Encaminhar Nota Fiscal de Água para Pagamento - Procedimento para CAP Reitoria
Quem pode encaminhar? - Servidor com perfil de executor nas rotinas do Almoxarifado.
Origem da Nota Fiscal - Aceitar desde que venha de um fornecedor para o qual tenha havido a emissão de uma Nota de Empenho por parte do IFSP, que pode estar vinculado a uma compra de material ou a uma prestação de serviço. A nota fiscal pode ser recebida junto com a entrega do material pelo transportador ou encaminhada pelo fornecedor por e-mail.
Tipos de Nota Fiscal: de Venda ou de Serviço`- O exemplo apresentado a seguir se refere a um contrato de fornecimento de água mineral, classificado como venda e cuja fiscalização está a cargo do próprio Almoxarifado.
Passo 1 - Receber a Nota Fiscal do Fornecedor e as declarações exigidas por lei
Passo 2 - Fazer o download dos arquivos anexos ao e-mail do fornecedor:
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Nota Fiscal - NF:
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Declarações:
Passo 3 - Atestar a NF (Tem que ser o fiscal do contrato)
No exemplo deste Tutorial, a aquisição está vinculada a um contrato com cronograma, para o qual o fiscal deverá efetuar o ateste no SUAP, módulo Contrato. Neste caso, o fiscal deverá seguir as orientações apresentadas no Manual do Usuário - Módulo Contratos - subitem 5.2, conforme link: https://drive.ifsp.edu.br/s/CEAfORqTgQyzsT3?path=%2FMANUAIS%20E%20PROCEDIMENTOS%2FSuap#pdfviewer
O Ateste gera um documento, conforme abaixo, o qual deverá ser anexado ao Processo Eletrônico, que será aberto para o envio da NF para o pagamento.
Passo 4 - Dar entrada do Material no SUAP - Módulo Almoxarifado, conforme sequência de telas abaixo:
- SISTEMA: SUAP
- MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
- PERFIL: Almoxarifado
- OPÇÃO: Entradas
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Capa de Entrada:
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Capa de Pagamento:
Passo 5 - Dar saída do Almoxarifado
Somente execute esta etapa imediatamente após a entrada, quando se tratar de material para consumo imediato.
- SISTEMA: SUAP
- MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
- PERFIL: Almoxarifado
- OPÇÃO: Requisições / Saída de Material para Consumo
- SISTEMA: SUAP
- MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
- PERFIL: Almoxarifado
- OPÇÃO: Requisições / Buscar Requisições
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Nota de Fornecimento:
Assinar como Fornecedor e solicitar a assinatura do Solicitante. Manter esta Nota em arquivo na Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio - CAP.
Passo 6 - Abrir Processo Eletrônico para o envio da NF para o pagamento.
Com a NF devidamente atestada e cadastrada no SUAP - Almoxarifado, encaminhar toda a documentação, via processo eletrônico, para a área responsável pelo pagamento.
Documentos a serem encaminhados:
- Nota Fiscal - NF
- Declarações exigidas por lei, que acompanham a NF
- Despacho do ateste eletrônico do fiscal do contrato
- Capa Entrada no Suap
- Capa Pagamento
Para abrir o processo eletrônico no SUAP, seguir as orientações das telas abaixo:
- SISTEMA: SUAP
- MÓDULO: DOCUMENTOS/PROCESSOS
- PERFIL: Processos Eletrônicos
- OPÇÃO: Processos
Inserir os documentos ao processo um a um.
O arquivo de documento inserido deve ser de extensão "pdf".
Cada tipo de documento deve ser devidamente identificado e assinado por senha.
As duas telas que se seguem demonstram a inclusão de um tipo de documento e os dados que devem ser informados:
Após a inserção de todos os documentos necessários para acompanhar a NF para o respectivo pagamento, encaminhar o processo para a área financeira, com despacho, conforme as 3 telas que se seguem:
Pronto! O Processo foi encaminhado com sucesso!
IFSP/CAP/ras - 03.08.2020 - v1