e em seguida, clique no botão 'Filtrar'.

Figura - 9

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4. Em toda busca realizada no módulo de Documentos Eletrônicos do Suap, inclusive pelo Dashboard de Documentos, você pode utilizar os seguintes campos de filtragem para refinar os resultados e localizar documentos com mais precisão:
4.1. Texto:

Insira uma palavra-chave ou termo específico relacionado ao documento.

4.2. Agrupamento:
  • Meus Documentos: Filtra e exibe apenas os documentos que você criou.
  • Favoritos: Mostra os documentos que você marcou como favoritos.
  • Compartilhados comigo: Exibe documentos que outros usuários compartilharam com você.
  • Documentos vinculados a mim: Exibe documentos que estão vinculados ao seu nome ou à sua responsabilidade.
  • Documentos esperando assinatura: Mostra documentos que estão aguardando sua assinatura.
4.3. Campus Dono: 

Escolha o campus onde o documento foi criado.

4.4. Setor Dono:

Filtre pelo setor onde o documento foi criado.

4.5. Tipo: 

Selecione o tipo de documento, como ofício, memorando, entre outros.

4.6. Nível de Acesso:
  • Sigiloso: Exibe documentos classificados como confidenciais, com acesso restrito a usuários autorizados.
  • Restrito: Mostra documentos que têm acesso limitado a determinados usuários ou grupos.
  • Público: Filtra e exibe documentos que são acessíveis a todos os usuários do sistema.
4.7. Situação:
  • Rascunho: Exibe documentos que estão em fase de elaboração e ainda não foram concluídos.
  • Concluído: Mostra documentos que foram finalizados em termos de conteúdo, mas que ainda não passaram pela fase de assinatura. Esses documentos podem retornar à fase de rascunho se necessário.
  • Em Revisão: Exibe documentos que estão sendo revisados por outro usuário ou grupo.
  • Revisado: Filtra documentos que já passaram por uma revisão.
  • Cancelado: Exibe documentos que foram cancelados e não estão mais em uso.
  • Aguardando assinatura: Mostra documentos que estão prontos e aguardam a assinatura.
  • Assinado: Exibe documentos que já foram assinados e estão prontos para serem finalizados.
  • Finalizado: Mostra documentos que completaram todas as etapas, foram assinados, e agora estão disponíveis no sistema para "autuar" um processo eletrônico, permanecendo assim até cumprirem as regras de custódia e destino final.

Após selecionar os filtros desejados, clique no botão 'Filtrar' para aplicar os critérios e visualizar os documentos que atendem às suas necessidades.

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